Le plus souvent, les membres d'une entreprises communiquent via e-mail. Moyen de communication universel, il permet d'échanger assez rapidement une information textuelle avec la possibilité d'y ajouter une pièce jointe. Mais il est vrai que le fait d'envoyer un mail peut s'avérer pénible, surtout si vous en envoyez beaucoup. Ainsi, les besoins évoluent et les messageries instantanées sont de plus en plus privilégiées dans les entreprises.

Pourquoi changer sa méthode de communication interne ?

Que ce soit une petite ou grande entreprise, le mail est préféré à plus de 50 % devant le contact physique, à 18 %. Toutefois, ce moyen de communication ne suffit plus à répondre aux besoins actuels. Il existe en revanche des messageries instantanées pensées pour les entreprises qui simplifient la communication et la rendent plus rapide, mais beaucoup n'en ont pas la connaissance.

Pour le moment, moins de la moitié des entreprises mettent à disposition des outils de messageries instantanées à leurs employés, mais cette tendance va probablement changer à l'avenir grâce aux messageries toujours plus poussées que nous proposent les développeurs.

Alors si vous souhaitez sauter le pas et utiliser une messagerie instantanée dans votre entreprise, voici un petit guide pour vous aiguiller. Voyez par vous-même le gain colossal en productivité qu'elles pourraient vous apporter au quotidien.

Skype

Aujourd'hui, c'est l'outil le plus utilisé dans le domaine professionnel parmi cette liste. Skype est mondialement connu pour son chat très efficace, son accessibilité et ses fonctions de conversations audios et vidéos.

Vous pourrez également vous constituer un répertoire de contacts optimisé selon vos choix, de manière ordonnée et professionnelle. La portée des appels est illimitée puisqu'il ne faut avoir qu'une connexion Wi-Fi entre les participants à la conversation. Contrairement à un appel téléphonique, il n'y aura aucun frais supplémentaire si vous communiquez avec un membre d'un pays étranger.

Sachez également que Skype Business est une option payante proposée par Microsoft afin de vous donner accès à des outils supplémentaires optimisés pour le monde professionnel. Organiser une réunion, partager le bureau de votre ordinateur ou encore être notifié en permanence du statut d'un membre de votre liste de contacts, tant de fonctionnalités qui changeront totalement votre vision du travail et vous aideront à mieux vous organiser !

Slack

Slack est une solution innovante issue de la Silicon Valley qui améliorera radicalement vos échanges internes en entreprise. À la manière d'une messagerie instantanée comme WhatsApp, vous pourrez y créer des groupes de discussion et ainsi inviter tous les employés ou collègues afin de dialoguer de manière ordonnée et simultanée.

Le tout est bien évidemment optimisé pour le monde professionnel, et si vous préférez converser en privé, l'application le permet également. Au lieu d'envoyer le même mail à 20 personnes, Slack vous permet de créer très facilement ces groupes de discussion, ce qui se traduit, dans les faits, par un gain de temps considérable entre les échanges.

Notifications, personnalisations poussées, applications… Slack est aujourd'hui considéré comme un des meilleurs outils professionnels pour échanger en interne entre employés. Si les sonneries vous dérangent lorsque vous travaillez, sachez que Slack y a pensé et vous propose en conséquence un service de pop-up innovant qui vous alerte sans pour autant vous interrompre par une nuisance sonore.

Grâce à une simple commande à entrer dans le chat textuel de l'application, cette dernière vous rappelle un de vos rendez-vous ou la tâche que vous devez faire. Le service est encore plus intéressant puisque vous pourrez également le faire, mais pour une autre personne ! Très pratique quand on doit donner des directives à son personnel ou à ses collègues, ici tout se fait dans la douceur.

Messenger

Nul doute que la plupart d'entre vous connaissent déjà la messagerie instantanée issue de Facebook, le réseau social le plus important au monde. En revanche, nous pensons tout de suite à son utilisation entre amis proches, pour discuter de sujets personnels.

Mais pourquoi ne pas l'adapter à votre entreprise professionnelle ? Évidemment, Messenger est directement lié à votre compte Facebook et l'ensemble sera tout de suite moins distant et personnifié qu'un échange de mails. Mais si vous êtes une entreprise où vous avez des bons liens avec vos collègues, vous pourrez tout à fait utiliser Messenger.

Que ce soit par échanges privés directement avec une personne ou en créant un groupe de discussion, plusieurs options s'offrent à vous. Tout le monde - ou presque - connaît le fonctionnement très simple de Messenger et ce ne sera pas long d'apprivoiser cette application. Très accessible, elle permet en outre de vous envoyer diverses formes de documents et de médias, ce qui est toujours un plus dans un échange instantané.

Hangouts Meet

Lancé en début d'année 2017, Meet est un service de Google qui est en quelque sorte son Hangout, mais pour le monde professionnel. L'outil s'intègre en conséquence parfaitement dans la lignée des outils professionnels de Google déjà largement répandus dans le monde des entreprises (Docs, Sheets…).

Disponible directement dans une version web ou sous forme d'application pour smartphone, Meet est un service intéressant aux multiples fonctionnalités. Par exemple, la vidéoconférence HD est proposée entre les différents membres d'une conversation.
Si vous disposez de G Suite Entreprise, c'est même jusqu'à 30 personnes que vous pourrez réunir au sein d'une même visioconférence, sans aucun délai ni perte de qualité.

Dans tous les cas, l'offre gratuite vous permet d'organiser vos conférences simplement, ou bien de proposer des formations à travers le monde, elle s'impose également comme l'un des meilleurs outils pour faire passer vos entretiens d'embauche.

Google se targue aussi de proposer un service simplifié qui se configure en seulement 10 minutes. Comme nous l'avons dit, c'est encore mieux si vous utilisez déjà d'autres services de chez Google, par exemple l'agenda qui se coordonnera parfaitement avec vos vidéoconférences, que vous pourrez prévoir à l'avance. Si vous utilisez beaucoup les services de Google, c'est sans doute la messagerie qu'il vous faut !

Discord

Avant son rachat par Skype, Lync représentait le deuxième choix de messagerie instantanée pour les entreprises. Aujourd'hui, une nouvelle solution innovante a émergé et s'impose peut-être comme le futur tant elle est complète. Lancé sur le marché pour les gamers dans un premier temps, Discord peut également être utilisé dans le monde de l'entreprise.

Avec Discord, vous aurez accès à une communication collaborative en temps réel à travers un serveur que vous pourrez créer gratuitement. Le logiciel est gratuit, mais propose des fonctionnalités payantes pour aller plus loin, si vous le souhaitez.
Extrêmement simple d'utilisation, l'application vous permet de discuter dans des salons vocaux ou textuels. Notez qu'il n'y a pas de limite aux nombres de salons - textuels ou vocaux - que vous souhaitez mettre en place sur votre serveur. Le tout est très bien optimisé pour PC, Mac ou Smartphones, vous pourrez notamment vous envoyer des images et autres contenus par un simple glisser-déposer.

Si vous préférez des zones d'échanges plus classiques, Discord propose à ses utilisateurs des échanges privés (puisqu'il faut un compte pour utiliser pleinement l'application), que ce soit directement avec une personne ou par groupe de discussion. Depuis peu, les conversations vidéos ont également fait leur apparition, par le biais d'un partage d'écran ou directement par webcam.

Très simple à prendre en main et très ergonomique, Discord est un outil idéal à mettre en place pour votre entreprise. Les archives de conversation sont illimitées, contrairement à d'autres services proposés ci-dessus, et la fonctionnalité de recherche est très intuitive et facile d'utilisation.