De nombreuses entreprises font régulièrement des appels d'offres (AO). Quels que soient vos effectifs et vos moyens, vous n'êtes pas exclu de ces procédures. Vous avez même tout intérêt à y participer, car c'est l'occasion de décrocher de nouveaux clients... pour continuer de vous développer. Comment candidater en tant que micro-entrepreneur, TPE ou PME à un appel d'offres ? En faisant de bonnes associations.
Où trouver des appels d'offres adaptés à votre structure ?
Il existe deux types d'appels d'offres pour trouver de nouveaux clients : les appels d'offres publics et les appels d'offres du marché privé.
Les appels d'offres publics
Ces appels d'offres émanent d'un acheteur public tel qu'une collectivité locale. Les montants en jeu sont particulièrement importants.
La procédure des marchés publics est strictement encadrée par la loi, et relativement contraignante. Selon cette dernière, tout opérateur économique a le droit de soumettre sa candidature pour répondre aux besoins d'un acheteur public, quel que soit sa taille, sa forme juridique et son expérience. Vous avez donc tout à faire le droit de répondre à ce type d'annonces.
Pour répondre à un appel d'offres d'un acteur public, voici les conseils prodigués par Jonathan Noble, CEO de Swello, dans le cadre de la Consultation :
- Bien connaître les codes du marché public : "N'hésitez pas à questionner des gens qui travaillent déjà dans le public pour répondre aux mieux à leurs attentes.”
- Mettre la conclusion en début de dossier : Pour vous démarquer des autres et attirer l'attention du lecteur, “il faut qu'il y ait dans cette intro/conclusion tous les éléments pour savoir si vous répondez favorablement à l'appel d'offres”.
- Indiquer si vous répondez ou non à tous les besoins : “Chez Swello, on fait un tableau avec un code couleur : vert quand on y répond, orange quand on y répond moyennement et rouge quand on n'y répond pas dans l'immédiat mais qu'on pourra y répondre grâce et avec vous.”
Les appels d'offres qui émanent d'entreprises privées
La loi n'encadre pas la procédure : les conditions de participation sont plus souples, et moins chronophages. C'est pourquoi les " petites " structures - microentreprises, TPE et PME - privilégient ces marchés.
Pour trouver des appels d'offres privés, mieux adaptés à votre structure, il faut compter sur votre notoriété et sur votre réseau. Les entreprises privées en effet rendent rarement publics leurs AO : elles sélectionnent elles-mêmes plusieurs candidats qu'elles mettent librement en concurrence. Vous avez donc 2 options :
- L'entreprise vous approche car vous avez une bonne réputation.
- Vous avez intégré les bons réseaux, auquel cas vous obtenez l'information à propos du lancement imminent de l'appel d'offres. Vous pouvez candidater spontanément.
Microentreprise, TPE et PME : comment participer à plusieurs à un appel d'offres ?
Selon l'ampleur du projet lancé par l'entreprise, des ressources plus ou moins importantes sont requises des candidats à l'appel d'offres. Durée du projet, compétences techniques ou encore moyens matériels : vous ne pouvez peut-être pas prendre en charge seul l'intégralité du projet. Dans ce contexte, envisagez de vous associer !
Exemple : Un hôtel qui refait ses salles de bain a besoin d'un plombier, d'un carreleur et d'un peintre en bâtiment. Un plombier au statut de micro-entrepreneur qui s'associe à des artisans des autres corps de métier augmente ses chances de remporter le marché. De la même manière, un webdesigner qui s'associe à un développeur et à une agence de webmarketing candidate sereinement à un AO pour la refonte d'un site Internet.
Cotraitance, sous-traitance ou GIE : comment s'associer pour répondre à un AO ?
Il existe 3 manières de s'associer pour répondre à plusieurs à un appel d'offres :
- La cotraitance, également appelée réponse en groupe et Groupement Momentané d'Entreprises (GME).
- La sous-traitance.
- Le Groupement d'Intérêt Économique (GIE).
Répondre à un appel d'offres en GME
Le groupement momentané d'entreprises consiste à mettre en commun vos ressources avec une ou plusieurs autres entreprises, pour " co-traiter " le marché. Comme son nom l'indique, il s'agit d'une association momentanée : vous vous associez uniquement pour la durée d'exécution du marché. De plus, le GME n'est pas encadré par la loi : vous décidez des modalités de votre association, et vous les fixez dans un contrat.
Vous pouvez ainsi vous associer à une entreprise concurrente, si vous ne pouvez pas absorber seul tout le volume de travail, ou à une entreprise qui exerce une activité complémentaire, si vos compétences ne suffisent pas à exécuter la totalité du marché.
Quand vous participez à un appel d'offres en GME, l'entreprise qui commande le marché doit en être informée : vous candidatez à plusieurs, l'entreprise cliente connaît chaque cotraitant. Chaque cotraitant du GME est payé par le client sur devis, de manière indépendante.
Cette association entre plusieurs entreprises présentent plusieurs avantages :
- Mettre en commun les moyens humains et matériels ;
- Accéder à des marchés auxquels vous n'auriez pas accès séparément ;
- Augmenter le nombre et la qualité de vos références.
Sous-traiter une partie du marché
La sous-traitance consiste à candidater seul à l'appel d'offres, en prévoyant de déléguer une partie du travail à une (ou plusieurs) entreprise(s) tierce(s). Là encore, l'entreprise cliente doit être au courant : vous expliquez les tâches que vous allez sous-traiter, et vous présentez vos sous-traitants. Vous restez l'unique interlocuteur de l'entreprise cliente.
La sous-traitance vous permet de garder seul la maîtrise de l'exécution. Votre sous-traitant exécute en effet ses tâches conformément à vos instructions, en échange de quoi vous le rémunérez. En contrepartie, vous êtes seul responsable de la bonne exécution du marché. En cas de problème, c'est à vous de gérer avec le client.
Créer un GIE
Le groupement d'intérêt économique ressemble au groupement momentané d'entreprises. Comme le GME, le GIE vous permet de mettre en commun vos ressources respectives.
À la différence du GME toutefois, le GIE est une structure formellement encadrée par la loi. Il faut rédiger des statuts et effectuer les formalités d'immatriculation.
Ce type de regroupement présente toutefois un inconvénient majeur : chaque membre est solidairement responsable des dettes des autres membres.