Le nouvel arrivant pourra-t-il ou non télétravailler ?

Dans le contexte sanitaire actuel, le télétravail est fortement recommandé, mais pas toujours possible. Il faut adapter les modalités d’accueil de votre nouveau collaborateur en conséquence. Organisez un premier jour d’immersion sur site, car rien ne vaut une rencontre en présentiel pour faire grandir le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Si le poste n’est pas compatible avec le télétravail, le manager pourrait se rendre sur site le premier jour pour l’accueillir, en équipe réduite afin de respecter les règles sanitaires.

Une intégration réussie commence par une « pré-intégration »

L’accueil d’une nouvelle recrue débute bien avant sa prise de poste effective. Donnez-lui les moyens d’être opérationnel le jour J ! Des pistes :

1. Lui fournir le matériel et les informations indispensables

Le nouvel employé sera en télétravail ? Une semaine avant sa prise de fonction, envoyez-lui tout le matériel nécessaire : ordinateur, téléphone, casque audio…  

Donnez-lui accès à une documentation sur l’entreprise : son histoire et ses valeurs, ses pôles et ses équipes, sa stratégie et ses ambitions, une FAQ. Sans oublier un volet pratique, comprenant identifiants et codes d’accès divers, boîte à outils numérique, contacts utiles (informatique, RH, CE, services généraux, gestionnaire de flotte, représentants du personnel). Tout ce qui était transmis sur papier avant la Covid-19 doit devenir digital, avec des documents dématérialisés disponibles sur un espace de travail partagé.

2. L’accompagner pour le mettre rapidement à l’aise

Désignez un parrain ou mentor qui pourra accompagner le nouveau collaborateur, répondre à ses questions, fluidifier son intégration, qu’il soit ou non en télétravail.

La semaine qui précède son arrivée, transmettez-lui un planning : réunions et rendez-vous à venir, rencontres avec des collaborateurs sur Teams ou Zoom. En prime, invitez-le au point hebdomadaire du service avec toute l’équipe pour faire les présentations, briser la glace, faire une première e-rencontre avec ses futurs collaborateurs et collègues.  

Le jour J, réservez à votre nouveau collaborateur un accueil chaleureux

La première impression étant souvent la bonne, ne lésinez pas sur la communication et la qualité de l’accueil des premiers jours. Organisez des rencontres virtuelles, individuelles ou non. Le nouvel arrivé est en télétravail ? Organisez un e-café en visio, un e-apéro ou un e-déjeuner à divers moments de la semaine, pour des échanges moins informels, plus conviviaux. L’enjeu est de construire du lien social, d’instaurer une relation de proximité.

Travaillez sur le rôle du manager, moteur dans le processus d’intégration du nouveau collaborateur. Il doit partager la vision de l’entreprise, l’aider à trouver sa place, lui expliquer ce qu’on attend de lui.

En parallèle, mettez en place des points réguliers pour échanger avec le nouvel arrivant, discuter, connaître son ressenti. Soyez à l’écoute, invitez-le à partager ses difficultés, valorisez-le en prenant en compte ses remarques éventuelles, proposez-lui des solutions. Une mise en confiance indispensable : c’est en donnant qu’on reçoit. Selon une étude O. C. Tanner, grâce à un onboarding bien mené, le taux de personnes qui restent au moins trois