Dans certains cas, votre entreprise peut déduire des frais de déplacement de son résultat imposable. Quels sont les frais déductibles ? Comment la déduction est-elle appliquée ?
Certains frais de déplacement peuvent être déductibles du résultat imposable de votre entreprise ou de votre revenu, sous certaines conditions. Les frais de déplacement se répartissent en deux catégories : les frais de transport, c’est-à-dire le trajet domicile-travail, et les frais de voyage et de déplacement, effectués pour l’entreprise par le personnel salarié, les administrateurs, les gérants, les associés ou l’exploitant individuel.
Sous quelles conditions les frais de déplacement sont-ils déductibles ?
Pour être déductibles du résultat imposable de votre entreprise quand on est employeur ou de votre revenu quand on est salarié, les frais de déplacement doivent répondre aux conditions suivantes :
• être effectués dans l’intérêt direct de l’exploitation de l’entreprise ;
• être en accord avec l’objet social de l’entreprise (les dépenses d’ordre personnel en sont donc exclues) ;
• se rattacher à une gestion normale de l’entreprise (ne pas être excessifs, ni fictifs) ;
• être comptabilisés comme étant des charges de l’entreprise au cours de l'exercice auquel elles se rapportent ;
• avoir été acquittés ;
• s’appuyer sur des pièces justificatives (factures ou quittances).
Exemples de frais de déplacement déductibles
La déduction peut concerner les frais de déplacement suivants (liste non exhaustive) :
• les frais de déplacement professionnels par le salarié ou l’employeur ;
• les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail, quand la distance n’excède pas 40 kilomètres ;
• les frais de véhicules acquis par l’entreprise et utilisés pour les besoins de l'activité professionnelle ;
• les frais de véhicules personnels utilisés pour les besoins de l'activité professionnelle ;
• les frais d'avion, s’ils sont nécessaires pour l'exercice de l’activité de l’entreprise ;
• les voyages de stimulation, c’est-à-dire les voyages organisés pour stimuler ses collaborateurs ou partenaires et récompenser les meilleures performances.
Sous quelles conditions s’applique la déduction des frais de déplacement ?
Les frais de déplacement sont déduits à leur montant réel.
En cas d'utilisation professionnelle d’un véhicule ou deux-roues personnel, la partie des frais déductible est basée sur le rapport entre le kilométrage total et le kilométrage parcouru à titre professionnel pour se rendre à son travail par exemple. Lorsque des véhicules ou des deux-roues à usage mixte sont inscrits au bilan de l'entreprise, les frais sont déductibles proportionnellement à leur utilisation professionnelle.
Cependant, les exploitants individuels et les sociétés civiles de moyens (SCM) soumis au régime simplifié d'imposition ayant opté pour la comptabilité super-simplifiée peuvent utiliser le barème kilométrique. Publié chaque année, il indique le prix de revient kilométrique du carburant consommé des véhicules ou deux-roues.
Comment déclarer les frais de déplacement ?
Pour une société ou en entreprise individuelle imposée sous le régime des BIC, les frais de déplacement doivent déclarés être via le formulaire résultat fiscal de l'entreprise (impôt sur les sociétés et bénéfices industriels et commerciaux) sur l'imprimé n°2058 A.
Pour une entreprise individuelle imposée sous le régime des BNC, les frais de déplacement doivent déclarés via les imprimés n°2035 A et n°2035 B.