Autrefois réservée aux grandes entreprises disposant d’importants moyens techniques, la visioconférence est désormais plus répandue dans n’importe quelle structure et s’inscrit comme un outil de base du travail coopératif. La démocratisation de l’Internet à très haut débit a en effet permis d’organiser des visioconférences de qualité avec des images en haute définition et un son parfaitement net en utilisant un simple ordinateur, une tablette, voire même un smartphone. La visioconférence présente de multiples avantages pour les entreprises en réduisant considérablement les coûts liés aux réunions tout en optimisant la productivité des équipes.
S’affranchir des barrières géographiques
La visioconférence a permis de rapprocher les collaborateurs, car il est devenu très simple d’organiser des réunions sans avoir à tenir compte de la distance qui existe entre les participants. Comme il n’y a plus de déplacements requis, cela résout en grande partie les soucis de planning. Cette technologie est particulièrement adaptée au contexte d’internationalisation des échanges en permettant de réunir virtuellement des personnes qui se trouvent aux quatre coins du monde. Il en est de même pour les entreprises multi-sites qui demandent des réunions régulières entre la maison-mère et les filiales. Ce mode de travail collaboratif donne accès à de nouvelles opportunités commerciales, car les réunions avec les clients ou les fournisseurs peuvent tout à fait se faire par écrans interposés ; les rencontres physiques ne sont alors plus réservées que pour les évènements majeurs (signatures de contrat, lancement de produits, évènements corporatifs majeurs, …).
Des réunions à moindre coût pour une productivité maximale
L’un des principaux arguments en faveur de la visioconférence concerne le gain financier obtenu grâce à ce type d’outil. Éviter aux équipes de se déplacer pour une réunion permet de faire baisser de manière significative les coûts de transport tout comme les coûts liés au séjour des salariés en déplacement (hébergement, nourriture, …etc.). Par ailleurs, la visioconférence permet véritablement de gagner du temps, ce qui se répercutera directement sur la productivité des équipes. En effet, le temps perdu dans les déplacements pour rejoindre telle ou telle réunion est automatiquement réaffecté au travail.
Visioconférence : un outil de collaboration efficace
Bien plus conviviale qu’une réunion téléphonique, avoir ses interlocuteurs en face-à-face permet de communiquer plus simplement et d’interagir de manière plus naturelle sans oublier toute l’importance du langage corporel dans une discussion. La visioconférence est aussi nettement plus pratique en terme de gestion de projets, car une seule réunion remplace facilement des dizaines d’échanges d’e-mails. Le processus collaboratif s’en retrouve ainsi renforcé dans la mesure où il est possible d’augmenter la fréquence des réunions selon les besoins. Résultat : les prises de décision se font plus rapidement pour mener à bien un projet dans les meilleurs délais ou répondre de manière réactive à une problématique donnée.
L’un des principaux enjeux de la visioconférence concerne la fiabilité et la fluidité du réseau. Pour que les réunions se déroulent dans de bonnes conditions sans subir de coupures, il est essentiel d’opter pour des solutions de qualité à l’instar de l’offre Connect Pro Fibreproposée par Orange. Une application spécifique permet alors d’organiser des réunions à distance en toute sécurité pour éviter toute fuite d’informations.