Créer une newsletter est un très bon moyen de fidéliser des clients. Envoyée périodiquement par e-mail à une liste d'abonnés, elle vous permet de diffuser de l'information sur l'actualité de votre entreprise, de maintenir un contact régulier avec vos clients et d'augmenter le trafic sur votre site.

Étape n°1 : Choisir le format de votre newsletter

Vous pouvez créer une newsletter en texte simple, ou une newsletter HTML. Cette dernière est une page web qui inclut graphisme et couleur, ainsi que des liens renvoyant vers votre site web. Beaucoup plus attractive que la newsletter en texte simple, les patrons de PME ont tout intérêt à choisir ce format. Créer une newsletter HTML permet d'avoir un meilleur taux de clics sur vos liens, de traquer le taux d'ouverture afin de savoir combien d'abonnés ont lu votre newsletter, et de reprendre l'univers graphique de votre site web pour garder une cohérence d'ensemble.

Étape n°2 : Faire un e-mailing et sélectionner le service d'envoi

De nombreux services d'envoi de mails existent, pour faire un e-mailing et envoyer votre newsletter.
Pour vos premiers envois, vous avez le choix parmi différentes solutions gratuites : PopList, Sarbacane, MailingList. Le principe est simple : il vous suffit de créer un compte, d'importer votre liste de contacts (ce qu'on appelle "faire un e-mailing") et votre newsletter, puis d'envoyer. A partir du moment où votre nombre d'abonnés augmente, il vaut mieux opter pour une solution d'e-mailing payante. Le choix de votre service d'envoi dépendra aussi de votre méthode pour créer une newsletter : via un éditeur HTML, via un système de templates prêts à l'emploi, etc.

Étape n°3 : Trouver le bon logiciel

Créer une newsletter requiert un logiciel de conception HTML, gratuit ou payant.
Orange propose E-mailing Mailpro. Ce service prend en charge vos campagnes d'e-mailing, la gestion de votre base de données clients et livre des statistiques pour rendre compte de l'efficacité de vos newsletters.
Depuis une variété de fichiers (CSV, VCF, XLSX...), importez vos informations dans le logiciel pour ensuite gérer et catégoriser vos contacts. Des campagnes ciblées, destinées à un certain type de public sont ensuite réalisables via des filtres.
Mais E-mailing Mailpro va au-delà du simple envoi de mail groupé et récolte des statistiques liées aux campagnes mises en place. Vous pourrez ainsi connaître le taux d'ouverture de vos mails ou encore le support avec lequel vos destinataires les ont ouvertes.

Étape n°4 : Créer le template

Le template est le modèle de page que vous réutiliserez à chaque envoi, dans lequel vous insérez votre contenu : le texte, le logo et les images... Certains services d'envoi proposent des templates clés en main. Si vous voulez créer une newsletter plus élaborée, des logiciels de création web sont nécessaires. Vous ne pouvez pas copier/coller votre texte depuis un document Word, sous peine de voir apparaître des caractères indésirables. Préférez un éditeur de texte de type bloc note : NotePad par exemple, qui est disponible sur tous les ordinateurs équipés de Windows. Gardez aussi à l'esprit que votre template ne doit pas dépasser 600 pixels de large et 25MB.

A cet égard, E-mailing Mailpro possède une banque de donnée riche de 400 modèles de mail personnalisables. Il n'est donc pas nécessaire pour vous d'avoir des notions en HTML pour réaliser des mails de qualité professionnelle. Pour aller plus loin dans la personnalisation et renforcer la pertinence de vos newsletters, Emailing Mailpro dispose de templates dédiées à certaines périodes de l'année telles que Noël, le nouvel an ou les soldes.

Étape n°5 : Héberger vos images

Les images rendent votre newsletter plus attractive. Pour permettre l'affichage d'une image dans une newsletter, celle-ci doit être située sur votre site web, ou être hébergée par un programme d'envoi (Constant Contact, par exemple). Vous devez renseigner l'URL absolue qui permettra au service d'envoi de localiser l'image.

Étape n°6 : Intégrer le contenu

Une fois le texte copié/collé et les URL des images intégrées, vous devez sauvegarder votre newsletter sous un nom différent sur votre disque dur, pour éviter d'écraser votre template. Pensez aussi à la mettre en ligne sur votre site et à indiquer le lien dans votre newsletter. En matière de contenu, évitez les points d'exclamation, les majuscules ou encore le mot " gratuit ", qui peuvent faire atterrir votre newsletter dans les spams de vos abonnés.

Étape n°7 : Envoyer la newsletter

Faire un e-mailing demande de réunir les contacts qui recevront votre newsletter : ce sont généralement les clients ayant souhaité être abonnés, via votre site. Votre newsletter doit impérativement contenir un lien permettant aussi de se désinscrire. Si votre service d'envoi le permet, personnalisez l'objet du mail avec le prénom de l'abonné. Avant d'envoyer votre newsletter, faites un test avec votre adresse e-mail pour vérifier que votre newsletter s'affiche comme vous le souhaitez, et que les liens fonctionnent. Vous pouvez étendre le test à différents comptes : Hotmail, Gmail, Yahoo, en vous créant un compte sur chacune de ces messageries.