Comment fonctionne la DSN ?
La DSN est générée par le logiciel de paie et envoyée par voie électronique.
La DSN est une déclaration unique et mensuelle. Elle est générée à partir des données rentrées dans le logiciel de paie et envoyée à l'administration par voie électronique. Elle permet donc à l'employeur ou au tiers déclarant, en une seule transmission, d'envoyer aux différents organismes sociaux les informations qu'ils exigent (identification de l'employeur et du salarié, emploi occupé, rémunérations versées, etc.).La DSN doit être effectuée le 5 du mois qui suit celui pour lequel elle est établie (par exemple, le 5 décembre pour les paies du mois de novembre) pour les employeurs payant leurs cotisations sociales mensuellement à cette date, ou, dans les autres cas, le 15 du mois.Quant aux événements ponctuels (arrêt et reprise du travail en cas de maladie, maternité, paternité, adoption, d'accident du travail ou de maladie professionnelle ; fin d'un contrat de travail), ils sont, en principe, déclarés par le biais de la DSN, de manière dématérialisée, dans les 5 jours ouvrés (ce qui exclut, en principe, les samedis et dimanches) suivant l'événement.L'employeur qui met en place la DSN doit en informer ses salariés. Cette communication doit porter, entre autres, sur les données personnelles contenues dans cette déclaration ainsi que sur les modalités d'exercice des droits d'accès et de rectification de ces données.
Quel est le calendrier de mise en place ?
La DSN est instaurée progressivement sur plusieurs années.
La DSN n'a pas vocation à remplacer immédiatement l'ensemble des déclarations sociales. Son déploiement s'étale sur plusieurs années et comprend trois phases.Dans la phase 1, à laquelle les employeurs peuvent adhérer dès maintenant et jusqu'à fin août 2015, la DSN remplace :
- l'attestation envoyée à Pôle emploi lors de la cessation d'un contrat de travail ;
- l'attestation de salaire transmise à la caisse primaire d'assurance maladie en cas d'arrêt de travail pour maladie, maternité, paternité et adoption ;
- la déclaration des mouvements de main-d'œuvre (employeurs de 50 salariés et plus) ;
- l'enquête sur les mouvements de main-d'œuvre (établissements de 1 à 49 salariés) ;
- la déclaration de radiation pour les contrats groupes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire.La phase 2 qui a débuté le 17 mars 2015 comprend, en plus des déclarations de la phase 1, la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) Urssaf (bordereau récapitulatif des cotisations et tableau récapitulatif annuel), le relevé mensuel des contrats de travail temporaire et les attestations de salaire en cas d'accident du travail et de maladie professionnelle.La phase 3, qui sera mise en place à partir de janvier 2016, concernera, en plus des déclarations des phases 1 et 2, les autres DUCS (retraite complémentaire Agirc-Arrco, prévoyance...) ainsi que les déclarations auprès de la MSA (mutualité sociale agricole) et la CCVRP (caisse de compensation des VRP). À terme, la DSN remplacera aussi la DADS (déclaration annuelle des données sociales).
- l'attestation envoyée à Pôle emploi lors de la cessation d'un contrat de travail ;
- l'attestation de salaire transmise à la caisse primaire d'assurance maladie en cas d'arrêt de travail pour maladie, maternité, paternité et adoption ;
- la déclaration des mouvements de main-d'œuvre (employeurs de 50 salariés et plus) ;
- l'enquête sur les mouvements de main-d'œuvre (établissements de 1 à 49 salariés) ;
- la déclaration de radiation pour les contrats groupes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire.La phase 2 qui a débuté le 17 mars 2015 comprend, en plus des déclarations de la phase 1, la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) Urssaf (bordereau récapitulatif des cotisations et tableau récapitulatif annuel), le relevé mensuel des contrats de travail temporaire et les attestations de salaire en cas d'accident du travail et de maladie professionnelle.La phase 3, qui sera mise en place à partir de janvier 2016, concernera, en plus des déclarations des phases 1 et 2, les autres DUCS (retraite complémentaire Agirc-Arrco, prévoyance...) ainsi que les déclarations auprès de la MSA (mutualité sociale agricole) et la CCVRP (caisse de compensation des VRP). À terme, la DSN remplacera aussi la DADS (déclaration annuelle des données sociales).
Quand sera-t-elle obligatoire pour les employeurs ?
La DSN s'imposera, en 2016, à tous les employeurs.
Depuis le 1er janvier 2013, la DSN est mise en œuvre par les employeurs sur la base du volontariat. Elle deviendra obligatoire pour tous les employeurs au 1er janvier 2016.Pour les gros cotisants cependant, cette échéance a été anticipée. Ils seront en effet dans l'obligation d'utiliser la DSN pour les paies effectuées à compter du 1er avril 2015. Ceci signifie que le 5 ou le 15 mai 2015, selon leur situation, leurs déclarations sociales habituelles devront être remplacées par la DSN.Sont concernées par cette échéance anticipée les employeurs redevables, au titre de l'année civile 2013, de cotisations et contributions sociales d'un montant égal ou supérieur à 2 millions d'euros.De même, les tiers déclarants devront, à cette date, utiliser la DSN pour leurs clients qui devaient, pour 2013, des cotisations et contributions sociales d'un montant égal ou supérieur à 1 million d'euros, lorsque ces tiers ont, eux-mêmes, déclaré, en 2013, pour l'ensemble de leurs clients, une somme totale de cotisations et contributions sociales égale ou supérieure à 10 millions d'euros.Pour apprécier ces seuils, il est tenu compte de l'ensemble des prélèvements recouvrés par l'Urssaf (CGSS dans les départements d'outre-mer et caisse de MSA pour les entreprises agricoles) à l'exception des éventuelles majorations et pénalités.