Factures, fichiers clients, documents de ressources humaines, pièces comptables, pièces fiscales, statuts, comptes annuels, registres de conseils d'administration… Quel que soit votre secteur d'activité, vous êtes aujourd'hui appelé à gérer une quantité importante d'informations dont le volume ne cesse de croître. S'il existe différentes façons de conserver ces données (comme les disques durs externes), le stockage en ligne, aussi appelé « cloud computing », est de loin la meilleure alternative.
Stockage en ligne : quid de la sécurité ?
Le stockage en ligne réduit fortement le risque de perte de données, ces dernières étant chiffrées et stockées sur plusieurs serveurs disséminés aux quatre coins du monde. Ce qui les rend très difficiles à pirater.
Et puis dans le Cloud, vos données sont à l'abri d'éventuels sinistres auxquels vos équipements informatiques sont, eux, exposés. Comme un incendie, un dégât des eaux, un vol, etc.
Stockage en ligne : quid de l'espace nécessaire ?
Cela dépendra de plusieurs facteurs, à commencer par votre activité : si vous traitez principalement des données numériques, vous aurez bien évidemment besoin d'un stockage plus important que si vous êtes à la tête d'une entreprise de vente au détail.
Autres facteurs à prendre en considération : la nature des données à stocker (les images ou les vidéos nécessiteront plus d'espace de stockage) et leur durée de conservation (pour des raisons légales ou réglementaires) : plus cette dernière sera longue, plus vous aurez besoin de suffisamment d'espace de stockage pour conserver toutes ces données pendant la période requise.
C'est quoi la synchronisation multi-support ?
La synchronisation multi-support (ou « cross-device synchronization » en anglais) est un processus permettant de maintenir les données à jour sur plusieurs appareils. Cela signifie que les modifications effectuées sur un appareil sont automatiquement reflétées sur tous les autres appareils (ordinateurs, smartphones, tablettes, etc.) connectés au même compte.
Ses avantages sont nombreux : un accès facilité aux données à partir de n'importe quel appareil connecté donc, mais aussi la possibilité de travailler sur les mêmes fichiers à partir de différents appareils, de partager votre travail avec vos collaborateurs et/ou vos clients, une économie de temps (puisque vous n'aurez pas à transférer vos fichiers manuellement d'un appareil à l'autre) …
Autant d'éléments qui devraient vous convaincre de vérifier que la solution de stockage que vous choisirez propose la synchronisation multi-support.
La nécessaire protection de vos données
Vous pensez que votre entreprise n'est pas une cible pour les hackers ? C'est oublier que quelle que soit la taille ou le secteur d'activité d'une société, tout le monde peut être visé par une cyberattaque. Au-delà des conséquences financières que cela peut engendrer, votre e-réputation pourrait également être mise en danger si vos clients et autres prospects venaient à découvrir que vos données sensibles ne sont pas correctement protégées.
Pour éviter de vous retrouver dans ce type de situation, une seule règle : anticipez ! Avec le coffre-fort numérique Digiposte, non seulement vous accédez à tous vos documents partout, tout le temps, mais vous avez également la garantie qu'ils sont protégés et restent confidentiels.
Autre solution, SugarSync, une solution proposée par Orange qui vous permet de sauvegarder jusqu'à 1 To de données. Pour plus de sécurité et de souplesse, vous pouvez configurer une fréquence de sauvegarde automatique de vos documents et ainsi les mettre à l'abri en cas d'un accident de disque dur, d'attaque par des virus ou de tout autre incident. Et bien sûr, vous pouvez stocker indifféremment photos, bases de données… Un service idéal pour partager des dossiers volumineux avec vos collaborateurs et/ou vos clients.
Les autres solutions de stockage
Elles sont nombreuses. En voici deux :
- SharePoint, l'outil intégré à la suite Office 365 de Microsoft. C'est un espace de publication de documentation et d'information d'entreprise. Autrement dit, un portail intranet et extranet collaboratif d'entreprise. Avec SharePoint, vous pouvez donc stocker des fichiers, des photos, des vidéos ou encore des articles que vous pouvez partager avec vos collaborateurs et/ou vos clients.
- Google Drive, le service de stockage proposé par la firme de Mountain View se présentant sous la forme d'espaces sécurisés (limités à 15 Go dans sa version gratuite) vous permettant d'importer des fichiers, de les organiser, de les consulter et de les partager à d'autres utilisateurs.