L’embauche d’un premier salarié est une grande étape dans la vie de tout créateur d’entreprise. Il est toutefois important de respecter certaines formalités d’embauche qui débutent par l’estimation du coût d’un salarié, jusqu’à son intégration dans l’entreprise. Regardons ensemble les étapes à suivre pour recruter un collaborateur en toute sérénité, et en toute légalité dans votre entreprise.
Avant de créer la fiche de poste et de vous lancer dans un premier entretien avec un candidat, vous devez d’abord estimer les coûts du recrutement d’un premier salarié afin de budgétiser au mieux l’arrivée de ce nouveau collaborateur dans l’entreprise.
Renseignez-vous au préalable sur votre taux de cotisations sociales pour déterminer le montant du salaire brut que vous pouvez octroyer à ce premier salarié pour votre création d’emploi. Pour rappel, le salaire brut correspond au salaire net cumulé avec les cotisations sociales. De même, ajoutez dans la balance du coût d’une embauche d’un salarié les charges patronales qui sont annexées au salaire brut.
En plus du salaire versé et des cotisations à régler en tant qu’employeur, vous devez également prendre en compte certains frais qui figureront dans les contrats, comme :
- Le versement de primes (intéressement, participation…), de bonus (13e mois), et autres gratifications pour le travail de votre premier salarié ;
- Les avantages en nature : logement, transport, repas, matériel…
Ce calcul global permettra ainsi d’encadrer :
- Le type de contrat et sa durée : CDI, CDD, intérim, saisonnier… ;
- Le temps de travail hebdomadaire : temps plein, temps partiel ;
- Le statut du salarié : cadre, non-cadre
Les aides financières à l’embauche de personnel
Employeurs, rassurez-vous : il est possible de bénéficier d’un coup de pouce de l’État pour recruter le premier salarié de votre entreprise.
Pour les entreprises recrutant leur premier salarié, en France, le Gouvernement a notamment instauré une aide forfaitaire d’un montant de 4 000 euros sur un an. Attention toutefois, cette aide concerne les salariés de moins de 26 ans embauchés à temps plein en CDI ou CDD, pour au moins 3 mois et rémunérés jusqu’à deux fois le montant du Smic horaire.
De même, si votre entreprise est implantée en :
- ZFU-TE (Zone franche urbaine - territoire entrepreneur) ;
- ZRR (Zone de revitalisation rurale) ;
- ZFANG (Zones franches d'activité nouvelle génération) ;
Alors vous pouvez bénéficier d’aides supplémentaires lors de l’embauche d’un candidat.
Une fois les détails financiers bouclés, il est temps de passer à l’étape suivante du recrutement : la fiche de poste. Cette dernière doit être rédigée avec attention afin d’être pertinente et de faire rayonner la marque employeur de votre entreprise. Pour ce faire, il est important de préciser les 5 éléments suivants :
- Le détail de mission ;
- Les compétences requises ;
- L’exigence en matière d’expérience et/ou d’études, mais aussi de soft skills pour embaucher des salariés aux profils variés ;
- La possibilité ou non de télétravailler ;
- Les valeurs de l’entreprise.
Bien que le droit ne contraigne pas les entreprises qui recrutent à préciser les éléments relatifs à la paie dans leurs offres d’emploi, les candidats apprécieront de voir figurer la rémunération envisagée pour le poste proposé, même sous forme de fourchette indicative. Pour les entreprises comme pour les candidats, la mention de la rémunération envisagée sur les offres est une sécurité qui permet de ne pas perdre son temps.
Vous devrez enfin définir les plateformes sur lesquelles publier l’offre de recrutement en fonction de sa nature et du profil du candidat idéal que vous souhaitez cibler pour cette première embauche : LinkedIn, Welcome to the Jungle, Indeed, Pôle Emploi… Si vous appartenez à un cercle d’entrepreneurs, n’hésitez pas à solliciter cet entourage de pairs afin de maximiser vos chances d’embaucher la bonne personne.
Les candidats pourront ainsi répondre à l’offre en transmettant un CV et/ou une lettre de motivation. Vous aurez ensuite la lourde tâche de les départager lors d’un entretien d’embauche individuel.
Une fois le candidat idéal sélectionné pour rejoindre votre entreprise, vous devrez rédiger son contrat de travail qui correspond au document régissant votre relation avec le salarié.
Ce dernier doit se rédiger selon les règles du Code du travail et doit comprendre (entre autres) :
- Identité des parties ;
- Nature du poste ;
- Durée du contrat ;
- Rémunération (montant et fréquence)
- Horaires de travail ;
- Congés payés ;
- Modalités de résiliation ;
- Protection des données personnelles ;
Autres conditions : d'autres conditions peuvent être incluses, telles que les heures supplémentaires, les clauses de non-concurrence, les conditions d'accès à la formation, etc.
Pour la rédaction et la gestion d’un contrat de travail comme pour celle des fiches de paie de vos salariés, nous vous recommandons de vous faire accompagner afin d’éviter tout manquement.
En parallèle de la création du contrat, le futur salarié de votre société doit vous transmettre des éléments relatifs à son identité comme :
- Sa pièce d’identité ;
- Sa carte vitale ;
- Son Rib.
Une fois le contrat signé, s’il faut le modifier, il sera nécessaire de réaliser un avenant au contrat de travail.
Faites un DPAE : Déclaration préalable à l’embauche
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est un formulaire administratif obligatoire qui doit être déposé par le nouvel employeur après un recrutement auprès de l'Urssaf, sous forme dématérialisée ou en formulaire papier au moins 8 jours avant la prise de fonction du salarié.
La DPAE comprend plusieurs déclarations comme :
- Déclaration de première embauche d’un salarié dans une entreprise ;
- Immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage ;
- Demande d’immatriculation du premier salarié de la société à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ;
- Adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
- Demande d’examen médical d’embauche du premier salarié, pour la visite médicale obligatoire - appelé visite d’information et de prévention – à réaliser une fois que le salarié a commencé son nouvel emploi ;
- Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Lors de la déclaration, l'employeur devra fournir les informations suivantes :
- Les coordonnées du salarié recruté (nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, etc.)
- Les informations sur le contrat de travail établi entre le salarié et l’employeur (date de début, durée, type de contrat, salaire, etc.)
- Les informations sur l'entreprise (SIRET, adresse, code NAF, etc.)
Une fois la déclaration effectuée, l'Urssaf vérifie les informations et envoie un accusé de réception à l'employeur.
Inscrivez votre salarié au registre unique du personnel
En plus de la DPAE, et dès le recrutement du premier salarié, chaque nouveau collaborateur que vous venez d’embaucher doit être inscrit au registre unique du personnel. Ces formalités sont obligatoires, même dans le cas de l’arrivée d’un stagiaire !
L’onboarding, ou l’intégration, est la dernière étape à peaufiner pour finaliser le recrutement du premier salarié de votre entreprise comme il se doit. Vous devez en effet anticiper sa prise de poste en lui fournissant du matériel et ses identifiants par exemple.
Nous vous conseillons de préparer sa prise de poste en établissant une liste des tâches clés et en lui préparant les ressources nécessaires à son nouvel emploi.
Enfin, n'oubliez pas que le processus de recrutement ne se termine pas une fois que l'employé a été embauché. Il est important de maintenir une communication ouverte avec le nouvel employé, de l’accompagner et de le soutenir dans son développement professionnel via des formations par exemple.