La gestion documentaire est un casse-tête pour les petites entreprises, qui croulent sous les papiers au quotidien :

  • factures, devis, contrats, notes de frais
  • courriers, documents et formulaires administratifs
  • rapports, notes internes, publications commerciales...

Sans compter le risque de perdre ses fichiers qui peut perturber l'activité de l'entreprise, voire menacer son existence en cas d'incendie ou de dégât des eaux.

Comment gérer ses documents papiers ?

Heureusement, nous sommes dans l'ère de la numérisation ! Dématérialiser toute sa documentation et la conserver sur un ordinateur, une clé USB ou un disque dur permet de sécuriser l'activité de l'entreprise en cas d'incendie, de vol ou de perte.

Toutefois, on ne peut échapper à des risques malencontreux, comme le piratage informatique, les virus ou toute autre forme de panne.
Or, des solutions performantes existent pour numériser, classer, archiver et retrouver en un clin d'oeil tous les documents nécessaires à la bonne gestion de votre entreprise.

Dans le langage courant, il s'agit de scanner tous vos documents, pour pouvoir les sauvegarder et les consulter sur un ordinateur ou un appareil embarqué. Il ne suffit pas d'un scanner standard pour optimiser le résultat. Optez plutôt pour la numérisation virtuelle. Non seulement, vous gagnerez du temps, mais également de l'espace et de l'argent. La numérisation en ligne vous permet de stocker plusieurs documents à la fois et de les retrouver par simple mot-clé plus tard.

Ces outils de numérisation en ligne s'adaptent aux différents types de documents à conserver.

Comment choisir son outil de numérisation en ligne ?

Dans un premier temps, il faut savoir que la numérisation en ligne est un système de Cloud computing. Vos documents seront protégés contre toute menace. Les éléments incontournables d'un bon outil de numérisation :

  • qualité irréprochable
  • sécurité optimale
  • accès et consultation rapide
  • répertoire pratique

L'offre " numérisation & archivage " du cloud pro d'Orange présente de nombreux atouts sur le marché des professionnels :

  • numérisation à partir de votre scanner
  • archivage automatique de factures ou documents de plus de 300 " collecteurs " au choix
  • analyse et indexation automatique des documents archivés dans votre coffre-fort électronique
  • correspondance de l'étiquetage avec votre classement des originaux papiers en boite archive
  • récupération facile des documents archivés pour une copie, une impression ou un envoi par mail

Voyez par vous-même l'efficacité de la numérisation virtuelle, en essayant gratuitement l'offre " numérisation & archivage " pendant 30 jours, sans engagement bien sûr.