Sauvegarde et archivage des données : mode d'emploi

La rédaction Orange Pro et Les Echos Publishing
, Les Echos Publishing - 20/11/2019

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Bien conserver ses documents professionnels est une nécessité, aussi bien pour des raisons pratiques que légales.

Bien conserver ses documents professionnels est une nécessité, aussi bien pour des raisons pratiques que légales.

Sauvegarde et archivage des données : mode d'emploi
  Sauvegarde vs. archivage : une différence de taille

On a souvent tendance à confondre la sauvegarde et l'archivage des données. Or, ce sont deux opérations dont la finalité est bien différente, même si un point commun les réunit : toutes deux sont indispensables à la bonne marche de l'entreprise.

La sauvegarde informatique assure la sécurité de vos données

La sauvegarde des données est une mesure de précaution qui vise à assurer la poursuite de l'activité en cas de problème. Aussi appelée backup dans le langage informatique, elle consiste à effectuer, à intervalle régulier, une copie des fichiers présents sur les postes de travail de l'entreprise.

Cette copie est conservée en lieu sûr, soit sur un serveur ou un disque dur externe, soit sur un espace de stockage cloud. En cas de perte involontaire, d'attaque virale, de vol de données, le backup permet de relancer l'activité à partir de la dernière sauvegarde effectuée, donc avec une perte d'information nulle, voire très limitée.

L'archivage électronique conserve la trace de vos données dans le temps

L'archivage des données consiste à trier, classer et archiver les données importantes de l'entreprise, en vue d'assurer leur conservation dans le temps. L'archivage porte en particulier sur les documents soumis à un délai de conservation légal, comme les factures, les fiches de paie, les relevés de comptes bancaires, les contrats clients et fournisseurs, etc.

Outre le fait de garder une trace électronique des documents, l'archivage informatique a une autre utilité : il permet de classer les documents pour les rendre facilement accessibles en cas de besoin. Enfin, il libère de la place sur les serveurs de l'entreprise, les données archivées pouvant être supprimées des postes de travail.

Sauvegarde et archivage de données sont complémentaires

La sauvegarde et l'archivage des données sont deux processus complémentaires. Alors que la sauvegarde permet de sécuriser les données récentes, utiles à l'activité quotidienne de l'entreprise, l'archivage permet de conserver les données plus anciennes, dont l'entreprise n'a plus besoin au quotidien, mais qui ont vocation à être conservées, soit pour des raisons légales, soit en vue d'une utilisation ultérieure.

Les données à sauvegarder et archiver

La sauvegarde des données concerne potentiellement tous les fichiers et documents de travail utilisés, créés, reçus ou modifiés par les collaborateurs de l'entreprise, depuis la dernière opération de sauvegarde.

De son côté, l'archivage des données est plus sélectif puisqu'il concerne uniquement les documents importants ayant vocation à être conservés dans le temps. Cela concerne essentiellement ceux qui sont soumis à un délai de conservation légal (documents comptables, relevés bancaires, contrats, bulletins de paie), ainsi que ceux pouvant avoir une utilité potentielle, en cas de litige notamment (courriels par exemple).

  Quelles solutions pour la sauvegarde et l'archivage de vos données  ?

Entre les supports de sauvegarde physiques (disque dur, clé USB), les serveurs de backup et la sauvegarde en ligne sur le cloud, plusieurs solutions s'offrent à vous.

La sauvegarde physique des données

C'est la solution la plus simple à mettre en œuvre. Elle consiste à transférer vos données sur un disque dur externe, voire une clé USB de grande capacité. Vous sauvegardez vos données à votre rythme, en fonction de vos besoins. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez paramétrer votre ordinateur de manière à effectuer une sauvegarde automatique à intervalle régulier.

Pratique et économique (un disque dur d'une capacité de 1 Téraoctet ne coûte que quelques dizaines d'euros), cette solution de stockage des données est bien adaptée aux besoins des entrepreneurs solos, qui n'ont pas la contrainte de devoir sauvegarder le contenu de plusieurs postes de travail. En revanche, elle n'est pas infaillible. En cas de vol, de panne ou de destruction (inondation, incendie), le risque de perte de données existe. D'où l'intérêt de « doubler » votre disque dur ou clé USB avec un autre mode de sauvegarde et d'archivage.

Les serveurs de backup

Ce sont des espaces de stockage physiques, reliés à votre réseau informatique, qui sont dédiés à la sauvegarde et l'archivage de vos données. Les serveurs de backup peuvent héberger des quantités de données très importantes et être programmés pour gérer l'ensemble des opérations de sauvegarde, sur plusieurs postes informatiques à la fois. Si vous avez de gros volumes de données à gérer et un parc de plusieurs postes informatiques, c'est une solution adéquate.

Puissants, les serveurs de backup travaillent vite, possèdent un système d'exploitation autonome et sont très sécurisés. C'est une solution de stockage des données fiable, mais qui, là aussi, comporte un risque de pertes de données, en cas de sinistre affectant l'entreprise (incendie, dégât des eaux).

Les solutions de sauvegarde et d'archivage cloud

La sauvegarde et l'archivage via le cloud consistent à stocker vos données sur les serveurs d'un prestataire de service qui les héberge de manière sécurisée. Vos fichiers sont physiquement conservés hors de l'entreprise, ce qui garantit leur intégrité en cas de sinistre. Néanmoins, vous pouvez y accéder à tout moment, en vous connectant sur le serveur de votre prestataire, via une connexion internet.

Ce mode de sauvegarde et d'archivage, dont le coût varie en fonction de votre volume d'espace de stockage, a le gros avantage de la sécurité. Il simplifie les opérations de sauvegarde lorsque votre entreprise dispose de plusieurs postes de travail. Il vous permet aussi d'accéder à vos données, y compris lorsque vous êtes en déplacement à l'extérieur.

Quelle solution de sauvegarde et d'archivage choisir ?

Tout dépend de vos besoins. Dans tous les cas, assurez-vous de disposer d'un espace de stockage suffisant pour héberger toutes vos données. Si vous avez de gros volumes de fichiers à sauvegarder et un nombre de postes de travail important, optez pour une solution de sauvegarde et d'archivage optimisant le temps de transfert de vos données. Enfin, choisissez une solution facile d'utilisation en termes d'accès aux données, de classement et de gestion des fichiers.

  Sauvegarde et archivage : adoptez les bonnes pratiques

Vous n'êtes pas familier avec la sauvegarde et l'archivage des données ? Voici quelques conseils pour mener à bien cette tâche.

Soyez sélectif dans la sauvegarde de vos données

Sauvegarder et archiver l'ensemble de ses données peut paraitre une bonne idée. En réalité, ce n'est pas forcément le cas car rapidement, on se retrouve submergé sous les fichiers. Pour éviter ce problème, commencez par inventorier vos données, puis hiérarchisez-les, de manière à déterminer celles qui méritent d'être conservées et celles qui ne vous sont pas utiles. En cas de doute, conservez une trace des données concernées. Vous verrez plus tard si ce choix était le bon. Sinon, vous pourrez toujours les supprimer plus tard.

Sauvegardez vos données à intervalle régulier

Cette précaution est nécessaire pour limiter les pertes éventuelles de données. A quelle fréquence faut-il effectuer une sauvegarde ? Tout dépend de votre activité, du volume de données que vous produisez et de leur importance stratégique. En général, les entreprises bien organisées pratiquent une sauvegarde quotidienne. En cas de problème, la perte de données est ainsi limitée aux fichiers modifiés durant la journée en cours.

Là aussi, il faut être sélectif. Si certaines données sensibles méritent d'être sauvegardées quotidiennement (les courriels par exemple), d'autres peuvent l'être de manière plus espacée, hebdomadaire, voire mensuelle.

De même, définissez un délai de conservation pour vos données. Une fois que vous n'en avez plus besoin, inutile de les conserver indéfiniment. Vous gagnerez de l'espace de stockage.

Optimisez votre processus de sauvegarde et d'archivage des données

Durant le processus de sauvegarde, vous n'avez en principe pas accès aux données qui sont en cours d'enregistrement. Il est donc important de paramétrer votre « fenêtre de sauvegarde » au moment opportun, pour ne pas risquer d'être bloqué dans votre production. L'idéal est de programmer cette opération la nuit ou le week-end. De cette manière, vous ne serez pas pénalisé durant le transfert des données.

N'hésitez pas à utiliser un logiciel de compression de données. Il diminuera de manière sensible la taille de vos fichiers. Vous économiserez de la capacité de stockage, donc de l'argent.

Pour optimiser le processus, il est conseillé d'investir dans un logiciel de sauvegarde (ou backup). Ce programme, doté de nombreuses fonctions de paramétrage (compression, cryptage, planification des sauvegardes, etc.) vous permettra d'automatiser les opérations de transfert et de gagner du temps.

Sauvegardes de données : sensibilisez aussi votre équipe

La sécurité des données ne se limite pas à l'adoption d'une solution de sauvegarde. Il est aussi important de définir, au sein de l'entreprise, une politique de sauvegarde des données établissant des procédures claires impliquant l'ensemble des collaborateurs.

  Panne, vol, sinistre : comment sécuriser vos données  ?

La sauvegarde et l'archivage des données constituent une précaution indispensable pour la pérennité de l'entreprise. Encore faut-il s'assurer que les données stockées soient à l'abri d'une éventuelle panne de disque dur, d'un sinistre, voire d'une erreur de manipulation.

Utilisez plusieurs supports de stockage pour sécuriser vos données

C'est la première des précautions à prendre pour sécuriser vos données. Si vous sauvegardez vos fichiers sur un support numérique unique, vous courrez le risque que ce support tombe en panne, soit volé ou détruit, et que les données stockées dessus soient définitivement perdues.

Pour éviter cela, il est indispensable de disposer d'au moins une copie supplémentaire de vos fichiers. Afin de limiter le risque au maximum, les experts en sécurité informatique préconisent d'appliquer la règle des « 3-2-1 ». Cette dernière consiste à conserver trois exemplaires de vos données, à effectuer vos sauvegardes sur deux supports distincts et à stocker l'une de ces sauvegardes à un endroit différent de l'autre.

En suivant ces règles, vous limitez le risque de perte au maximum puisque vous disposez, outre l'original de vos fichiers, de deux copies. Ce qui diminue de manière significative les probabilités de perte de données. Enfin, si votre entreprise est affectée par un sinistre (inondation, incendie), le fait de conserver une copie de vos données hors site, via une sauvegarde cloud par exemple, vous garantit de pouvoir disposer d'une copie valide.

Renouvelez et protégez vos outils de sauvegarde

Ne partez pas du principe que le matériel informatique est infaillible. En moyenne, la durée de vie d'un disque dur est de 5 à 7 ans. Si vous constatez que vos supports de stockage commencent à « fatiguer », ou génèrent des « bugs » à répétition, n'hésitez pas à les renouveler. Cela vous coutera sensiblement moins cher que de faire appel à un prestataire spécialisé dans la récupération de données, en cas de panne.

Enfin, protégez vos supports de stockage en les conservant dans des endroits appropriés. Par exemple dans une pièce chauffée et ventilée plutôt qu'au fond d'un carton dans un sous-sol humide. Veillez également à ce que vos supports de sauvegarde ne soient pas stockées au même endroit que les postes à sauvegarder. En cas de sinistre, le risque de pertes sera limité. Bien entendu, la sauvegarde cloud vous épargne ces contingences.

Limitez l'accès à vos archives de sauvegarde

Pour éviter tout risque de suppression involontaire, il est important de limiter l'accès aux archives de sauvegarde à un nombre limité de collaborateurs, sensibilisés aux règles à respecter lors de leur consultation. Le recours aux archives étant par définition ponctuel et exceptionnel, ces référents pourront délivrer à leurs collègues une copie de fichier, en cas de besoin. Enfin, pour limiter le risque qu'un fichier soit involontairement modifié, il est conseillé de paramétrer les données archivées en lecture seule et d'utiliser un utilitaire de cryptage, afin de contrer le risque de piratage.

  N'oubliez pas de sauvegarder les données de votre smartphone  !

Dotés de capacités croissantes, toujours à portée de la main, les smartphones sont devenus des outils de travail à part entière, sur lesquels on stocke un volume croissant de données : documents de travail, répertoires de contacts, photos, courriels, agendas...

Au même titre que les autres terminaux de l'entreprise - PC, tablettes - il est désormais indispensable de sauvegarder leur contenu pour pouvoir le récupérer en cas de perte. A plus forte raison quand on sait que les smartphones sont en général moins protégés contre les cyberattaques et plus exposés à la perte et aux vols que les autres terminaux connectés.

Paramétrez vos applications sur smartphone

Dans un premier temps, il convient de paramétrer votre smartphone, ainsi que vos applications, de manière à qu'ils conservent l'historique de vos données en mémoire. Si certaines applications possèdent une fonction de sauvegarde par défaut, ce n'est pas toujours le cas. Les SMS, par exemple, peuvent être supprimés au bout d'un certain laps de temps. A vous de paramétrer votre appareil en conséquence, pour être sûr de conserver toutes vos informations dans la durée.

Sauvegardez votre smartphone sur PC

Pour pouvoir récupérer vos données en cas de perte ou de vol de votre smartphone, il est indispensable de disposer d'une copie de son contenu, sur un autre support mémoire (disque dur, serveur cloud).

Plusieurs solutions s'offrent à vous. La première consiste à sauvegarder votre smartphone sur PC. Autrement dit à transférer vos fichiers sur votre ordinateur de bureau, via un câble USB compatible (le câble d'alimentation du smartphone est généralement prévu pour). En effectuant cette opération de backup, vous pourrez ainsi récupérer les fichiers compatibles avec votre PC.

Sauvegardez les données de votre smartphone sur le cloud

Autre possibilité : conserver les données de votre smartphone sur le cloud. Autrement dit sur un serveur distant, accessible via une connexion Wifi. En cas de perte ou de vol du téléphone, vous pourrez récupérer très facilement vos fichiers sur ce serveur.

Si vous avez un smartphone Android, le service Google Drive, vous permet de stocker gratuitement sur le cloud un certain volume de données. Même chose pour l'iPhone, via le service iCloud. Si cet espace de stockage ne suffit pas, vous pouvez l'augmenter à la demande, en contrepartie d'un abonnement mensuel au service.

Synchronisez les données de votre smartphone

Si vous utilisez d'autres terminaux que votre smartphone (PC, tablette), n'hésitez pas à activer la fonction permettant de synchroniser vos données avec ces appareils. De cette manière, vous pourrez récupérer vos données sur votre PC ou votre tablette, si vous perdez votre smartphone.

Enfin, si vous avez des exigences poussées, sachez qu'il existe dans les magasins d'applications (Google Play, App Store) des utilitaires de backup proposant de multiples fonctionnalités pratiques en matière de sauvegarde et d'archivage.