Vos salariés qui utilisent leur véhicule à des fins professionnelles doivent recevoir une compensation des frais engagés de la part de votre entreprise : c'est ce qu'on appelle les frais kilométriques. Ces frais sont encadrés selon des barèmes précis publiés chaque année par l'administration fiscale française. Découvrez les barèmes actuels pour le remboursement des frais kilométriques et comment gérer ces frais spécifiques en tant que dirigeant d'entreprise.

Indemnité kilométrique : de quoi parle-t-on ?

Tout employeur est tenu de verser des indemnités kilométriques aux salariés qui utilisent leur propre véhicule pour leurs déplacements professionnels.

Ces indemnités kilométriques, calculées sur une base forfaitaire, servent à rembourser le montant des frais avancés par le salarié lors de ses déplacements professionnels avec son véhicule personnel comme le carburant, l'entretien du véhicule, et la prime d'assurance.

Les dépenses de stationnement et de péages lors des déplacements professionnels ne sont pas couvertes par les indemnités kilométriques et nécessitent un mode distinct de remboursement par l'employeur. Ces frais de déplacement peuvent être remboursés par l'entreprise en tant que frais professionnels notamment à travers les notes de frais, à condition que les documents justificatifs appropriés soient fournis par le salarié à l'employeur au retour du déplacement.

Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?

L'administration fiscale produit un barème kilométrique auquel vous pouvez vous référer pour le calcul des indemnités kilométriques des salariés de votre entreprise. Le barème prend en charge plusieurs éléments :
le nombre de kilomètres parcourus par le salarié avec son véhicule pour ses déplacements professionnels ;
la puissance du véhicule en chevaux.

Si votre salarié utilise un véhicule électrique dans ce cadre professionnel, le montant de son indemnité kilométrique est majoré de 20 %.  

Le barème 2023 des indemnités kilométriques pour les voitures

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5 000 km

Distance (d) de 5 001 à 20 000 km

Distance (d) au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,529

(d x 0,316) + 1 065

d x 0,370

4 CV

d x 0,606

(d x 0,340) + 1 330

d x 0,407

5 CV

d x 0,636

(d x 0,357) + 1 395

d x 0,427

6 CV

d x 0,665

(d x 0,374) + 1 457

d x 0,447

7 CV et plus

d x 0,697

(d x 0,394) + 1 515

d x 0,470

Le barème 2023 des indemnités kilométriques pour les motos et scooters (> 50 cm3)

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 3 000 km

Distance (d) de 3 001 à 6 000 km

Distance (d) au-delà de 6 000 km

1 ou 2 CV

d x 0,395

(d x 0,099) + 891

d x 0,248

3, 4 ou 5 CV

d x 0,468

(d x 0,082) + 1 158

d x 0,275

plus de 5 CV

d x 0,606

(d x 0,079) + 1 583

d x 0,343

Le barème 2023 des indemnités kilométriques pour les cyclomoteurs (< 50 cm3)

Distance (d) jusqu'à 3 000 km

Distance (d) de 3 001 à 6 000 km

Distance (d) au-delà de 6 000 km

d x 0,315

(d x 0,079) + 711

d x 0,198

Comment régler les frais kilométriques de vos salariés ?

Le salarié qui bénéficie de ce dispositif de remboursement des frais kilométriques doit vous fournir un justificatif de déplacement sous forme d'une note de frais kilométrique à préciser dans un carnet que vous leur mettez à disposition par exemple. Chaque justificatif des déplacements engendrant des frais kilométriques doit inclure :

  • la date ;
  • le lieu de départ ;
  • le nombre de kilomètres parcourus en voiture ;
  • l'objet du déplacement.

À noter qu'une exonération des charges sociales s'applique sur le versement des indemnités kilométriques, dans la limite de 200 € par an et par salarié de l'entreprise. De même, les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu.

Les indemnités kilométriques s'intègrent tout à fait dans vos charges déductibles. Cela permet de réduire votre propre impôt.

Le remboursement des frais dans le cadre du forfait mobilités durables

Les salariés peuvent bénéficier d'une indemnité kilométrique permettant le remboursement de dépenses liées à leurs trajets en vélo, en trottinette ou encore en covoiturage dans le cadre du forfait mobilités durables. Facultatif, vous pouvez mettre en place cette nouvelle indemnité kilométrique si vous souhaitez avoir un impact positif via votre entreprise.

Le remboursement de ces frais kilométriques s'opère à hauteur de 0,25 € par km parcouru, multiplié par le nombre de jours travaillés, dans la limite de 800 € par an.

Vous savez désormais comment gérer les frais kilométriques de vos salariés. Avez-vous toutefois pensé à leur mettre à disposition une flotte de véhicules immatriculés au nom de l'entreprise pour le transport de vos salariés ? Si vous optez pour cette solution pour les déplacements professionnels de vos salariés, vous pouvez bénéficier de bonus écologiques en choisissant des véhicules moins polluants. Explorez cette option qui peut être avantageuse pour votre entreprise comme pour vos salariés.