L'emailing présente de nombreux avantages : il est rentable, traçable, et mesurable. Le succès des campagnes d'emailing a néanmoins posé des questions déontologiques, qui ont entraîné le durcissement de la loi française en matière de protection des droits et données personnelles des internautes.
Emailing : comment respecter le RGPD ?
La législation emailing impose de respecter le Règlement général sur la protection des données, ou RGPD. Pour rappel, le RGPD fixe les obligations des entreprises en matière de traitement des données personnelles des citoyens européens. Il est donc impératif de mettre en œuvre toutes les pratiques et tous les moyens nécessaires pour respecter les exigences de cette réglementation, y compris pour les campagnes emailing.
L'opt-in, une règle obligatoire en BtoC
Parmi les règles à respecter en matière de législation emailing pour une entreprise, le consentement du destinataire est fondamental. Cet accord doit être libre et volontaire. Cela signifie que vous devez intégrer, dans le formulaire de contact de votre site, la fameuse case à cocher indiquant que l'internaute souhaite recevoir vos e-mails.
Son accord doit également être conscient : l'internaute doit savoir ce que vous allez lui envoyer lorsqu'il accepte de recevoir vos e-mails. Précisez s'il s'agit de newsletters, publicités, actualités, promotions, etc. Enfin, vous devez indiquer à l'internaute l'utilisation que vous comptez faire de son adresse e-mail.
Cette notion de consentement préalable, qui définit la réglementation relative à l'emailing, repose sur l'article 34-5 du Code des postes et télécommunications, qui interdit la prospection directe utilisant les coordonnées d'une personne physique sans son autorisation préalable.
L'opt-in est obligatoire en BtoC, c'est-à-dire lorsque vous vous adressez au grand public. En ce qui concerne vos contacts professionnels, cette autorisation n'est pas nécessaire si votre message est en rapport avec votre profession, ce qui nous amène à l'opt-out.
L'opt-out, un droit d'opposition pour tous
La loi relative à l'emailing fait mention de l'opt-out, soit l'acte de désinscription. Celui-ci consacre, dans la réglementation, le droit d'opposition a posteriori à recevoir des courriers électroniques, via l'intégration dans chacun de vos mails de liens de désabonnement. Qu'il s'agisse de vos cibles BtoC ou BtoB, en tant qu'entreprise, vous devez leur laisser la liberté de se désinscrire de vos campagnes à tout moment.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) précise dans la loi de mars 2005 que « des personnes physiques peuvent être prospectées par courrier électronique à leur adresse électronique professionnelle sans leur consentement préalable, si le message leur est envoyé au titre de la fonction qu'elles exercent dans l'organisme privé ou public qui leur a attribué cette adresse ».
La législation en matière d'emailing BtoB
La loi sur l'Économie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004) autorise la prospection directe par emailing et sans autorisation préalable si vous vous adressez à des collectivités, entreprises ou associations enregistrées à l'INPI ou l'Insee, qu'on appelle également « personnes morales ».
La collecte « loyale » de vos contacts
Parmi les règles à respecter en matière de législation emailing, la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 vous oblige à déclarer à la Cnil vos fichiers d'adresses e-mail, et à justifier leur collecte « loyale ». Est considérée comme « déloyale » la collecte des adresses dans les chats, forums, listes de diffusion, annuaires, sites web – notamment à des fins marketing – sans que les personnes concernées n'en soient informées.
De manière générale, pensez à vérifier la validité des adresses e-mail de vos nouveaux inscrits, en leur envoyant un lien de confirmation à cliquer pour finaliser leur inscription à votre emailing.
Quelles mentions légales doit comporter un mail ?
En matière de législation d'emailing, pour bien rédiger un e-mail, certaines données et certains éléments doivent apparaître obligatoirement – ou sont recommandés – dans vos courriers électroniques.
Le lien de désabonnement
Comme expliqué précédemment, en tant qu'expéditeur, vous devez intégrer un lien de désabonnement dans chacun de vos mails. Veillez à rendre ce lien correctement visible et lisible. Dans le cas contraire, vous vous exposeriez à des plaintes qui pourraient vous discréditer auprès des fournisseurs d'accès à Internet (FAI).
Les coordonnées d'expéditeur
Dans le cadre d'un envoi de mail, certaines informations permettant l'identification de l'expéditeur doivent apparaître clairement :
- nom de la société ;
- logo ;
- adresse postale ;
- numéro de téléphone ;
- adresse mail de contact.
Toutes ces informations offrent une plus grande transparence, rassurent vos contacts et, plus simplement, leur donnent une opportunité de vous contacter facilement.
Les mentions Cnil
Dans vos courriers électroniques, vous devez également intégrer les mentions Cnil obligatoires et, si vous en possédez un, votre numéro de déclaration Cnil. Les destinataires de vos e-mails sauront que vous êtes un expéditeur professionnel, fiable, sérieux et digne de confiance.
Un lien miroir
Vous avez la possibilité d'intégrer à vos courriels des liens miroirs. La mise en place de ces liens permet à vos destinataires d'ouvrir le contenu de votre emailing dans un navigateur.
En effet, les boîtes de réception de messagerie n'interprètent pas tous les encodages de la même manière. Il n'est donc pas rare qu'un message ne s'affiche pas correctement. Il est conseillé de placer ce lien miroir tout en haut de votre mail.
Une proposition d'ajout au carnet d'adresses
Vous avez également la possibilité d'ajouter, en haut de votre mail, une mention du type « Ajoutez notre e-mail à votre carnet d'adresses ». On appelle également cela la « liste verte ». Vos destinataires peuvent ainsi vous inscrire en tant que contact privilégié. Une démarche positive pour votre marque et votre réputation, notamment dans une logique commerciale. Et pour cause, l'emailing offre une parfaite maîtrise de votre visibilité et un fort potentiel de conversion.