Les pieuvres téléphoniques
La pieuvre téléphonique (ou téléphone d'audioconférence) est un téléphone de conférence dont la forme particulière (celle d'une pieuvre) occupe une fonction bien précise : diffuser et capter les sons à 360 degrés à l'intérieur d'une salle de réunion. Chaque participant présent autour de la table peut ainsi intervenir naturellement, sans avoir besoin de parler fort ou de se répéter.
Quelle technologie utiliser ?
Une pieuvre téléphonique se relie au réseau téléphonique existant. Selon qu'il soit analogique ou numérique (téléphonie IP), veiller à acquérir un appareil compatible. Notez que certains modèles peuvent cependant fonctionner sur les réseaux analogiques et numériques.
Quelle dimension privilégier ?
L'intérêt d'une pieuvre téléphonique réside dans sa capacité à permettre des réunions téléphoniques fluides, tant au niveau de l'écoute que de la prise de parole. Pour cela, il vous faudra impérativement choisir un appareil correctement dimensionné. Certains modèles sont conçus pour un nombre fixe de participants (4, 8, 12, 30, etc.) tandis que d'autres sont évolutifs. Autrement dit, ils peuvent, par l'ajout de micros supplémentaires, accroître leur capacité.
Quel budget ?
En moyenne, un modèle non évolutif pouvant accueillir jusqu'à 4 participants coûte aux alentours de 300 €. Comptez 500 € pour un modèle évolutif et entre 150 et 250 € pour 2 micros additionnels. Pour les modèles équivalents mais en technologie IP cette fois, prévoyez un supplément de 250 € environ.
Pour les modèles pouvant accueillir au moins 12 participants et qui sont, pour certains, capables de couvrir des surfaces de près de 70 m2, comptez entre 600 € et 1 200 €.
Les casques audio
Pour optimiser vos appels et autres visioconférences, l'acquisition d'un casque et/ou d'écouteurs intra-auriculaires peut être une solution.
Des appareils que vous pourrez également utiliser pour vous isoler du bruit si vous travaillez en open space ou à domicile.
Les outils de visioconférence
Skype, pour les TPE, les artisans et les commençants
Lancé en 2003 puis racheté en 2011 par Microsoft, Skype permet des discussions de groupe jusqu'à 50 personnes.
Zoom, pour les grosses entreprises
Dans sa version gratuite, Zoom permet des discussions de groupe jusqu'à 100 participants. En revanche, elles sont limitées à 40 minutes. De quoi encourager tout le monde à aller droit au but.
Google Meet, pour ceux qui ont de multiples interlocuteurs
Tout le monde connaît Google. Mais pas forcément son logiciel de visioconférence, Google Meet. En plus d'être gratuit, il permet à vos interlocuteurs utilisant un autre logiciel de visioconférence de rejoindre votre réunion en cliquant juste sur un lien, automatiquement généré lorsque vous leur enverrez une invitation par mail.
Teams, pour les utilisateurs d'Office 365
Teams, lancé par Microsoft en 2016, n'est pas à proprement parler un logiciel de visioconférence. Il s'agit en réalité d'une plateforme collaborative dont le but principal est de fluidifier les échanges entre les collaborateurs d'une même entreprise. En clair, Teams est idéal si vous souhaitez organiser des visioconférences avec vos collègues. Peut-être un peu moins si vous envisagez de le faire avec des clients et/ou des partenaires utilisant d'autres plateformes.
Les outils de transfert de fichiers
Proposition commerciale, plan d'architecte, vidéo de présentation, portfolio de vos plus belles réalisations... Souvent, envoyer un fichier volumineux par email relève du véritable casse-tête. Heureusement, il existe des outils conçus spécifiquement pour ça : WeTransfer, Smash, Transfer Now et Google Drive… La liste est longue.
L'option multi-partage
Cette option vous permet d'accélérer les échanges au sein de votre équipe et d'unifier les communications avec un pont de conférence téléphonique ou vidéo et partage de documents, des échanges rapides en messagerie instantanée ainsi qu'un accès aux divers outils utiles au quotidien (carnet d'adresses, calendrier, fiche client, suivi commercial, etc.).