Optimiser les trajets et le temps de travail, réduire la consommation de carburant, être alerté en cas de vol de voiture… localiser la position géographique des véhicules, par exemple grâce à un traceur GPS en temps réel offre de nombreux avantages.
L'utilisation de dispositifs de géolocalisation des véhicules par l'entreprise, toutefois, risque d'empiéter sur la vie privée des salariés. La loi fixe des règles pour respecter l'équilibre entre productivité de l'entreprise et vie privée des salariés.
Les enjeux de la géolocalisation des véhicules d'entreprise
De nombreuses entreprises utilisent des dispositifs de géolocalisation pour leur flotte automobile dans un enjeu de productivité. C'est ainsi qu'un employeur peut optimiser les tournées commerciales de ses VRP, par exemple.
Dans certains secteurs d'activité, la mise en place de la géolocalisation de la flotte de véhicules des salariés sert un enjeu de service client. Géolocaliser le véhicule d'un livreur ou d'un réparateur, par exemple, permet à l'entreprise d'avertir les clients de l'arrivée du prestataire.
La technologie est vertueuse, mais peut entraîner des dérives. Suivre les véhicules en temps réel à l'aide d'un système GPS, peut conduire à placer les salariés sous surveillance. Le cas échéant, les libertés individuelles et la vie privée des salariés sont en péril. C'est pourquoi la loi fixe des règles.
Le cadre légal d'utilisation des dispositifs de géolocalisation des véhicules d'entreprise
- L'article L1121-1 du Code du travail impose deux conditions. L'utilisation d'un dispositif de géolocalisation doit être justifiée, et proportionnée.
- Lorsque la géolocalisation entraîne la collecte de données personnelles du salarié, l'employeur doit se conformer au RGPD pour la gestion de ces données.
Utilisations autorisées et interdites des dispositifs de géolocalisation
La CNIL liste les utilisations autorisées et interdites des dispositifs de géolocalisation, dans le respect des principes de justification et de proportionnalité. Vous pouvez géolocaliser vos véhicules d'entreprise :
- Dans le cadre d'activités de transport de personnes ou de biens. La géolocalisation du véhicule dans ce contexte permet de justifier les trajets et leur facturation.
- Dans un enjeu de sécurité des personnes ou des biens. Des technologies permettent à cet égard de localiser les véhicules d'entreprise en cas de vol.
- Dans un objectif d'allocation des moyens de l'entreprise. Une entreprise de dépannage, par exemple, identifie ainsi le véhicule le plus proche pour intervenir.
À titre subsidiaire, la géolocalisation peut être utilisée pour contrôler le respect des règles et suivre le temps de travail. Ces deux derniers cas d'utilisation de la géolocalisation doivent néanmoins faire l'objet de précautions accrues. La CNIL précise à cet égard que vous ne pouvez pas géolocaliser vos véhicules d'entreprise pour :
- Vérifier que les salariés respectent les limitations de vitesse.
- Contrôler vos salariés en permanence. Il est interdit, notamment, d'activer le dispositif de géolocalisation d'une voiture de fonction en dehors du temps de travail d'un salarié. Cette règle est particulièrement importante pour préserver les libertés individuelles et le droit à la vie privée de vos salariés.
La procédure à respecter pour équiper les véhicules de dispositifs de géolocalisation
- Consultation du CSE dans les entreprises de plus de 11 salariés.
- Inscription dans le registre des traitements : si la géolocalisation entraîne la collecte de données personnelles, vous devez documenter le système dans votre registre des traitements, conformément au RGPD.
- Information des salariés : le Code du travail vous impose de prévenir individuellement chaque salarié avant d'équiper son véhicule d'un dispositif de géolocalisation.
L'information des salariés est cruciale. Vous devez notamment indiquer : les objectifs de la géolocalisation, le détail des données qui sont collectées par le dispositif et la durée de conservation des données de géolocalisation, fixée par la CNIL à 2 mois maximum.
Géolocalisation des véhicules d'entreprise : que dit la jurisprudence ?
En 2023, les juges ont eu l'occasion de se prononcer sur l'utilisation de dispositifs de géolocalisation de véhicules par des entreprises. Il en ressort 2 enseignements majeurs :
- La géolocalisation du véhicule doit être utilisée conformément aux objectifs indiqués au salarié. Si un employeur géolocalise un véhicule dans un objectif de sécurité, il ne peut utiliser le dispositif pour contrôler la durée de travail du salarié.
- Le fait de contrôler la localisation du salarié en dehors de son temps de travail, via un dispositif de géolocalisation de véhicule, porte atteinte à la vie privée du salarié.