Piloter son entreprise n'est pas chose facile et c'est encore plus vrai dans une période où les perspectives économiques et de trésorerie sont changeantes et incertaines. Pour éviter de naviguer à vue, certains outils de gestion s'avèrent essentiels. C'est le cas des comptes prévisionnels et du tableau de bord qui vous permettent d'analyser votre activité au jour le jour et de changer de cap rapidement si nécessaire. Mais à quoi servent-ils concrètement et comment les mettre en place ?
À quoi servent les comptes prévisionnels ?
Les comptes prévisionnels servent à mesurer la viabilité financière de votre projet et à vous projeter dans l'exercice à venir, en vous fixant des objectifs chiffrés (chiffre d'affaires, marge, charges, etc.). En offrant une visibilité sur les perspectives d'activité de votre entreprise, les ressources et moyens dont elle aura besoin, les performances attendues et les équilibres financiers et de trésorerie futurs, ils aident à optimiser vos politiques d'achat et d'investissement et à estimer vos besoins de financement.
Il s'agit donc d'un outil de pilotage de gestion indispensable : si votre modèle économique n'est pas stable, vous devez le savoir rapidement pour prévenir des difficultés susceptibles de coûter cher à votre entreprise notamment de trésorerie.
Les comptes prévisionnels sont des documents comptables qui établissent les prévisions des entrées et sorties d'argent de votre entreprise. Les éléments principaux présentés dans les comptes prévisionnels sont le bilan, le compte de résultat prévisionnel, le budget prévisionnel et les tableaux de trésorerie, en général sur trois ans, parfois plus longtemps.
L'établissement des comptes prévisionnels consiste en deux étapes principales : le chiffrage de l'ensemble des dépenses et recettes prévisionnelles, et l'établissement de tableaux prévisionnels.
Votre première tâche sera donc de déterminer votre chiffre d'affaires prévisionnel et les dépenses prévues dans le cadre du développement de votre entreprise : quel est votre objectif de croissance annuelle ? Quels seront vos besoins pour l'atteindre (recrutement, investissement, emprunt, etc.) ?
L'évaluation de votre chiffre d'affaires prévisionnel passe par une étude minutieuse de votre marché, de l'activité de votre entreprise (ses performances passées, ses capacités actuelles et futures) et de votre secteur d'activité (volume d'activité généré par la concurrence directe, prévisions économiques pour l'année à venir).
Il vous faudra également prendre en compte vos objectifs futurs et faire un inventaire réaliste de l'ensemble des charges auxquelles vous devrez faire face pour mener à bien vos projets.
L'étape suivante est l'établissement de tableaux prévisionnels, dont les principaux sont le compte de résultat et la trésorerie.
Le compte de résultat prévisionnel regroupe les données recensées précédemment (charges, chiffre d'affaires, etc.) et peut se présenter sous une forme comptable classique ou sous la forme d'un tableau de soldes intermédiaires de gestion.
Le tableau de trésorerie prévisionnelle quant à lui répertorie sous la forme d'un tableau à 12 colonnes l'ensemble des encaissements et des décaissements de l'entreprise au cours d'une année. Il permet ainsi de suivre l'équilibre financier de votre société en calculant chaque mois le solde de trésorerie.
Le tableau de bord est un outil de gestion mensuelle qui présente les activités et résultats de votre entreprise sous forme d'indicateurs. Établi dans des délais très brefs (8 à 10 jours maximum), il recense de manière synthétique toutes les informations financières pour estimer rapidement, chaque mois, la performance de votre entreprise.
À quoi sert le tableau de bord ?
L'intérêt du tableau de bord est de vous permettre de suivre les résultats et l'évolution des performances de votre entreprise au jour le jour, en mettant en lumière les écarts éventuels entre vos prévisions et la réalité.
En remontant de façon systématique et périodique vos données comptables et financières, il vous offre un aperçu simple et efficace pour la gestion de votre activité. C'est donc là encore un outil de pilotage indispensable pour tout dirigeant d'entreprise, puisqu'il permet de mettre en place rapidement des actions pertinentes pour rectifier le tir, si l'activité part dans une mauvaise direction.
Le tableau de bord est également un outil de communication en interne et un outil de motivation pour les salariés, puisqu'il affiche clairement les objectifs et la stratégie de l'entreprise.
Comment établir un tableau de bord ?
Un tableau de bord bien pensé doit vous permettre en un seul coup d'œil de comprendre la situation et la santé de votre entreprise. Pour l'établir, il vous faudra identifier des indicateurs adaptés à votre entreprise et susceptibles de mettre évidence des situations anormales. En fonction de ces données, vous pourrez fixer des objectifs quantifiés pertinents et mettre en place des actions correctrices si besoin.
Le tableau de bord regroupe généralement quatre catégories d'indicateurs :
- économiques pour mesurer les résultats et les coûts
- physiques pour mesurer la qualité des produits, du traitement des commandes, etc.
- humains pour mesurer la performance des salariés (consultants, ouvriers, etc.)
- de suivi de projets, qui, comme leur nom l'indique, permettent de mesurer leur avancée
Attention à soigner la présentation de votre tableau de bord. N'abusez pas des indicateurs : si vous en choisissez trop, vous risquez de le rendre illisible. De même, le graphisme et le code couleur devront être définis en fonction du type de l'information et du message et standardisés pour éviter toute confusion dans l'affichage des différentes alertes.