La numérisation, pour quels documents ?

Première chose à savoir : la durée de vie d'un certain nombre de documents à caractère professionnel est encadrée. En l’occurrence :

  • 30 ans pour un contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers ;
  • 2 ans pour une police d'assurance ;
  • 10 ans pour un livre ou un registre comptable.

Les délais de conservation pour les entreprises sont détaillés sur le site du Service Public.

Si les outils de numérisation comme le cloud vous permettent de dématérialiser facilement, d'archiver et de retrouver vos documents, la double gestion des documents (papier/électronique) est encore monnaie courante.

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L'archivage électronique des documents numérisés comme son ancêtre papier obéit à des considérations techniques ou réglementaires. C'est bien souvent la nature du document qui va déterminer son type d'archivage qui sera simple ou légal (à valeur probante). Dans tous les cas de figure, c'est l'ensemble de l'activité de l'entreprise qui peut être concerné par ce choix : achat, production, stock, ressources humaines, comptabilité, finances...
Automatisez l’archivage de vos documents.

Conseils pour réussir la numérisation de vos documents

Le maître-mot reste la sécurité :

  • sécurité dans la protection de l'accès ;
  • sécurité dans la conservation des documents.

Si vous optez pour une solution de sauvegarde dématérialisée de vos documents numérisés, il est impératif de pouvoir les récupérer en cas de panne ou de défaillance d'un serveur. Deux options s'offrent à vous :

  • internaliser la solution ;
  • ou choisir un prestataire.

Difficile pour une entreprise de taille modeste sans expérience informatique particulière de se lancer seule dans un tel chantier...
Votre réflexion doit embarquer les cycles de vie d'un document numérisé : la création, l'émission et la réception, la circulation et la diffusion, l'archivage et la destruction. Puis, à partir de là :

  • identifiez clairement les différents acteurs qui seront en charge des documents ;
  • définissez précisément les documents que vous allez conserver sous forme numérisée et les règles de conservation ;
  • informez-vous sur les évolutions des solutions et sur les services qui les accompagnent. Privilégiez toujours une solution qui limite au maximum les risques de perte avec un système de sauvegarde des données vivantes associé à une sauvegarde pérenne par exemple.

La numérisation de vos documents ne vous affranchit pas du respect des règles de nommage :

  • privilégiez un intitulé simple, compréhensible par tous ;
  • évitez les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (à remplacer par un tiret cadratin ou underscore : _).

Il ne vous reste plus qu'à passer à la numérisation (ou pas) !
Petit guide de la dématérialisation à l’usage des TPE/PME.