Véritables alliés des micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs), les logiciels de gestion d'entreprise comportent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour jongler entre les projets, les déclarations et les différents clients. Explorons les différentes solutions gratuites qui vous permettront de mieux gérer votre entreprise en minimisant les tracas administratifs et en maximisant votre productivité.

Un logiciel de comptabilité et de facturation

Produire des factures est obligatoire en micro-entreprise pour justifier chaque transaction. Si vous êtes auto-entrepreneur, nous vous recommandons ainsi d'utiliser un logiciel de comptabilité et de facturation gratuit qui vous permet avec ses fonctionnalités de :

  • créer des factures avec la TVA si vous êtes assujetti ;
  • créer des devis ou des bons de commande ;
  • produire un livre des recettes automatiquement ;
  • suivre l'évolution de votre trésorerie via un tableau de bord ;
  • gérer les stocks.

Ces fonctionnalités de gestion d'entreprise sont disponibles dans les modules de facturation gratuits des outils MyAE, Superindep, Indy, Henrri ou Freebie.

Cette démarche peut vous aider dans la gestion bancaire de vos comptes.

En complément d'un logiciel de facturation gratuit, en tant qu'auto-entrepreneur, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité en ligne qui automatise vos déclarations de cotisations sociales et de TVA à partir d'une dizaine d'euros par mois. Un logiciel de comptabilité inclut généralement un module de facturation. Cela vous permet, en tant qu'auto-entrepreneur, d'avoir un logiciel comprenant 2 solutions pour la gestion de votre micro-entreprise. C'est intéressant, notamment, si vous n'avez pas de comptable.

Un logiciel CRM pour gérer sa relation client

Un outil CRM (Customer relationship management) permet d'organiser efficacement vos relations clients en centralisant les informations des contacts. Une fois les contacts de votre auto-entreprise classés en fonction de leur statut (prospect, nouveau client, client historique…), le logiciel CRM propose de personnaliser les échanges selon les données pour cibler correctement l'interlocuteur avec des messages adéquats.

Sur le marché, on retrouve des outils CRM gratuits comme Hubspot et Monday. Pour des fonctionnalités plus poussées pour votre micro-entreprise, il faudra payer un abonnement à partir d'une quinzaine d'euros par mois.

Un outil efficace de gestion de projet

En micro-entreprise, jongler entre les tâches de vos différents clients demande de la rigueur et de l'organisation. Bonne nouvelle : il existe de nombreux logiciels gratuits pour organiser vos journées d'auto-entrepreneur sereinement comme Trello, Asana et Notion.

Le logiciel de gestion de projet vous invite à planifier vos tâches, à les diviser en plusieurs listes, à rajouter des notes, et à suivre de près l'évolution de chaque projet de votre auto-entreprise via une interface ergonomique.

Un outil de gestion marketing pour votre communication

La visibilité et la réputation sont deux des piliers essentiels qui maintiennent le succès de votre activité en micro-entreprise. Télécharger un logiciel de gestion du marketing et de la communication de votre auto-entreprise est donc judicieux. Ce type de logiciel gratuit de gestion du marketing et de la communication d'un auto-entrepreneur peut prendre différentes formes en fonction de votre activité :

  • un système de gestion de contenu (CMS), afin de créer votre site web, la vitrine de votre entreprise : Wordpress ou Wix proposent des formules à 0 € ;
  • des solutions de planification de vos publications sur les réseaux sociaux de votre entreprise comme Hootsuite ;
  • un système d'envoi de newsletters comme Mailchimp ou Brevo.

Une solution de stockage sécurisée

En micro-entreprise, vous devez parfois conserver des documents importants et des photos ou vidéos encombrantes dans votre appareil. Il faut donc vous munir d'une solution de stockage sur le Cloud qui permet d'accéder aux fichiers de votre entreprise depuis n'importe où et n'importe quel appareil, à condition d'avoir une connexion Internet. Cette solution facilite le partage des documents avec vos clients.

Parmi les solutions de stockage gratuites les plus célèbres pour les auto-entreprises, on retrouve Google Drive et Dropbox. Si vous avez des fichiers lourds, vous devrez payer un abonnement de quelques euros par mois pour obtenir une plus grande capacité de stockage.

Une messagerie professionnelle collaborative

Si la messagerie professionnelle via le traditionnel e-mail est toujours de rigueur, il est possible de le coupler avec un logiciel de messagerie en ligne comme Slack ou Teams qui offre un espace de travail pratique où les personnes avec qui vous travaillez en tant qu'auto-entrepreneur peuvent :

  • échanger des messages ;
  • partager des fichiers ;
  • collaborer sur des projets ;
  • s'appeler en visio.

Un « time-tracker » ou outil de suivi de temps

Pour mieux estimer le temps passé sur une tâche, et facturer correctement en conséquence, nous vous invitons, en tant qu'auto-entrepreneur, à utiliser un outil de suivi de temps, ou time-tracker, comme Toggl ou Clockify.

Ce type d'outil comporte de nombreux autres avantages. Il permet de comprendre comment votre temps est utilisé et d'identifier les domaines où des améliorations peuvent être apportées dans votre gestion de projets et votre organisation en tant qu'auto-entrepreneur. De même, grâce au time-tracker, il devient plus facile d'estimer la durée nécessaire pour des tâches ou projets similaires à l'avenir pour votre micro-entreprise. Vous pouvez ainsi prévoir des délais plus réalistes tout en améliorant la planification des projets.

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