Échanges plus fluides, équipes plus agiles, espaces de travail plus adaptés : le flex office séduit de plus en plus d'entreprises. Voici nos conseils pour vous lancer.
La crise sanitaire a imposé le recours au télétravail à de nombreux salariés. Loin d'être un effet de mode, cette flexibilité est en passe de devenir un nouveau mode de travail : selon une étude de l'Observatoire Cetelem, 7 Français sur 10 (72 %) sont favorables à la généralisation du télétravail. Toutefois, ils ne souhaitent pas télétravailler plus de 2,3 jours par semaine en moyenne, notamment pour éviter l'isolement qu'ils sont 52 % à craindre. Dans ce contexte, le flex office, ou « bureau flexible », apporte une alternative intéressante, aussi bien aux entreprises qu'aux salariés.
Qu'est-ce que le flex office ?
Le flex office ou « bureau flexible », part du constat que les salariés ne sont pas tous présents en même temps sur leur lieu de travail : ils peuvent être en déplacement, en télétravail, en congé, en travail à temps partiel, etc. Il arrive donc régulièrement que l'entreprise se retrouve avec des postes de travail vacants, des bureaux et espaces vides, quand ses salles de réunion sont toutes occupées. Le flex office, qui propose un mode d'organisation du travail où les salariés ne disposent pas d'un poste fixe, évite justement la déperdition d'espace vacant en le redistribuant en zones multifonctionnelles et collaboratives, adaptées aux tâches quotidiennes de chacun. Ce concept alternatif permet en outre de réduire les coûts, en investissant dans un espace de travail plus petit mais suffisant pour les salariés présents simultanément dans l'entreprise.
Aménager les locaux et les outils de travail
Si les promesses du flex office sont séduisantes, sa mise en place pratique ne s'improvise pas. Il vous faudra entièrement repenser l'aménagement de vos locaux, des bureaux et adapter les espaces (collaboratifs, lieux de vie, etc.) en fonction des activités quotidiennes de vos collaborateurs. Votre infrastructure informatique devra répondre aux nouveaux besoins du flex office, qui nécessite des réseaux et équipements informatiques performants pour fluidifier le travail. Afin d'assurer des échanges de qualité entre les équipes, il est également conseillé de mettre en place des outils collaboratifs et de communication interne. Pour faciliter la transition vers le flex office, des sociétés comme Wipple notamment proposent des matériels, logiciels et mobiliers permettant de créer un espace propice au travail en équipe.
Accompagner les salariés dans la mise en place du flex office
Outre un gain de mètres carrés et une réorganisation de l’espace de travail, le passage au flex office est aussi une question d'ordre managérial dans la transition, puis au quotidien. Comme tout changement, il peut perturber les habitudes de travail de vos salariés, c'est pourquoi il est nécessaire de les accompagner ainsi que votre management. Vous pouvez leur proposer des ateliers et formations et/ou une période de test en conditions réelles dans des bureaux réorganisés, avant de mettre en place le flex office. Tout au long de ce processus, vous devrez rester en permanence à l'écoute de vos collaborateurs, répondre à leurs interrogations et prendre en compte les cas particuliers (ex : salarié en situation de handicap). Au travail, pour une transition réussie vers le flex office, le management doit en effet être basé sur la confiance et privilégier la force du collectif, afin de conserver un sentiment d'appartenance à l'entreprise.