L'article 153 de la loi de finances de 2020 prévoit la fin des factures papier d'ici à l'horizon 2026 dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. Ce calendrier a été récemment confirmé par la première loi de finances rectificatives pour 2022.
Au 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront donc dans l'obligation de recevoir les factures électroniques et, pour la transmission :
• à compter du 1er juillet 2024, aux grandes entreprises,
• à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
• à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
La généralisation de la facturation électronique aux entreprises assujetties à la TVA, est conditionnée à la transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale.
Quelles sont les implications et obligations à respecter pour les TPE et les PME afin d’utiliser la facture électronique, alors qu’elles sont encore nombreuses à utiliser le format papier ?
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Le Code général des impôts définit la facture électronique (ou facture dématérialisée) comme une facture transmise et traitée sous forme électronique de bout en bout. Par définition, les documents qui ne constituent pas des factures (notes de débit, reddition de compte) ne sont pas concernés par cette obligation de numérisation. A compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure d’accepter et de traiter les factures reçues sous format électronique ; l’obligation d’émission, quant à elle, sera encore réservée aux grandes entreprises.
Parallèlement, les entreprises sont soumises à une obligation complémentaire de transmission des données de transaction, ou e-reporting, qui correspond à l'obligation pour les entreprises de transmettre à l'administration fiscale des données de facturation sous format électronique, y compris pour les factures émises à destination des clients particuliers.
Quelles solutions techniques pour la dématérialisation de vos factures ?
Pour répondre à ces deux obligations, le rapport sur le développement de la facturation électronique en France de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) préconise la transmission obligatoire des factures entre l'entreprise et son client via une ou plusieurs plate-forme(s), publiques ou privées.
Dans ce rapport intitulé « La TVA à l’ère du digital en France » est préconisé la mise en place d’un schéma dit en « Y ».
Dans ce modèle, les factures électroniques peuvent transiter directement par des plates-formes privées certifiées, qui transmettent les données utiles à la plate-forme publique. Cette dernière transmet ensuite les données utiles à l'administration fiscale via la plate-forme publique (Chorus Pro). Celle-ci transmet ensuite les données utiles à l'administration fiscale.
Comment vous mettre en conformité pour vos factures électroniques ?
Les factures électroniques doivent nécessairement contenir un socle minimum de données sous forme structurée (c'est à dire format codifiant les données dans une syntaxe permettant de les organiser dans des bases de données, de les extraire et de les exploiter grâce à des logiciels informatiques (Ex : format XML), ce qui exclura, à terme, les factures « papier » ou le PDF ordinaire. Elles devront toujours comporter les mentions fiscales obligatoires prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts.
Mais attention, de nouvelles mentions obligatoires seront aussi exigées à des fins de gestion.
Les factures électroniques devront être adressées au client par l’intermédiaire de la plateforme de dématérialisation publique Chorus Pro ou d’une plateforme privée partenaire de l’Administration. Les entreprises n’adresseront donc plus directement les factures à leurs clients.
Utilisation d’un outil de gestion des achats, migration vers un outil d’édition de devis et de facture, formation des collaborateurs aux nouveaux processus… Cette mise en conformité n’est pas sans poser un certain nombre de défis, surtout aux plus petites entreprises.
Pour répondre au mieux aux nouvelles exigences de facturation, les entreprises ont tout intérêt à se rapprocher d’un expert afin de se faire accompagner dans leur démarche.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site impots.gouv.fr