Une facture est considérée comme impayée dès le premier jour de retard de paiement. Freelance ou entreprise : adoptez les méthodes efficaces pour recouvrer rapidement vos impayés !

En B2B comme en B2C, les clients ont l'obligation de payer le prix du produit ou du service, dans les délais fixés par l'entreprise. En pratique pourtant, les retards de paiement sont fréquents. Pour limiter les conséquences des impayés, agissez immédiatement !

3 bonnes raisons de faire respecter les délais de paiement

  1. Sécuriser votre trésorerie. Être payé à temps est essentiel pour respecter votre prévisionnel. Vous avez prévu des investissements pour vous développer, payer des salaires… Vous devez encaisser pour faire face à ces dépenses.
  2. Éviter des formalités de recouvrement. Réclamer les paiements en retard à chaque débiteur est chronophage. Vous avez des tâches plus stratégiques à réaliser, concentrez-vous sur votre cœur de métier !
  3. Maintenir de bonnes relations commerciales. La procédure pour recouvrer un impayé est désagréable pour le client, d'autant plus lorsqu'elle est contentieuse. En l'évitant, vous préservez un bon contact avec le client.

Quelles sanctions financières appliquer en cas d'impayés ?

Les pénalités pour retard de paiement

Le code du commerce est prévoyant : il vous permet d'imposer des pénalités de retard aux clients qui ne vous régleraient pas dans les délais de paiement convenus (généralement 30, 45 ou 60 jours).

Ces pénalités de retard sont calculées en fonction du taux directeur de la Banque centrale européenne, avec un ajout de 10 %. Par exemple, pour le 1er trimestre 2024, le taux de la BCE est égal de 4,5 %, ce qui signifie que le taux des pénalités de retard applicable est de 14,5 %.

Pour obtenir le montant des pénalités en euros, la formule à appliquer est la suivante : (montant TTC de la facture x taux de pénalités de retard x nombre de jours de retard à compter de la date d'émission de la facture)/(365 x 100).

Par ailleurs, vous pouvez prévoir un taux plus élevé à condition qu'il apparaisse dans vos conditions générales de vente (CGV) ; d'où l'importance de les rédiger minutieusement, de veiller à leur clarté et à leur mise à jour régulière afin de protéger vos intérêts commerciaux. Attention toutefois : le taux des pénalités ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal du semestre.

L'indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement

En parallèle des pénalités de retard, vous pouvez appliquer une indemnité forfaitaire pour vos frais de recouvrement. Cette indemnité forfaitaire est fixée à 40 € par facture non soldée ; montant qui peut toutefois être revu à la hausse si vos frais de recouvrement sont plus importants.

D'un point de vue légal, vous n'êtes pas tenu d'envoyer un rappel de paiement pour les appliquer. Si la situation le permet, nous vous conseillons toutefois d'opérer une relance à l'amiable en amont pour éviter de froisser une relation commerciale.

Gestion des impayés : un processus en 3 étapes

Le meilleur moyen de gérer les impayés, c'est de les éviter ! À défaut, réagissez vite.

Vous n'avez toujours pas reçu le règlement de votre client à l'expiration du délai indiqué sur la facture ? Déclenchez sans tarder le processus de recouvrement.

1. La relance amiable

Exemple de méthode pour relancer une facture en retard :

  • Par e-mail, rappelez au client l'échéance et le montant de la facture, et accordez-lui quelques jours pour régulariser sa situation. Veillez à renvoyer la facture en pièce jointe.
  • Téléphonez au client pour vous assurer qu'il a reçu votre e-mail de relance avec la date de paiement attendue.

2. La mise en demeure

Si le règlement n'arrive toujours pas, envoyez une lettre de mise en demeure au débiteur.

Votre courrier doit indiquer le nouveau délai accordé pour régler l'impayé. Précisez en outre qu'en l'absence de paiement, vous engagerez une procédure de recouvrement contentieux avec l'aide d'un huissier.

3. L'injonction de payer

Sans réponse du client, vous pouvez enclencher une démarche judiciaire en saisissant le tribunal dans le cadre d'une procédure contentieuse. Le juge rend une ordonnance portant injonction de payer, à faire signifier au client par un commissaire de justice.

Étape ultime : si le client refuse de payer sa dette, vous devez envisager une procédure de saisie.

Identifier les causes fréquentes des impayés

Identifier les causes des créances impayées permet de mettre en place des solutions adaptées. Illustrations :

  • Les clients, de bonne foi, payent en retard par simple oubli ou négligence ? Relancez-les quelques jours avant l'échéance des factures, pour les prévenir aimablement.
  • Erreur de prix, mauvais destinataire… Vos erreurs de facturation sont à l'origine des impayés ? Soyez plus attentif au moment de facturer !
  • Un client paye délibérément en retard ? Vous pouvez le classer « mauvais payeur », et renforcer le processus de recouvrement. Le cas échéant, vous pouvez avoir intérêt à rompre la relation commerciale.

Les outils pour faciliter la gestion des impayés

Des logiciels et plateformes vous aident à gérer vos factures impayées, et votre facturation de manière globale. Ces outils sont une bonne solution pour vous faire gagner du temps, et réduisent le risque d'erreurs. Afin de bien choisir :

  • Comparez les prix des logiciels de comptabilité.
  • Vérifiez les fonctionnalités. Il est utile, par exemple, d'avoir un système de notification qui vous alerte au premier jour de retard de paiement d'une facture.
  • Demandez une démo ou un essai gratuit. Vous vérifiez ainsi que l'outil est facile à utiliser, et conforme à vos besoins.