Rédiger un mail professionnel, tout le monde sait le faire ! Et pourtant, entre les fautes d’orthographe, les objets approximatifs, les mauvaises formules de politesse, de nombreuses erreurs ponctuent nos correspondances. Voici 4 travers courants à proscrire.
Un mail professionnel sans objet clair a toutes les chances de ne pas être lu
Cette erreur est fréquente. Pour l’éviter, l’objet d’un mail professionnel doit rester concis mais explicite. De préférence, il doit contenir uniquement les mots clés de votre projet, ou du motif de votre demande.
Evitez donc les mots de liaisons et les articles, utilisez plutôt des verbes à l’infinitif.
Votre destinataire doit comprendre immédiatement de quoi il s’agit, sans avoir à ouvrir le contenu de votre mail professionnel.
Oubliez les objets de type « information », « réunion » ou « question ». Choisissez plutôt une phrase de 10 mots maximum, par exemple :
- « Compte-rendu réunion 11 Juillet »
- « Urgent : maintenance informatique 10h-11H »
- « Candidature vendeur, Paul BERNARD ».
Un mail professionnel confus fait perdre du temps à ses destinataires
Ecrivez le corps de votre mail en entonnoir, c’est-à-dire de l’information la plus globale et importante, à la plus spécifique.
Cela vous permettra de structurer votre mail et de faire passer toutes les informations nécessaires de manière simple, car la première partie d’un email est la plus souvent lue.
Le mail professionnel que vous rédigez doit rester concis, avec des phrases courtes. N’hésitez pas à aller souvent à la ligne et à mettre en gras les informations importantes pour un meilleur confort de lecture de votre destinataire, surtout s’il utilise un smartphone.
Une mauvaise formule de politesse en fin de mail risque de froisser
Comme pour une lettre, votre façon de rédiger votre mail professionnel doit être adaptée à votre destinataire, c’est la règle de base. Mieux vaut ne pas écrire un mail de la même manière à un supérieur hiérarchique pour lui demander une augmentation qu’à un collègue que l’on connait depuis 20 ans.
Evitez par exemple de débuter vos mails professionnels par « cher/chère… ». Et préférez un « Monsieur, Madame » pour votre chef ou encore un « Bonjour » quand vous parlez à un collègue ou à un groupe de personnes.
Comment finir un mail professionnel ? Pour choisir une formule de fin de mail adaptée, sachez que « cordialement » s’adapte à toutes les situations et est indispensable si vous ne voulez pas froisser votre destinataire. En revanche, s’il s’agit d’un mail professionnel officiel, préférez un « salutations respectueuses » avant votre signature.
Une signature incomplète sur un mail professionnel dessert son auteur
La signature d’un mail professionnel est importante. Elle doit comprendre l’ensemble des informations nécessaires à votre interlocuteur pour pouvoir vous recontacter sur différents canaux, en fonction de votre métier (numéro de téléphone, adresse postale...).
La signature habille votre mail et doit être esthétique. N’hésitez pas, par conséquent à l’accompagner d’un visuel (un logo, une image, votre photo…).De même, ne vous privez pas d’ajouter un lien vers :
- votre profil Linkedin ;
- vos réseaux sociaux professionnels ;
- ou encore votre site web.
Cela peut toujours servir à faire votre publicité ou encore à créer du lien avec vos interlocuteurs.
Relisez-vous, vérifiez que vous avez correctement ajouté tous les destinataires, votre objet et votre pièce jointe. Votre mail professionnel est prêt à être envoyé !
6 astuces pour rédiger vos messages sans fautes.
Les messages d’absence définitive.
Comment créer un message d’accueil efficace et original ?