Le développement des outils numériques et l’amélioration des infrastructures internet ont fortement aidé les entreprises à se doter de solutions collaboratives. Ces solutions sont aujourd’hui devenues essentielles pour optimiser les performances des équipes et rendre plus fluide la communication entre collaborateurs. L’enjeu de la digitalisation est particulièrement important face à un afflux toujours plus important d’informations à gérer. L’intégration d’outils collaboratifs en entreprise rend la gestion des projets bien plus simple pour gagner en efficacité d’autant plus que les coûts liés à l’utilisation de ces outils sont désormais accessibles aux TPE/PME et a fortiori, aux plus grandes structures.

Simplifier le travail à distance et à plusieurs

Les outils collaboratifs présentent l’avantage de pouvoir centraliser les documents de l’entreprise et permettre aux collaborateurs de travailler sur des fichiers communs mis à jour en temps réel. Grâce au partage des informations et la possibilité de consulter l’historique des modifications effectuées par les différents collaborateurs, la coordination est optimale tout en limitant les risques de confusion entre plusieurs versions d’un même document. Le travail d’équipe est également amélioré, car ces outils impliquent forcément des interactions entre les personnes ayant accès aux contenus partagés.

Par ailleurs, l’avantage économique obtenu grâce à l’utilisation de ces outils collaboratifs n’est pas non plus à négliger. Les solutions de vidéoconférence permettent notamment de limiter significativement les coûts de déplacement et d’organisation de réunions entre collaborateurs, sans parler du gain de temps en réduisant les échanges chronophages de courriels et les recherches d’informations au sein de boîtes mail saturées.

Enfin, les outils collaboratifs sont indispensables au travail en mobilité, à l’heure où l’utilisation des smartphones et autres équipements mobiles permettent de continuer à travailler durant les déplacements professionnels. Il suffit ainsi de disposer d’une connexion internet pour avoir accès aux fichiers synchronisés de l’entreprise grâce aux divers services de stockage disponibles.

Outils collaboratifs : solutions cloud ou intégration en interne ?

Deux options s’offrent aux entreprises qui souhaitent profiter des solutions collaboratives : un déploiement en cloud où tout se passe sur le web en mode Saas ou une implémentation en interne avec une infrastructure sur site. Chaque solution présente des avantages comme des inconvénients et il n’est pas exclu de mixer les deux options en fonction des besoins collaboratifs – dont les enjeux et les objectifs ne sont pas forcément les mêmes suivant les directions.

Les outils collaboratifs en cloud –public– sont plus particulièrement adaptés aux petites structures ainsi qu’aux entreprises de taille moyenne. En effet, cette solution très simple à mettre en place ne demande aucun investissement supplémentaire au niveau des infrastructures. Aucune expertise technique particulière n’est nécessaire dans la mesure où le déploiement est totalement managé par le fournisseur de service. Les TPE/PME peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier. De plus, l’accès aux outils collaboratifs est quasi immédiat dès lors qu’une connexion internet de qualité est disponible et que l’abonnement au service est effectif. Bien entendu, le choix des prestataires est essentiel pour sécuriser les données échangées de manière optimale et limiter les risques de pertes de données.

Les entreprises qui souhaitent avoir une main mise totale sur leurs outils collaboratifs se tourneront plutôt vers un cloud privé en local. Cette option consiste à créer un environnement sur-mesure pour s’adapter aux besoins très spécifiques de certaines applications-métiers. Outre la personnalisation, l’autre principal argument du cloud privé concerne l’aspect sécuritaire avec une protection totale des données. Comme les échanges se déroulent via des serveurs propres à l’entreprise, la confidentialité des échanges d’informations entre les collaborateurs est optimale. Toutefois, cette option nécessite d’importants investissements tant pour les ressources matérielles et logicielles que pour renforcer les compétences techniques du service informatique en charge de l’administration et de l’évolution de l’architecture cloud en fonction des besoins. De ce fait, l’implémentation en local des outils collaboratifs est généralement réservée aux grandes entreprises qui font de leur stratégie digitale un des piliers de leur développement. Pour réduire les coûts, l’alternative consiste à recourir au cloud privé hébergé auprès d’un prestataire de confiance qui dispose déjà de l’expertise nécessaire sur le sujet.

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