De la publication de l'offre de stage à l'accueil de votre nouvelle recrue : découvrez les avantages d'intégrer un stagiaire dans votre entreprise et comment vous mettre dans la peau d'un tuteur.
D'après un sondage de l'Institut de recherche sur l'éducation, 61 % des étudiants ayant été stagiaires se disent très satisfaits de leur stage en entreprise et 20 % considèrent qu'il a eu un impact sur leur insertion professionnelle. De votre côté, en tant que maître de stage, accueillir un stagiaire, ou même plusieurs stagiaires, au sein de l'entreprise peut comporter de nombreux bénéfices à condition de définir un cadre pour garantir une expérience positive.
Accueillir un stagiaire au sein de votre société est un excellent moyen de transmettre votre savoir et savoir-faire tout en bénéficiant d'un coup de pouce utile et d'un regard neuf et frais sur votre activité.
De même, recruter un stagiaire peut être une solution idéale si votre entreprise est en phase de développement, et si vous avez la perspective de l'embaucher ensuite au sein de votre entreprise. Après 3 à 6 mois de stage, vous pourrez ainsi constater de la motivation et de l'implication du stagiaire. Ainsi, recruter un stagiaire à la fin de sa période de stage est un excellent moyen d'intégrer un collaborateur que vous avez vous-même formé, qui connaît très bien votre entreprise, dont vous connaissez déjà les compétences et le profil, et de gagner en efficacité à l'embauche.
Le moment idéal pour le recrutement d'un stagiaire
S'il n'y a pas de “bon moment” pour accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise, nous vous déconseillons toutefois deux types de périodes :
- Les périodes avec une importante charge de travail pour les équipes, qui empêcherait de prendre le temps de transmettre les compétences au stagiaire. Si vous prévoyez une période de “rush” au sein de votre entreprise, anticipez l'accueil de votre stagiaire en amont.
- Les périodes creuses : rien de pire qu'avoir une personne de plus dans l'entreprise sans aucune mission à lui confier. Le stagiaire pourrait ainsi se lasser rapidement de son stage et perdre en motivation.
Enfin, gardez à l'esprit que vos stagiaires ne sont pas des salariés : vous ne pouvez donc pas recruter de stagiaire pour compenser l'absence d'un salarié ou pourvoir une création de poste, ni lui faire exécuter des missions régulières qui correspondent en réalité à un poste permanent.
Vous vous sentez prêt à former un stagiaire ? Auquel cas, vous pouvez commencer les démarches pour accueillir le candidat dans votre entreprise :
Créez et rédigez une offre de stage claire et transparente sur le profil recherché : niveau baccalauréat / licence / master, domaine d'étude, zone géographique, etc.
N'oubliez pas d'indiquer :
- Les dates de stage ou la durée envisagée
- La façon dont les étudiants à la recherche de stages peuvent candidater (via la plateforme, directement sur une adresse mail fournie…).
- Le montant de la gratification proposée (rappel : il est obligatoire de rémunérer un stagiaire si le stage dure plus de deux mois consécutifs à hauteur de 4,05 € /heure. Pour les stagiaires, on parle de gratification et non de rémunération). En fonction de votre budget, vous pouvez proposer d'autres avantages à vos stagiaires. Sachez que la prise en charge partielle des frais de transport est une obligation de l'employeur, de même que l'accès au restaurant d'entreprise ou l'octroi de titres restaurants dans les mêmes conditions que vos salariés.
Prochaine étape : diffuser l'offre de stage sur des plateformes de recrutement (Indeed, Welcome to the Jungle…) ou encore sur les réseaux sociaux (LinkedIn…). Vous pouvez également transmettre des offres de stage aux services administratifs des écoles proposant des formations en lien avec votre domaine, pour que ces derniers transmettent l'offre directement aux étudiants à la recherche de stages.
Une fois les CV reçus, il est temps pour le recruteur de départager les candidats et de faire votre choix pour des entretiens finaux que vous pouvez organiser en présentiel ou en visio. Prévoyez au moins un entretien d'embauche avec le futur maître de stage, et une rencontre avec un chargé de ressources humaines avant le début du stage.
Vous avez déniché le candidat idéal après les entretiens ? Vous pouvez lui annoncer la nouvelle ; pensez aussi à retirer votre annonce ! Le stagiaire sélectionné vous transmettra ensuite la convention de stage que le recruteur doit consciencieusement lire et signer.
Vous pouvez d'ores et déjà prévenir les collaborateurs de l'entreprise de l'arrivée du stagiaire et anticiper au mieux son arrivée.
Intégrer un stagiaire à votre société n'est pas toujours aisé car vous accueillez un étudiant en formation qui a de nombreuses connaissances, un regard frais, et qu'il faut toutefois former à vos méthodes de travail.
Pour ce faire, voici quelques pistes pour une meilleure gestion de votre stagiaire :
- Discuter avec votre stagiaire des objectifs qu'il souhaite atteindre tout au long du stage. Cela aidera à clarifier les attentes et à établir un programme pour y parvenir avec des actions de formation, des missions adéquates et autres tâches gratifiantes.
- Fournir une orientation adéquate pour aider votre stagiaire à comprendre l'environnement de travail, les normes de l'entreprise, etc. Le stagiaire se sentira plus à l'aise dans son nouveau rôle.
- Accorder du temps et de l'attention pour l'accompagnement de votre stagiaire afin qu'il se sente à l'aise de poser des questions, d'obtenir des commentaires, des retours constructifs sur son travail et de recevoir des conseils.
- Encourager le stagiaire à s'exprimer, à trouver sa place et à contribuer à la dynamique d'équipe. Donnez-lui des responsabilités pour l'aider à développer sa confiance en lui et enrichir sa formation.
Il conviendra enfin d'effectuer un suivi régulier et de vous assurer que le stagiaire se sente à son aise et progresse au sein de l'entreprise. Cela pourrait également permettre de régler les éventuels problèmes avant qu'ils ne deviennent trop importants.