Recruter son premier employé : les clés d'une embauche réussie

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Bonnes pratiques, démarches obligatoires, outils dédiés : voici les indispensables pour embaucher dans les meilleures conditions et éviter les mauvaises surprises.

Bonnes pratiques, démarches obligatoires, outils dédiés : voici les indispensables pour embaucher dans les meilleures conditions et éviter les mauvaises surprises.

Recruter son premier employé : les clés d'une embauche réussie

L'embauche d'un premier salarié est souvent un moment enthousiasmant, signe que votre entreprise se développe. Mais elle peut aussi s'avérer lourde de conséquences, notamment financières, si vous misez sur le mauvais candidat ou ne respectez pas certaines règles. C'est pourquoi cette étape cruciale de recrutement doit être préparée avec une grande rigueur : bien l'anticiper est la clé d'un premier recrutement réussi.

  1. Recruter le candidat idéal

La toute première étape d'un recrutement consiste à rédiger un descriptif de poste précis : plus il sera clair et attractif, plus vous aurez de chances de recruter le candidat idéal. Ce document à vocation externe (à ne pas confondre avec la fiche de poste) sera non seulement l'élément essentiel pour rédiger votre offre d'emploi, mais il vous permettra aussi de vous poser les bonnes questions sur votre future embauche et vos besoins :
•    quelles sont les compétences requises pour le poste ?
•    Quels en sont les objectifs ?
•    Les responsabilités ?
•    Pour quelle rémunération ?
•    Etc.  

En menant cette réflexion approfondie, vous anticiperez la suite du processus d'embauche de votre premier salarié : l'entretien. Le recrutement n'étant pas une science exacte, il n'existe pas de formule magique pour réussir un entretien, d'autant plus pour un employeur débutant. Mais en appliquant des conseils de bon sens, comme rédiger soigneusement votre offre d'emploi, analyser attentivement les candidatures et effectuer éventuellement un pré-entretien au téléphone, vous devriez réussir à recruter le bon candidat pour votre entreprise.

  2. Les démarches obligatoires pour recruter

Vous avez déniché la perle rare ? Voici les formalités administratives que vous devez à présent effectuer pour l'embauche de ce premier salarié :

  • la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF,
  • l'établissement d'un contrat de travail dans les 48 heures suivant l’embauche,
  • l'affiliation de votre entreprise auprès d'une caisse de retraite complémentaire,
  • l'inscription du salarié sur le registre unique du personnel,
  • l'organisation de la visite d'information et de prévention (VIP), qui remplace la visite médicale d'embauche,
  • l'établissement du document unique d'évaluation des risques (DUER),
  • l'affichage de documents obligatoires (horaires de l'entreprise, coordonnées de l’inspection du travail, modalités d’accès au DUER, etc.),
  • l'établissement chaque mois d'un bulletin de paie.
  3. Quel contrat de travail pour votre premier salarié ?

La formalisation du contrat de travail, qui doit se faire selon les règles prévues dans le Code du travail, est une autre étape cruciale dans l'embauche d'un premier employé pour une entreprise. Il en existe plusieurs types, les deux plus courants étant le contrat à durée indéterminée (CDI) et le contrat à durée déterminée (CDD).

Le CDI est un engagement à long terme, puisqu'il ne présente pas d'échéance, comme son nom l'indique. Pour le rompre, l'employeur doit lancer une procédure de licenciement, justifiée par un motif sérieux. L'employé, hors départ à la retraite, devra de son côté donner sa démission pour rompre un CDI. Les deux parties peuvent aussi se mettre d'accord sur une rupture conventionnelle.

Le terme du CDD est quant à lui fixé d'avance. Pour une jeune entreprise, le recours à ce contrat limité dans le temps peut être plus sécurisant financièrement. Revers de la médaille, le salarié a la possibilité de le rompre à tout moment, si un CDI lui est proposé. On notera que le CDD n'est autorisé que dans certains cas :
•    pour remplacer un salarié,
•    faire face à une surcharge de travail temporaire,
•    assurer des activités saisonnières
•    ou encore réaliser une mission précisément définie.

D'autres contrats, tels que le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation, peuvent être conclus dans le cadre d'un CDD ou d'un CDI avec le futur employé. Recruter un alternant permet à l'employeur de le former spécifiquement aux besoins de son entreprise et de bénéficier d'avantages financiers. Pensez également à vous renseigner sur les contrats aidés, comme le contrat unique d'insertion (CUI) ou le contrat relatif aux activités d’adulte-relais, qui associent formation et/ou accompagnement professionnel pour leurs bénéficiaires et aide financière pour l'employeur.

  4. Estimer les coûts d'une embauche

Autre point à ne pas négliger : l'impact financier du recrutement de votre premier salarié sur votre entreprise. Gardez toujours à l'esprit qu'un mauvais recrutement est une perte de temps et d'argent pour vous et votre entreprise ! Il est donc absolument nécessaire de bien anticiper les coûts de cette embauche avant de vous lancer.

Les principaux coûts directs pour l'employeur sont :
•    le salaire brut (salaire net + cotisations salariales),
•    les charges patronales (calculées sur la base du salaire brut, avec un taux moyen de 40 à 45 %),
•    les gratifications (13e mois, primes, etc.),
•    l'intéressement et la participation,
•    les avantages en nature (nourriture, logement, véhicule ou transports).  

A ces coûts viennent s'ajouter les coûts indirects, que les employeurs ne pensent pas toujours à prendre en compte quand ils recrutent leur premier salarié. Il y a bien sûr les coûts indirects liés aux ressources dont le salarié aura besoin, en termes de matériel et d'équipements, mais pas seulement : le processus de recrutement en lui-même est coûteux en temps et en argent, puisqu'il va mobiliser différents acteurs, en interne ou en externe, pour la rédaction de l'annonce, la lecture des candidatures, les entretiens.

Une fois votre premier employé recruté, ce sont alors des frais d'intégration qui sont engagés : ils englobent par exemple la rédaction du contrat de travail, la formation interne du salarié, équipements à acheter ou encore le temps dont il aura besoin pour prendre pleinement en charge ses missions. Différentes études estiment ce coût global (recrutement et phase d'intégration) entre 15 et 25% du salaire brut annuel de la personne embauchée. Il n'est donc pas à prendre à légère et vous devez l'avoir bien en tête avant de vous engager dans le recrutement d’un collaborateur.

Pour vous aider à estimer les coûts réels de votre recrutement, différents outils sont disponibles en ligne, à l'instar du simulateur de coût d'embauche du ministère de l’Économie et des Finances.

  Les aides à l'embauche

En plus des contrats aidés, il existe de nombreuses aides et mesures à l'embauche pour diminuer ces coûts. Pour les entreprises recrutant leur premier salarié, en France, le gouvernement a notamment instauré une aide forfaitaire d’un montant de 4 000 euros sur un an. Attention toutefois, cette aide concerne les salariés de moins de 26 ans engagés à temps plein en CDI ou CDD, pour au moins 3 mois et rémunérés jusqu’à deux fois le montant du Smic horaire.

Autre mesure mise en place par le gouvernement français, la réduction générale des cotisations patronales (ex-réduction Fillon) qui consiste à baisser les cotisations patronales de l'employeur pour les salaires n'excédant pas 1,6 Smic mensuel.

Enfin, certains dispositifs d'aide à l'embauche s'adressent plus spécifiquement aux entreprises implantées dans des zones géographiques connaissant des difficultés socio-économiques (zones de revitalisation rurales, zones de restructuration de la défense, quartiers prioritaires de la ville) ou à des profils particuliers de salariés (demandeurs d'emploi ou handicapés).