Echanger par mail avec vos confrères et vos patients permet de gagner du temps et facilite votre organisation. Mais cela pose aussi l’épineuse question de la sécurité des données de santé.
Maladies, antécédents médicaux, soins réalisés, résultats d’examens, ordonnances… : avec la dématérialisation grandissante des échanges, vous êtes amené à partager de plus en plus de données personnelles et de santé par mail.
Prudence ! Vous n’êtes pas sans savoir que ces données sensibles du domaine médical, suscitent la convoitise des pirates informatiques. Dernier exemple en date : début 2021, avec la cyberattaque qui a visé une trentaine de laboratoires, aboutissant au vol des données de santé de près de 500 000 Français.
Pour vos échanges interprofessionnels : la messagerie sécurisée de santé
Les données médicales font l’objet d’un encadrement strict, notamment en ce qui concerne les échanges via messagerie électronique avec d’autres professionnels de santé.
Dans ce cas, la question ne se pose pas : pour garantir la protection des données de vos patients, vous avez l’obligation légale de recourir à une messagerie sécurisée de santé sous peine d’engager votre responsabilité en tant que professionnel de santé.
Plusieurs outils de messagerie de santé existent. Il est conseillé d’opter pour un opérateur compatible avec l’espace de confiance MSSanté. Avec MSSanté, vous serez en effet certain que votre messagerie respecte toutes les exigences de sécurité de la CNIL et qu’elle garantit la confidentialité des données à caractère personnel.
Pour la télétransmission de vos feuilles de soins, pensez à Mail santé d’Orange
Parce que la télétransmission de vos feuilles de soin est indispensable à votre activité, Orange a inclut le service Mail santé dans tous ses offres internet pro.
Avec Mail Santé, vous bénéficiez de boites aux lettres sécurisées dédiées à la télétransmission de vos feuilles de soins auprès de l’Assurance maladie Obligatoire et des Assurances maladie complémentaires. Que vous exerciez seul ou dans un cabinet regroupant plusieurs professionnels de santé vous pouvez équiper chacun d’eux avec sa propre boite mail santé (jusqu’à 19 boites mail).
Pour vos échanges avec vos patients : des données envoyées par mail avec prudence
Concernant les communications par mail avec votre patientèle, cette pratique est possible. Elle est même de plus en plus plébiscitée par les patients qui y voient un gain de temps. En tant que professionnels de santé, vous pouvez également y trouver plusieurs avantages, comme le fait de tracer vos échanges (contrairement aux appels téléphoniques), de faciliter la continuité des soins et d’améliorer la qualité de la relation avec vos patients.
Dans ce contexte, comment échanger par messagerie avec vos patients tout en garantissant la sécurité de leurs données de santé ?
Une première précaution consiste à choisir un outil de messagerie sécurisé. Sachant que pour préserver la confidentialité de vos données médicales, il convient d’utiliser dans le cadre de votre travail, une adresse professionnelle dédiée, distincte de votre adresse mail personnelle. Idem pour vos répertoires de contacts, qui doivent être bien séparés.
Dans la rédaction même de vos mails :
- Envoyez le message à l’adresse mail personnelle du patient, et non à une adresse tiers (celle du conjoint, celle familiale…) ;
- Evitez les pièces jointes et préférez l’envoi par courrier postal ou la remise en main propre. Si la transmission par mail s’avère indispensable, utilisez une plateforme de téléchargement sécurisée. Ou a minima, chiffrez les fichiers et sécurisez leur lecture par le biais d’un mot de passe que vous transmettrez dans un message séparé (par SMS par exemple) ;
- Essayez de mentionner le moins d’informations sensibles possibles dans votre mail.
Enfin, si vous décidez d’utiliser les mails avec vos patients, il est conseillé d’établir clairement les règles. L’objectif étant de pas être noyé sous les messages et éviter tout mécontentement. Précisez-leur le type de message que vous acceptez de traiter (envoi de résultats d’examen, demande de conseil simple…) et vos délais de réponse (pendant les heures de présence au cabinet…). Enfin, insistez bien sur le fait qu’un mail ne remplace pas une consultation et qu’il ne doit pas être utilisé en cas d’urgence.