Le Shadow IT désigne l'utilisation, en entreprise, de logiciels, services cloud ou matériels non validés par la DSI, souvent à l'initiative des collaborateurs pour gagner en efficacité ou contourner des contraintes informatiques. Ce phénomène, largement amplifié par la généralisation du cloud et du télétravail, expose les organisations à de nouveaux risques en matière de sécurité et de conformité, mais peut aussi encourager agilité et innovation. Tout ce qu'il faut savoir sur le Shadow IT.
Shadow IT : de quoi parle-t-on ?
Le Shadow IT, ou informatique fantôme, regroupe tout logiciel, matériel ou service informatique utilisé dans une entreprise sans la validation du département informatique. Ce phénomène n'est pas le fait de logiciels malveillants, mais il naît de l'initiative des employés qui adoptent des outils pour pallier un manque ou simplifier une tâche, sans en référer à la hiérarchie.
Essor du télétravail et solutions cloud
Ce phénomène s'est accéléré avec la généralisation du télétravail, le recours au cloud et la facilité d'accès aux plateformes SaaS (Software as a Service). L'usage de plateformes de messagerie, de stockage, de gestion de projet ou de visioconférence non homologuées, par exemple, font partie des nouvelles formes de Shadow IT. L'IA, avec ses outils en licence libre, s'inscrit aussi dans cette tendance.
L'explosion du Shadow IT en chiffres
D'après les prévisions de l'entreprise américaine Gartner publiées dans son rapport 2025, 75 % des employés devraient acquérir ou créer des technologies " shadow " d'ici 2027, contre 41 % en 2022.
Aussi, un rapport 2025 du cabinet Frost & Sullivan révèle que 80 % des salariés ont déjà recouru à une solution informatique non validée par leur direction informatique, notamment suite à l'essor du télétravail.
Enfin, en France, 58 % des utilisateurs d'IA générative déclarent avoir contourné les politiques officielles en entreprise, parfois en dépit de restrictions explicites, des chiffres issus d'une enquête YouGov pour Salesforce datant de novembre 2023.
Quels sont les risques du Shadow IT pour les entreprises ?
Le Shadow IT implique plusieurs risques majeurs, qui concernent autant la sécurité que la conformité réglementaire et l'efficacité opérationnelle :
- Perte de visibilité et de contrôle IT : la DSI ne peut pas surveiller les applications non officielles, laissant des vulnérabilités non corrigées et augmentant la surface d'attaque pour les cybercriminels.
- Données non sécurisées : des données sensibles ou confidentielles peuvent être accessibles, stockées ou transmises via des canaux non protégés, échappant aux sauvegardes et à la gestion centrale.
- Risque réglementaire et conformité : l'utilisation d'applications non autorisées peut entraîner le non-respect des réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données. Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) définit des règles strictes pour la collecte, le stockage et le traitement des données personnelles sensibles. L'entreprise est juridiquement responsable des données qu'elle traite et le Shadow IT peut être une source de violations, entraînant des sanctions et des amendes financières.
- Inefficacité opérationnelle : les applications non référencées peuvent perturber les workflows, compliquer les intégrations et générer des conflits entre différents services ou bases de données.
Quels avantages au Shadow IT ?
Bien que les risques soient considérables, le Shadow IT possède des avantages que les entreprises ont tout intérêt à prendre en compte. Il révèle souvent une volonté d'innovation et une soif d'agilité de la part des collaborateurs. Focus sur les principaux atouts :
- Agilité et réactivité : le Shadow IT est le signe que les employés cherchent des solutions pour améliorer leur productivité et leur efficacité. Il permet aux équipes d'adopter de nouvelles technologies plus rapidement que ne le ferait un processus de validation interne.
- Innovation : en utilisant de nouveaux outils, les employés peuvent découvrir des solutions innovantes et plus adaptées à leurs besoins. Le Shadow IT peut être une source d'innovation pour l'entreprise si celle-ci parvient à canaliser et à intégrer ces outils.
- Flexibilité : le Shadow IT offre aux employés la liberté d'utiliser des outils qu'ils connaissent déjà et qu'ils apprécient, ce qui peut améliorer leur satisfaction au travail et leur motivation.
Quelles solutions face au Shadow IT ?
La meilleure approche face au Shadow IT n'est pas de l'interdire, mais plutôt de le gérer et de le maîtriser. L'idée est de transformer un risque potentiel en une opportunité de croissance et d'agilité. Pour cela, il faut bien veiller à établir un cadre clair, tout en sensibilisant les équipes.
Établir une politique claire et partagée
La première étape consiste à définir une politique IT claire et explicitement communiquée à tous les collaborateurs, précisant les règles d'usage des outils informatiques, les procédures d'approbation pour toute nouvelle application, et les impacts du Shadow IT sur la sécurité de l'entreprise. Cette politique doit être co-construite entre les équipes IT et les métiers, pour trouver un équilibre entre contrôle et autonomie.
Définir et appliquer des normes de sécurité rigoureuses
Il est essentiel d'imposer des normes de sécurité adaptées aux différents types d'applications et d'accès, que ce soit pour les solutions cloud, mobiles, ou internes. Cela inclut la mise en place de contrôles d'accès, des règles de chiffrement, une gestion des identités efficace, ainsi que des processus de mise à jour et de maintenance réguliers.
Mener un inventaire exhaustif des outils utilisés
Pour maîtriser le Shadow IT, les entreprises doivent cartographier en continu leurs actifs numériques via des audits réguliers et des outils spécialisés. Menez un inventaire des outils utilisés par vos employés. Cette démarche vous permet d'identifier les applications " fantômes " et de comprendre les besoins de vos équipes. En ayant une vision claire de ces usages, vous pouvez alors proposer des solutions de remplacement plus sécurisées et adaptées, tout en valorisant la proactivité de vos collaborateurs.
Sensibiliser et former les employés
Faites de vos employés des partenaires de votre stratégie de sécurité. Sensibilisez-les aux risques du Shadow IT et formez-les aux bonnes pratiques de cybersécurité. Apprenez-leur à reconnaître les applications et services non sécurisés, et à qui s'adresser en cas de doute. La formation est un investissement qui transforme vos collaborateurs en première ligne de défense contre les menaces.
Utiliser des solutions technologiques avancées
Pour reprendre le contrôle, les entreprises gagnent à s'appuyer sur des outils de supervision et de contrôle automatisés, comme les courtiers d'accès au cloud (CASB), les plateformes de cybersécurité à base d'intelligence artificielle ou les systèmes de contrôle des accès (IAM). Ces solutions offrent une visibilité en temps réel et un contrôle des usages, en limitant le Shadow IT et en facilitant l'innovation.