Rédiger un mail professionnel, tout le monde est amené à le faire au quotidien, auprès de clients de l'entreprise, de fournisseurs, de prestataires extérieurs ou de collaborateurs. Mais, pourtant, les erreurs peuvent être nombreuses dans un simple courrier électronique. Voici quelques conseils pour vous aider à bien rédiger vos e-mails professionnels.

Quel objet dans un mail professionnel ?

Bien rédiger un mail professionnel implique d'accorder une importance toute particulière à l'objet du courriel. Pourquoi ? Car il s'agit du premier élément que votre destinataire va lire, avant même le contenu du message.

Il convient donc de soigner l'objet pour inciter votre interlocuteur à lire votre e-mail, l'interpeller et, surtout, éviter de voir votre message électronique partir directement à la corbeille. Votre destinataire doit comprendre immédiatement de quoi il s'agit, sans avoir à ouvrir le contenu de votre mail professionnel.

L'objet du mail doit rester concis et explicite, et tenir en 5 à 6 mots maximum. De préférence, il doit uniquement contenir les mots-clés de votre projet, ou du motif de votre demande. Utilisez plutôt des verbes à l'infinitif et évitez les mots de liaison et les articles.

Oubliez les objets simples et vagues de type « Informations », « Réunion » ou « Question ». Choisissez plutôt une phrase courte et claire, comme :

  • Compte-rendu réunion 11 juillet ;
  • Urgent : maintenance informatique 10-11h ;
  • Candidature vendeur, Paul BERNARD…

Comme les objets des e-mails doivent résumer simplement le contenu de vos messages, il peut être pertinent de les rédiger en dernier, pour retranscrire de manière plus précise l'idée générale.

Quelles formules de politesse employer dans un mail professionnel ?

Au moment de rédiger un mail professionnel, pensez à adapter les formules de politesse en début et fin de message en fonction de votre interlocuteur et de votre degré de proximité.

La formule d'appel

La formule d'appel est primordiale dans les e-mails professionnels. C'est la première phrase que lira le destinataire, après l'objet du courrier. Comme lors d'une rencontre physique, il convient donc de présenter vos salutations à votre interlocuteur. Cette phrase débute – évidemment – par une majuscule et se termine par une virgule, suivie d'un saut de ligne avant d'entamer votre message.

Comme expliqué ci-dessus, la formule d'appel va dépendre de la relation que vous entretenez avec la personne, et de la nature formelle – ou non – de votre message. Vous ne saluerez pas un collègue dont vous êtes proche de la même manière qu'un client ou un supérieur hiérarchique.

Vous pouvez ainsi opter pour :

  • « Madame/Monsieur », si vous ne connaissez pas le nom et/ou le titre de votre interlocuteur ;
  • « Madame la directrice/Monsieur le directeur », si vous vous adressez à un supérieur hiérarchique ou un interlocuteur dont vous connaissez le titre/la fonction ;
  • « Bonjour Madame/Monsieur Durand », si vous écrivez à un client, un fournisseur ou un prestataire dont vous connaissez le nom ;
  • « Bonjour Marie/Pierre », si vous vous adressez à un collègue.

Évitez d'écrire un simple « Bonjour » s'il s'agit d'une première prise de contact avec votre interlocuteur, d'autant plus dans un cadre formel. Il est préférable d'opter pour « Cher/Chère », « Madame/Monsieur » ou « Madame la directrice/Monsieur le directeur », avec le titre adéquat.

La formule de politesse

S'il faut soigner le début de votre mail professionnel, il en va de même pour la formule de politesse finale, qui va clôturer votre message. Cette formule se veut généralement courte et se termine par une virgule, avant votre signature.

Là encore, la formule de politesse est à adapter en fonction de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur :

  • « Respectueusement », pour des salutations formelles avec un destinataire que vous ne connaissez pas, dont vous connaissez le titre, pour une institution ou une administration ;
  • « Sincères salutations » ou « Salutations distinguées », pour conclure un mail formel ;
  • « Cordialement », la formule la plus traditionnelle pour des échanges aussi bien formels qu'informels ;
  • « Bien à vous », si vous connaissez déjà bien le destinataire.

Évitez les expressions trop familières et les formules de politesse abrégées – comme « Cdt » à la place de « Cordialement » – car elles pourraient être perçues comme des manques de respect, voire de professionnalisme, vis-à-vis de certains destinataires.

Comment rédiger le corps du mail ?

Un bon mail professionnel est avant tout un mail court et clair. Il doit aller droit au but et énoncer clairement à votre interlocuteur le motif de votre message. Évitez autant que possible les courriels trop longs : les informations essentielles pourraient se retrouver « noyées » dans le flot de texte, et le destinataire risquerait de simplement survoler le courrier électronique.

Le début du mail

S'il s'agit d'une première prise de contact, prenez le temps de vous présenter simplement en précisant votre nom et votre fonction au sein de l'entreprise. Si vous vous êtes déjà entretenu avec la personne, cette étape n'est pas nécessaire.

Dès le début du mail, énoncez clairement la raison de votre message. Si le courriel fait suite à un précédent échange, replacez le contexte rapidement, en une phrase. Par exemple, « À la suite de notre échange du 12 mai, je reviens vers vous concernant la facture N°XXXX ».

La structure du mail

À l'image d'un article sur votre blog professionnel, adoptez une structure en pyramide inversée : positionnez les informations clés en début de mail, puis déroulez les autres informations par ordre d'importance. D'autant que la première partie d'un e-mail reste généralement la plus lue.

Le texte que vous rédigez doit être concis, composé de phrases courtes. N'hésitez pas à aller souvent à la ligne et à mettre en gras les informations importantes pour assurer un meilleur confort de lecture à votre destinataire, surtout s'il utilise un smartphone.

La clôture du mail

Enfin, avant la formule de politesse finale (voir ci-dessus), vous devez clôturer le corps de votre mail en résumant clairement le message principal, et en informant le destinataire d'éventuelles suites à donner. Si besoin, c'est dans cette dernière partie que vous pouvez poser vos questions ou exprimer clairement d'éventuelles requêtes qui appelleraient une réponse.

Quelle signature pour un mail professionnel ?

La signature d'un mail professionnel est importante. Elle doit comprendre l'ensemble des informations nécessaires à votre interlocuteur pour pouvoir vous recontacter sur différents canaux :

  • nom et prénom ;
  • fonction ;
  • nom de l'entreprise ;
  • téléphone fixe et/ou portable ;
  • site web de l'entreprise ;
  • réseaux sociaux.

Insérer un lien vers vos réseaux – notamment LinkedIn – ou votre site web peut toujours servir à faire votre publicité, ou encore à créer du lien avec vos interlocuteurs. Cela reste un outil marketing et de communication comme un autre, pour mettre en avant des événements ou un nouveau produit / service.

Gardez en tête que la signature habille votre mail et doit donc être esthétique. Ainsi, n'hésitez pas à l'accompagner d'un visuel : le logo de l'entreprise, une image, ou même votre photo.

Avant l'envoi

Après toutes ces étapes, accordez une attention toute particulière à la relecture du texte. Un mail professionnel contenant des fautes d'orthographe laisse apparaître un manque de sérieux et de crédibilité, et ne renvoie pas une bonne image de l'entreprise. Il serait dommage que tout votre travail pâtisse d'une faute d'inattention.

Vérifiez que vous avez ajouté tous les destinataires, votre objet et votre pièce jointe. Évitez toutefois de mettre trop de destinataires en copie : votre mail risquerait de tomber directement dans les spams. Et, en cas de pièces jointes, n'envoyez pas de fichier trop volumineux : à partir de 2 Mo, certaines messageries bloquent les courriers électroniques.

Enfin, envoyez vos mails avec une adresse mail personnalisée et pro. Cela peut paraître évident, mais un courriel provenant d'un expéditeur inconnu peut interroger, voire terminer dans les spams. Créez et utilisez une adresse mail professionnelle, contenant le nom de domaine de votre entreprise, afin d'être certain que votre message atteigne sa cible et soit lu.

Tous ces éléments vérifiés, votre e-mail professionnel est prêt à être envoyé !