De nombreux risques externes peuvent menacer votre entreprise et mettre à mal la poursuite de l'activité : une panne informatique, mais également une crise sanitaire comme celle du Covid, une catastrophe naturelle ou un sinistre. Ces risques sont d'ailleurs de plus en plus fréquents - notamment les catastrophes naturelles en lien avec le réchauffement climatique. C'est pourquoi le Gouvernement recommande aux dirigeants d'entreprise de prévoir à la fois un Plan de reprise d'activité (PRA) et un Plan de continuité d'activité (PCA) pour anticiper les perturbations.
Proches d'un point de vue formel, la différence majeure entre un PCA (Plan de continuité d'activité) et le PRA (Plan de reprise d'activité) se trouve essentiellement dans l'objectif final.
Le Plan de continuité d'activité (PCA) pour une approche proactive
Dispositif de stratégie préventive, le PCA fait référence à un document qui dresse l'ensemble des procédures à appliquer en cas de perturbations pouvant ralentir l'activité de votre entreprise.
Autrement dit, le PCA (Plan de continuité d'activité) permet d'identifier les multiples scénarios de crises possibles pour une entreprise, et liste des étapes à suivre pour que l'activité puisse continuer sans interruption afin de limiter les risques (économiques, financiers etc.) pour la société.
Le Plan de reprise d'activité (PRA)
Similaire au PCA, le PRA se concentre néanmoins sur les procédures de reprise rapide de l'activité de l'entreprise si les perturbations causent un arrêt total de l'activité. Par conséquent, en cas de crise causant l'arrêt de l'activité, le PRA fournit des directives claires et détaillées sur les étapes à suivre pour rétablir rapidement les opérations critiques, minimiser les pertes financières et protéger la réputation de l'entreprise.
Pour protéger les ressources critiques
D'abord, gardez à l'esprit que les PCA (Plan de continuité d'activité) et PRA (Plan de reprise d'activité) ne sont pas obligatoires d'un point de vue légal. En revanche, il est recommandé d'en prévoir pour protéger votre activité, mais également vous protéger en tant qu'employeur puisque certaines opérations et ressources ne peuvent pas être interrompues sans conséquences graves pour la santé de votre entreprise.
C'est notamment le cas des “ressources critiques” d'une entreprise qui - bien que différentes dans chaque organisation - sont généralement divisées en plusieurs catégories d'après le Guide de PCA/PRA du Gouvernement :
- les infrastructures : locaux, bureaux, bâtiments, véhicules… ;
- les systèmes d'information : serveur, hébergeurs, ordinateurs, smartphones, messagerie professionnelle, routeur Wi-Fi… ;
- les ressources humaines : employés, prestataires externes… ;
- les ressources intellectuelles et immatérielles : données, stratégies… ;
- les prestations externes : eau, énergie, produits chimiques, matières premières…
Autrement dit, en préparant un PCA/PRA en bonne et due forme, vous vous donnez plus de chance de protéger chacune des ressources critiques de votre entreprise et pouvez répondre aux besoins de continuité ou de reprise en cas de crise.
Pour gagner en agilité en cas de crise
La mise en place d'un PCA et d'un PRA permet à l'entreprise, et plus spécifiquement à vos équipes, une plus grande agilité pour faire face aux risques importants. En appliquant des procédures cohérentes, vous êtes capables d'ajuster rapidement les opérations en fonction des conditions, vous limitez les pertes financières de votre entreprise et minimisez l'impact sur vos ressources humaines par exemple.
Lister les activités à risque
Pour mettre en place un PCA ou pour un PRA, il est essentiel de prioriser les activités de l'entreprise qui sont le plus susceptibles d'être affectées par des sinistres.
Pour mener à bien cette mission de priorisation des activités de votre entreprise, vous devez principalement :
- hiérarchiser l'ensemble des processus métier (les parties opérationnelles, financières, informatiques…) ;
- noter s'il existe des dépendances entre plusieurs processus ;
- identifier les différentes sources de risques pour chaque processus.
Anticiper les scénarios de crise
Les PCA (Plan de continuité d'activité) et PRA (Plan de reprise d'activité) doivent illustrer plusieurs scénarios de crise pour les activités à risque, mais également pour l'ensemble des processus qui contribuent à faire tourner l'activité de votre entreprise. Vous pouvez par exemple prendre plusieurs cas :
- le scénario de la cyberattaque avec des failles de sécurité engendrant notamment le problème d'accès au cloud et aux données ;
- le scénario de la panne électrique prolongée ;
- le scénario d'une panne des serveurs avec un enjeu de sauvegarde du système informatique et des données ;
- le scénario d'un sinistre lié à une catastrophe naturelle (inondation, incendie…) ;
- le scénario de la grève.
En fonction de chaque scénario, vous dressez dans le PCA et le PRA de votre entreprise une liste d'étapes à suivre pour permettre le maintien de l'activité (PCA) ou pour reprendre l'activité le plus rapidement possible (PRA) avec les solutions appropriées.
Sensibiliser ses équipes
Vos collaborateurs doivent savoir ce que sont les PCA et les PRA, et connaître le contenu global de chacun dans le cadre de votre activité.
Par conséquent, vous pouvez :
- organiser des sessions de formation avec vos salariés sur le sujet ainsi que des exercices de simulation ;
- utiliser vos canaux de communication interne pour partager des informations sur les PCA/PRA de votre entreprise et leurs mises à jour ;
- encourager les collaborateurs qui s'impliquent dans le processus via un bonus.
Organiser des tests et des simulations
Afin de vérifier si les plans établis dans votre entreprise sont efficaces et fonctionnent comme prévu, il est nécessaire d'organiser ponctuellement des tests. Ces derniers permettent de détecter les éventuelles lacunes et de les corriger avant une véritable crise, évitant ainsi des problèmes de fonctionnement dans votre infrastructure et des erreurs coûteuses comme des pertes de données.
De même, les simulations aident à évaluer si les ressources prévues dans le PRA et le PCA de votre entreprise sont adéquates pour bien gérer ce moment.
Faire des mises à jour et des audits
Enfin, pour veiller au bon maintien de l'efficacité de vos plans de continuité et de reprise d'activité, vous êtes tenu de faire des mises à jour régulièrement sur la base d'audits. Si cela est surtout valable en cas de changements opérationnels dans la société, il est néanmoins recommandé d'en faire sur une base régulière afin d'identifier d'éventuels nouveaux risques pour l'activité de votre entreprise.
En somme, les audits permettent de vous assurer que les PCA et PRA en vigueur dans votre entreprise sont toujours en cohérence avec votre activité. Pensez aussi à diffuser l'information auprès de vos équipes en cas de nouvelles mesures à mettre en place lors d'une situation d'urgence.
D'un autre point de vue, les mises à jour et les audits démontrent l'engagement continu de la direction envers la gestion de crise dans l'organisation de l'entreprise. Cela renforce la culture de la préparation aux crises au sein de l'entreprise et favorise la participation active de toutes les parties prenantes.
Une réduction des parts de marché
Si vous ne prévoyez pas de PCA/PRA dans votre entreprise, une crise mal gérée peut causer une baisse d'activité ou une interruption totale qui entraînera une absence du produit ou du service sur le marché. Cela a pour conséquence directe de faire chuter les ventes, et donc de baisser le chiffre d'affaires de votre entreprise. Auquel cas, c'est la rentabilité et la compétitivité de votre société qui est affectée.
L'impact financier d'une telle situation, particulièrement pour les entreprises de petite taille, peut mener à des difficultés extrêmes mettant à mal l'avenir de l'entreprise, comme un redressement judiciaire ou à un dépôt de bilan.
La méfiance des clients
Une entreprise qui ne peut pas faire face efficacement à une crise renvoie une image négative qui peut nuire à votre réputation auprès de vos clients en quête d'une relation commerciale de confiance. Cela traduit en effet un manque de fiabilité, et peut inciter les clients à rechercher des alternatives plus stables et préparées pour l'avenir chez vos concurrents.
L'impact sur votre personnel
Si votre entreprise ne peut pas reprendre son activité à 100 % rapidement, vous risquez de créer une situation critique auprès des ressources humaines de votre entreprise qui pourraient se retrouver en situation de chômage technique. Un incident mal anticipé sans PCA/PRA peut donc avoir un impact négatif sur la culture d'entreprise, avec des conséquences psychologiques sur vos équipes non négligeables.
Au-delà, si la crise touche la protection de vos collaborateurs, vous seriez responsable juridiquement et pourriez être condamné si la justice estime que vous n'avez pas anticipé les conséquences d'un sinistre pour votre entreprise et vos employés.
En somme : investir dans le déploiement d'un PCA (Plan de continuité d'activité) et d'un PRA (Plan de reprise d'activité) se révèle être un bouclier essentiel pour les entreprises, les préservant des aléas (perturbations informatiques, sinistres…) tout en leur permettant de maintenir le cap même face aux turbulences afin d'assurer une trajectoire durable vers la sauvegarde et la croissance de l'entreprise.