Qui dit commerce dit forcément logiciel de caisse. Pour ceux qui n’auraient pas encore lancé leur entreprise, un logiciel de caisse est un logiciel de gestion qui permet de manager l’ensemble des encaissements. Il sert de caisse enregistreuse, mais pas uniquement : selon les modèles, il peut être doté d’un large panel de fonctionnalités comme la gestion comptable d’un commerce, la gestion des stocks, les commandes à distance, etc.

 
Il existe deux principaux types de logiciels de caisse : les systèmes dits « traditionnels » et les systèmes tactiles informatisés. Les premiers vont de la petite caisse à touche à la caisse électronique. Plus évoluée, cette dernière peut être associée à divers périphériques comme, par exemple, un lecteur de codes-barres, un afficheur de prix, un tiroir-caisse ou encore une imprimante de tickets.

En fonction du modèle choisi, les seconds permettent un mode d’encaissement et de gestion plus perfectionné. Ainsi, vous aurez la possibilité de bénéficier d’un système d’intégration de vos programmes de fidélité et/ou d’un rapport d’activité quotidien, tout comme vous pourrez gérer vos commandes, vos livraisons, etc.

Quels critères prendre en compte pour choisir un logiciel de caisse ?

Chaque type de commerce a ses particularités. Votre choix devra donc se porter sur un logiciel de caisse correspondant à votre activité, à vos besoins, mais aussi à vos habitudes de travail.

Concrètement, un logiciel de caisse dédié à la restauration ne sera pas adapté à un petit commerce de proximité, pas plus qu’à un garage ou à un salon de coiffure. Dans la même veine, alors qu’un restaurateur aura besoin d’un modèle capable de prendre les commandes à distance, d’imprimer les notes de frais ou encore de gérer les menus, un épicier ou un libraire auront besoin d’un logiciel de caisse capable de lire les codes-barres mais aussi de gérer leurs stocks. Un coiffeur, lui, aura besoin de pouvoir gérer les prises de rendez-vous de ses clients, tout comme les cartes de fidélité et/ou des bons cadeaux.

D’où ce conseil : prenez le temps de bien vous renseigner sur les fonctionnalités proposées par le logiciel de caisse que vous souhaitez acquérir.

Choisir un éditeur de logiciel reconnu

Priorité des priorités, vérifiez que l’éditeur du logiciel de caisse que vous visez ne sort pas de nulle part... A défaut, vous risqueriez de vous retrouver avec du matériel peu fiable. Vérifiez également qu’il propose régulièrement des mises à jour et, surtout, qu’il possède un service après-vente efficace et/ou une assistance téléphonique. Notez que plusieurs éditeurs proposent des formations et une aide au paramétrage. Des points à ne surtout pas négliger, surtout si vous vous lancez dans l’entrepreneuriat.

L’ergonomie

Cela peut sembler évident, mais il est indispensable de sélectionner un logiciel de caisse avec lequel vous et vos collaborateurs vous sentirez à l’aise lorsque vous l’utiliserez. Une interface claire et épurée est donc à privilégier.

Le prix global

Certains éditeurs proposent des logiciels de caisses à des tarifs attractifs, mais attention aux frais annexes : mise à jour, coûts de maintenance, etc. Prenez le temps de bien vous renseigner pour pouvoir estimer le cout global de votre logiciel.

Si votre budget est serré, la location d’un logiciel est une solution. Autre possibilité, l’acheter d’occasion.

Quid de la législation en vigueur ? 

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises doivent utiliser un logiciel de caisse certifié. C’est-à-dire satisfaisant aux conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données. La conformité doit être prouvée par un certificat d’un organisme accrédité (AFNOR…), ou une attestation délivrée par l’éditeur. Le but ? Lutter contre la fraude à la TVA.

Attention donc à bien vérifier que le matériel que vous envisagez d’acheter possèdent bien ces certificats. Pour information, le non-respect de cette règlementation vous ferait encourir 7 500 € par logiciel non certifié.