L’email est aujourd’hui un moyen de communication incontournable. Pourtant, il nous arrive parfois de ne plus savoir quelles sont les règles de rédaction de base : une faute d’orthographe oubliée, une erreur d’objet, une mauvaise formule de politesse… Voici 4 erreurs à éviter lorsque vous rédigez un email pro.

Un objet sans objet

L’objet doit rester concis mais explicite. De préférence, il contient uniquement les mots clés de votre projet, ou du motif de votre demande. Evitez donc les mots de liaisons et les articles, utilisez plutôt des verbes à l’infinitif. Votre destinataire doit comprendre immédiatement de quoi il s’agit, sans avoir à ouvrir le contenu de votre mail. Oubliez les objets de type « information », « réunion » ou « question ».  Choisissez plutôt une phrase de 10 mots maximum, par exemple :
« Compte-rendu réunion 11 Juillet »,
 « Urgent : maintenance informatique 10h-11H »,
 « Candidature vendeur, Paul BERNARD ».

Un contenu d’email confus

Ecrivez le corps de votre mail en entonnoir, c’est-à-dire de l’information la plus globale et importante, à la plus spécifique. Cela vous permettra de structurer votre mail et de faire passer toutes les informations nécessaires de manière simple, car la première partie d’un email est la plus souvent lue. L’email que vous rédigez doit rester concis, avec des phrases courtes. N’hésitez pas à aller souvent à la ligne et à mettre en gras les informations importantes pour un meilleur confort de lecture de votre destinataire, surtout s’il utilise un smartphone.

Des formules de politesse mal adaptées

Comme pour une lettre, votre façon de rédiger votre email doit être adaptée à votre destinataire, c’est la règle de base. Vous n’écrirez pas de la même manière à un supérieur hiérarchique pour lui demander une augmentation qu’à un collègue que vous connaissez depuis 20 ans. Evitez par exemple de débuter vos emails par « cher/chère… » Et préférez un « Monsieur, Madame » pour votre chef ou encore un « Bonjour » quand vous parlez à un collègue ou à un groupe de personnes.
Lorsqu’il s’agit de conclure, « cordialement » s’adapte à toutes les situations et est indispensable si vous ne voulez pas froisser votre destinataire. En revanche, s’il s’agit d’un mail officiel, préférez un « salutations respectueuses » avant votre signature.

Une signature mal soignée

Votre signature doit comprendre l’ensemble des informations nécessaires à votre interlocuteur pour pouvoir vous recontacter sur différents canaux, en fonction de votre métier (numéro de téléphone, adresse postale…), elle habille votre mail et se doit donc d’être esthétique, choisissez donc de faire apparaître un visuel (un logo, une image, votre photo…).

N’hésitez pas à ajouter un lien vers votre profil Linkedin, vos réseaux sociaux professionnels ou encore votre site web, cela peut toujours servir à faire votre publicité ou encore à créer du lien avec vos interlocuteurs.
Relisez-vous, vérifiez que vous avez correctement ajouté tous les destinataires, votre objet et votre pièce jointe. Votre mail est prêt à être envoyé.