Convoquer et tenir l'assemblée générale d'une association

Les délibérations obligatoires

Des textes légaux, autres que la loi de 1901, imposent à l'association, dans certains cas, de prendre une délibération dans le cadre d'une assemblée générale. C'est le cas pour approuver les comptes annuels dans les associations tenues d'en établir et de nommer un commissaire aux comptes, pour solliciter une reconnaissance d'utilité publique, pour faire la preuve d'un fonctionnement démocratique dans le cadre d'une demande d'agrément ou encore lorsqu'il s'agit de faire bénéficier d'une exonération de TVA les services de caractère social, éducatif, culturel ou sportif rendus à ses membres par une association dont la gestion est désintéressée.

Les actes essentiels

En dehors de ces cas obligatoires, les attributions de l'assemblée générale sont généralement définies par les statuts. Ainsi, elle adopte les décisions qui ne relèvent pas de la gestion courante de l'association et se prononce sur toutes les questions qui ne sont pas, selon les statuts, de la compétence d'un autre organe de l'association.À ce titre, elle entend le rapport moral et le rapport financier de l'année écoulée, elle approuve les comptes et donne quitus aux administrateurs, elle nomme et révoque les dirigeants, elle se prononce sur l'exclusion des adhérents de l'association, elle décide d'engager une action en justice, etc. Elle prend aussi les décisions qui touchent le patrimoine de l'association (achat ou vente d'un immeuble, souscription d'un emprunt...). Et elle adopte les délibérations les plus graves pour le fonctionnement de l'association (modification des statuts, fusion, dissolution...).Bien que ce ne soit nullement une obligation légale, les associations distinguent fréquemment, dans leurs statuts, l'assemblée générale ordinaire et l'assemblée générale extraordinaire, chacune ayant des attributions différentes. La seconde, qui doit respecter des règles de quorum et/ou de majorité plus contraignantes, délibère sur les décisions les plus importantes pour la vie de l'association (modification des statuts, fusion avec une autre structure, dissolution...).

Il appartient aux statuts ou au règlement intérieur de désigner l'expéditeur et les destinataires de la convocation à l'assemblée générale ainsi que de déterminer sa forme, son contenu et son délai.

Qui convoque et qui est convoqué ?

L'initiative de la convocation appartient le plus souvent au président, au bureau ou au conseil d'administration. Les statuts peuvent également conférer le pouvoir de convoquer l'assemblée générale à une certaine proportion de membres de l'association (un dixième, un quart, un tiers...).Les statuts indiquent les personnes à convoquer lors de cette assemblée avec, le cas échéant, l'exigence que les membres soient à jour de leur cotisation à la date de la convocation ou aient une certaine ancienneté dans l'association. Lorsque les statuts sont muets sur ce point, l'association doit convoquer tous ses adhérents.

Comment convoquer ?

La convocation peut être individuelle (par lettre simple ou recommandée, par courriel...) ou collective (annonce dans la presse, dans le bulletin interne ou sur le site internet de l'association, affichage dans les locaux de l'association ou à la mairie...). Si les statuts sont silencieux, le mode de convocation doit, selon les tribunaux, être adapté à la situation de l'association et permettre une information de tous ses membres (ce qui n'est pas le cas, selon les juges, d'une annonce parue dans un journal d'annonces légales pour l'assemblée générale d'un moto club). Si le délai de convocation n'est pas prévu dans les statuts, celui-ci doit être « raisonnable » pour que les membres soient informés suffisamment tôt afin de pouvoir s'organiser et ne pas prendre une décision dans la précipitation (délai de 2-3 semaines, voire d'un mois, par exemple). Enfin, outre la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale, la convocation mentionne, en particulier, l'organe qui en prend l'initiative et un ordre du jour précis. Elle doit être datée et signée par la personne compétente.

Les délibérations

Même si ce n'est pas exigé par les statuts, la signature par les participants d'une feuille de présence est indispensable. Elle permettra de s'assurer du nombre de membres présents et représentés ainsi que du respect du quorum éventuellement exigé par les statuts, c'est-à-dire du nombre minimal de participants à l'assemblée générale. Ce quorum doit, en principe, être atteint pendant toute la durée de l'assemblée, le président devant lever la séance s'il n'est plus atteint.Par ailleurs, pendant l'assemblée, le président de séance, souvent le président de l'association, veille à ce que tous les points de l'ordre du jour, et, sauf rares exceptions, seulement ceux-ci, soient débattus.

Le vote

D'ordinaire, les statuts prévoient les conditions de majorité (simple ou absolue, deux tiers...) à respecter pour adopter les résolutions dans le cadre de l'assemblée. S'ils sont muets, les tribunaux considèrent que la majorité simple s'applique même pour les décisions les plus graves, sauf lorsqu'une modification des statuts entraîne l'augmentation des engagements des membres (exigence de l'unanimité). Quant aux modes de scrutin habituellement abordés dans les statuts, on retrouve le vote à main levée ou le vote à bulletin secret (pour l'élection ou la révocation des administrateurs ou l'exclusion d'un membre). Le vote par correspondance ne peut, lui, être utilisé que si les statuts en fixent les modalités.En revanche, voter par procuration est, en principe, possible même dans le silence des statuts. Il consiste pour un membre dans l'impossibilité de se rendre à l'assemblée générale à donner à un membre présent, idéalement par écrit et potentiellement avec une consigne de vote, le pouvoir de voter à sa place.

Un procès-verbal

Rédiger un procès-verbal, même si les statuts n'en disent rien, est fortement recommandé puisqu'il permet d'établir, en cas de contestation, le respect de l'ordre du jour, des conditions de quorum et de majorité et des autres formalités exigées par les textes associatifs.