Le taux de prélèvement
Lors de la déclaration de leurs revenus de 2017, vos salariés prendront connaissance du taux de prélèvement qui s'appliquera à leurs salaires en janvier 2019.
Un taux personnalisé
Si ce n'est déjà fait, vos salariés vont prochainement déclarer leurs revenus de 2017. À cette occasion, l'administration fiscale va calculer le taux de prélèvement qui s'appliquera à leurs salaires à partir de 2019. Ce taux, dit « personnalisé », est déterminé par foyer fiscal et tient compte de la situation familiale, des revenus et des charges du salarié, mais pas de ses réductions et crédits d'impôt. Il se calcule à partir de la formule savante suivante :[IR x (RNI PAS / RNI)] / R.- IR correspondant à l'impôt avant réductions et crédits d'impôt ; - RNI PAS au revenu net imposable entrant dans le champ d'application du prélèvement ; - RNI au revenu net global imposable ; - et R aux revenus soumis au prélèvement (avant déduction des frais professionnels).Et attention, ce taux de 6,85 % ne tient pas compte des réductions et crédits d'impôt. Il générera donc un prélèvement plus élevé que celui que vos salariés auraient connu si le régime actuel de la mensualisation avait été conservé. Les réductions et crédits d'impôt ne seront régularisés qu'en septembre de l'année suivante. Un effet négatif sur la trésorerie de vos salariés qui ne sera que partiellement corrigé par le versement, en mars de chaque année, d'un acompte de 30 % des crédits d'impôt relatifs aux frais de services à la personne et de garde de jeunes enfants obtenus l'année précédente.Des options possibles
Le taux ressortant de la formule de calcul ne sera pas forcément appliqué. En effet, les couples mariés ou pacsés, soumis à imposition commune, pourront opter pour des taux différenciés afin de prendre en compte d'éventuelles disparités de revenus.Quant aux salariés qui ne souhaiteront pas que leur taux personnalisé soit connu de leur employeur, ils auront aussi la possibilité de choisir un taux « non personnalisé ». Celui-ci sera déterminé sur la base de la seule rémunération versée par l'entreprise, en fonction d'une grille de taux, correspondant au revenu d'un célibataire sans enfant, publiée par l'administration. Étant précisé que si ce taux conduit à un prélèvement moins important que le taux personnalisé, le salarié devra régler la différence directement auprès de l'administration fiscale.Point important, les salariés devront demander ces changements de taux auprès de l'administration fiscale, et non de l'employeur.
L'information des salariés
Veillez à informer d'ores et déjà vos salariés sur l'instauration du prélèvement à la source.
Vos salariés auront bientôt connaissance de leur taux de prélèvement et des options possibles lors de leur déclaration de revenus en ligne ou au moment de la réception de leur avis d'imposition. Une communication qui suscitera par la suite de nombreuses questions. Afin d'éviter la multiplication des sollicitations, il est fortement recommandé d'informer sans attendre vos salariés sur l'instauration du PAS et ses conséquences pratiques, même si vous n'avez aucune obligation légale en la matière. Vous pourrez ainsi leur rappeler que leur interlocuteur pour toute question fiscale reste la DGFiP !
3 mois d'essai
Si vous anticipez suffisamment, vous pourrez faire préfigurer le prélèvement à la source sur les bulletins de paie de vos salariés des mois d'octobre, novembre et décembre 2018.
Le taux de prélèvement applicable à chaque salarié vous sera transmis par l'administration fiscale via la déclaration sociale nominative (DSN). Plusieurs modifications doivent donc être apportées à votre logiciel de paie. Vous devez en conséquence vous assurer dès à présent que votre éditeur est engagé dans ce chantier afin d'être opérationnel dans les délais. Anticiper l'adaptation de votre logiciel de paie vous permettra également de réaliser une préfiguration du PAS, c'est-à-dire une simulation du montant du prélèvement sur les bulletins de paie de vos salariés.Concrètement, si votre logiciel est adapté au PAS à l'été 2018, vous pourrez recevoir, dès septembre 2018, les taux de prélèvement de vos salariés et simuler le PAS sur les bulletins de paie des mois d'octobre, novembre et décembre 2018. Une anticipation conseillée afin, d'une part, de vérifier l'efficacité de votre logiciel de paie et, d'autre part, de sensibiliser vos salariés à la réforme.
La mise en œuvre du prélèvement à la source
C'est à vous, employeur, qu'il reviendra de prélever l'impôt sur le revenu de vos salariés et de le reverser à l'administration fiscale.
Prélever la retenue à la source en appliquant le taux de prélèvement du salarié et la reverser au fisc relèvera de votre responsabilité. En pratique, vous recevrez le taux de prélèvement de chacun de vos salariés via le « compte rendu métier » (CRM) qui vous sera retourné suite au dépôt de votre DSN. Si aucun taux n'est transmis, vous devrez utiliser la grille de taux par défaut. Le taux de chaque salarié devra ensuite être appliqué à son salaire net imposable. Puis, vous devrez reverser le prélèvement à l'administration quelques jours après le paiement du salaire. Ce délai sera variable selon la taille de votre entreprise. Ainsi, les reversements devront intervenir :- le 8 du mois suivant pour les entreprises de plus de 50 salariés dont la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 5 du mois ;- le 18 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés dont la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 15 du mois.Par exception, les entreprises de moins de 11 salariés pourront, sur option, procéder à un reversement trimestriel.Dans cette optique, vérifiez, avant la fin de l'année, que vous avez déclaré sur le site impots.gouv.fr, dans votre espace professionnel, les coordonnées bancaires du compte que vous utiliserez pour le reversement du prélèvement. Et pensez aussi à adresser à votre banque le mandat Sepa correspondant, complété et signé.Comme vous pouvez le constater, votre nouveau rôle de collecteur de l'impôt nécessite de bien se préparer en amont.