Si la modification des habitudes de consommation a converti nombre de professionnels à la communication numérique. Aujourd'hui, les entretiens RH et autres réunions clientèle menés en visioconférence sont devenus la norme.
Toutefois, pour qu'ils soient efficaces et/ou constructifs, plusieurs critères sont à prendre en compte. Cela va du choix du casque utilisé au logiciel de visioconférence en passant par le modèle de pieuvre téléphonique.
Mais au-delà de leur aspect technique, les rendez-vous en visio nécessitent également quelques aménagements et autres précautions. Revue de détails.
Si vous organisez un rendez-vous en visio depuis chez vous
Une règle d'or : fuyez votre salon. À défaut, vos réunions en visioconférence risquent d'être régulièrement perturbées par les (bruyantes) allées et venues de vos proches. L'idéal : aménager votre espace de travail dans une chambre laissée vacante et dans laquelle vous pourrez vous isoler facilement. Si vous n'en avez pas, privilégiez un coin proche d'une fenêtre. Non seulement vous pourrez profiter de la lumière du jour pour travailler, mais il vous sera également possible d'isoler votre espace de travail avec un simple paravent.
Dans tous les cas, quel que soit l'endroit où vous installerez votre poste de travail, faites attention à l'arrière-plan. Du linge qui sèche sur un étendoir, un lit défait, un canapé sur lequel trône encore votre plateau-repas de la veille… Autant de détails qui renverront une image non professionnelle à vos interlocuteurs. De la même manière, prenez soin d'enlever tout objet de décoration qui pourrait attirer l'attention.
Les règles de bases à respecter lors d'un rendez-vous en visio
Un rendez-vous clientèle en visioconférence nécessite la même implication de votre part qu'un rendez-vous en physique. Autrement dit, soyez ponctuel (installez-vous 5 à 10 minutes avant l'heure fixée devant votre ordinateur), ne vous levez pas lorsque vous parlez à votre (vos) interlocuteur(s) et, surtout, pensez à contrôler votre élocution. En effet, peu importe la qualité de votre connexion internet : il est nécessaire que vous parliez lentement et articuliez correctement pour bien vous faire comprendre.
En outre, tout comme il ne vous viendrait pas à l'idée de vous présenter en rendez-vous clientèle vêtu d'un simple jogging, pensez à soigner votre présentation avant d'allumer votre ordinateur.
Enfin, sachez qui sera présent lors de votre échange. Cela vous permettra de vous adresser à tous vos interlocuteurs sans en mettre un de côté. De la même manière, si certains de vos collaborateurs sont présents, il est impératif que vous fassiez une rapide présentation.
Bon à savoir
Vous ne savez pas quel matériel choisir pour mener à bien vos rendez-vous en visio ? Consultez notre comparatif entre les différents outils de visioconférence.
RH et rendez-vous en visio : de nombreux avantages
Lors d'un processus de recrutement, les rendez-vous en visio, parce qu'ils permettent de discerner les expressions faciales ainsi que la gestuelle des différents candidats, aideront les recruteurs à mieux cerner le profil de leur(s) interlocuteur(s).
Autre avantage des rendez-vous en visio dans le cadre d'un processus de recrutement : la flexibilité. Peu importe l'endroit où se situe le candidat le jour du rendez-vous, un ordinateur (ou même un smartphone) et une connexion internet lui suffiront pour l'honorer. L'auteur de ces lignes en est la preuve vivante puisqu'il a été amené, il y a quelques années, à passer un entretien en visio alors qu'il se trouvait en vacances à l'autre bout du monde…
Enfin, notez que si cela s'imposait, il est tout à fait possible d'intégrer à la conversation d'autres interlocuteurs (comme le responsable du service dans lequel le candidat postule par exemple), et ce afin qu'ils puissent se faire leur propre opinion sur le candidat et/ou poser des questions plus précises.