La signature électronique, comment ça marche ?
La signature électronique ne consiste pas seulement à signer sur une tablette tactile ou à scanner une signature manuscrite : une signature numérique est une authentification numérique sécurisée. Comme une signature manuscrite, elle permet d’identifier la personne qui appose sa signature et de garantir l’intégrité du document. Pour créer une signature électronique, il est essentiel de passer par un logiciel de dématérialisation qui répond à toutes les exigences de sécurité conventionnelles. En effet, la signature électronique, dans la mesure où elle engage le signataire, doit être reconnue légalement et donc, avoir une valeur juridique.
Choisissez une plateforme qui respecte les normes de sécurité en vigueur
Pour signer électroniquement un document, il est nécessaire de s’inscrire auprès d’une plateforme de signature électronique encadrée par une Autorité de Certification. En Europe, les normes eIDAS, en vigueur depuis juillet 2016, certifient juridiquement ces plateformes. Au niveau international, l’ESIGN Act est en vigueur aux Etats-Unis depuis 2000. Pour accéder à ces plateformes vous devrez entrer un identifiant et un mot de passe. C’est cette authentification qui valide l’identité du signataire et lui permet d’apposer sa signature électronique légale, via un certificat électronique.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Il existe trois raisons majeures d’adopter la dématérialisation par signature électronique en entreprise :
- La signature électronique fluidifie les échanges entre collaborateurs et partenaires commerciaux ;
- La signature électronique répond aux exigences de sécurité de l’entreprise ;
- La signature électronique réduit les coûts en termes d’encre et de papier.
Comment l’empreinte cryptée répond-elle à vos exigences de sécurité ?
La signature électronique sécurise de manière optimale tout document numérique , du simple devis aux contrats, en passant par les papiers administratifs et comptables habituels.
Fiche de paie, note interne, bon de commande, facture….tous les documents administratifs de votre entreprise peuvent être signés électroniquement. Comme il est nécessaire de s’identifier sur une plateforme spécialisée, la signature électronique est supposée infalsifiable. De plus, le paraphe est inaltérable : toute modification du document signé est ainsi rendue impossible.
Comment la signature électronique simplifie-t-elle les échanges ?
Signer électroniquement vos documents peut considérablement fluidifier les échanges entre collaborateurs et partenaires commerciaux en éliminant les problèmes de distance géographique. Même en déplacement professionnel, il est ainsi possible de valider un document dès que l’on dispose d’une connexion web ou mobile, ce qui offre un gain de temps réel. Les processus de décision sont, par conséquent, plus efficaces, les risques de blocage réduits, et les transactions fluidifiées.
En quoi cette technologie réduit-elle l’usage d’encre et de papier ?
Autre avantage de la signature électronique, elle évite l’impression systématique des papiers à signer. Un beau geste pour l’environnement… et pour le portefeuille ! Les dépenses en fournitures de bureau (enveloppe, reliure, encre et papier) sont donc réduites. Il en va de même pour ce qui est des coûts de maintenance des imprimantes ou de stockage des archives. Enfin, l’entreprise est en mesure de diminuer ses dépenses liées à l’acheminement des documents au format papier, la dématérialisation offrant la possibilité de les envoyer directement par e-mail aux destinataires, accompagnés d’une clé de déchiffrement leur permettant de les consulter.
Auteur Valérie Ramarozatovo - création le : 02.03.2019