Préserver la continuité de l’activité grâce aux outils digitaux

Les situations de télétravail peuvent parfois créer un sentiment d’isolement, il sera essentiel de garder le contact avec vos collaborateurs, ou partenaires pour répondre à leurs questions, les accompagner dans cette nouvelle organisation, coordonner les activités, vos équipes, et les tenir informés de l’évolution des décisions de votre entreprise.

Bonne nouvelle : vous disposez aujourd’hui d’un ensemble d’outils qui vous permettent de garder le contact, même à distance.
Les visioconférences pour vos réunions d’équipe en interne comme vos rendez-vous commerciaux vous permettront de faire le point sans avoir à vous déplacer.

Assurez-vous d’avoir les appareils nécessaires pour ce faire ; que ce soit pour votre téléphone portable, votre ordinateur portable, ou votre tablette. Pensez à vous équiper d’un casque avec un micro, il garantira une meilleure prise de son pour des échanges longs en même temps qu’il vous permet d’avoir les mains libres pour prendre des notes.
Vérifiez que les applications qui permettent les visioconférences sont installées. En effet, qu’il s’agisse de Google Hangouts, de Skype, ou de FaceTime, de nombreuses applications sont disponibles en téléchargement gratuit pour ce faire.

Partager et envoyer des documents à distance de manière sécurisée

Des suites bureautiques comme la suite Polaris  facilitent le travail en mobilité et à distance puisqu’elle met à disposition des outils indispensables (traitement de texte, feuille de calcul, présentation…) facilement, où que vous soyez, et sur tous vos appareils (Mac ou PC, IOS ou Android) et ceux de vos salariés.

Des solutions vous permettent de récupérer, de centraliser et de gérer vos documents les plus sensibles dans un environnement sécurisé. Privilégiez les offres qui ne sont pas limitées en espace de stockage et qui sont accessibles depuis n’importe quel appareil. C’est par exemple le cas de l’offre Digiposte, qui assure la protection de vos documents en toute situation.  

Pour les envois de fichiers volumineux, les plateformes comme WeTransfer, Hightail ou TransferNow sont des outils pratiques pour des besoins ponctuels.

 

Le smartphone, outil indispensable au télétravail

Aussi incontournable que l'ordinateur portable, votre smartphone devra, lui aussi, répondre à vos exigences de travailleur nomade. Un écran suffisamment grand pour vous offrir un confort de navigation convenable, ainsi qu'une autonomie importante (à compléter, si besoin, par une batterie de secours) seront ainsi vos meilleurs alliés au quotidien.

De même, pensez à choisir un forfait mobile adapté à vos besoins : si vous passez beaucoup d'appels, optez pour une formule illimitée. De même, veillez à ce que le volume de data compris dans votre forfait soit suffisamment important pour vous permettre d'utiliser vos applications mobiles, de consulter vos emails et de surfer sur le web en toute sérénité !

Des mesures de sécurité informatiques incontournables pour le télétravail

Travailler à distance implique d’évoluer dans des environnements personnels qui n’ont pas été soumis à des normes de sécurité  aussi élevées que celle du cadre professionnel. Le parc informatique et la flotte mobile de votre entreprise doivent être sécurisés. C’est donc le moment de faire le point avec vos salariés et votre service ou votre prestataire informatique.

Quelques questions à vous poser : les ordinateurs portables de vos salariés sont-ils bien équipés d’un antivirus mis à jour ? Possèdent-ils un VPN ? Ces derniers sont des réseaux virtuels privés qui reproduisent chez vos salariés un environnement de travail sécurisé et paramétré au sein de votre entreprise. Les logiciels installés sur ordinateurs portables de chacun ont-ils été approuvés par votre service informatique ? Chaque faille de sécurité doit être évincée.

N’hésitez pas à communiquer à nouveau la charte de cybersécurité à vos salariés ou à refaire passer une communication qui rappelle les bonnes pratiques de sécurité informatique.

En voici quelques essentiels :

  • Ne pas envoyer d’e-mails professionnels depuis sa messagerie personnelle
  • Ne pas se connecter depuis des réseaux wifi publics, mais privilégier les connexions filaires
  • Ne pas laisser son ordinateur professionnel en libre accès à ses proches
  • Ne pas utiliser de périphériques externes non approuvés par le service informatique (clé USB, disque dur externe…)
  • Utiliser des mots de passe complexes pour les applications et les appareils pros (combinaison de chiffres, de majuscules, de minuscules et de caractères spéciaux)