La productivité nécessite une bonne organisation. Mais pour y parvenir, il est nécessaire d’optimiser l’outil sur lequel vous travaillez. Nous vous proposons aujourd’hui une série d’astuces rapides que vous pouvez adopter afin de vous organiser de façon intelligente et améliorer votre productivité au travail.

Organisez votre bureau

Que vous soyez sur un ordinateur tournant sous Windows ou MacOS, vous allez passer une grande partie de votre temps sur le bureau. C’est la plaque tournante de votre appareil : avoir un bureau propre, minimaliste avec simplement les applications essentielles et les plus utilisées vous permettra d’optimiser votre temps de travail et de mieux vous organiser. Également, quand vous enregistrez des fichiers ou des documents, essayez de ne jamais les placer directement sur le bureau, ce qui n’aurait pour effet que de le surcharger. Vous pouvez utiliser le dossier “téléchargements” ou encore en créer un.

Classez vos mails

Sur la majorité des services de messagerie électronique, il est possible de créer des étiquettes ou des catégories afin de mieux organiser ses échanges. Nous vous conseillons de vous y intéresser et de les classifier suivant vos propres critères, ou bien de mettre un groupe de destinataires dans une certaine section. À terme, vous pourrez gagner pas mal de temps. Si vous souhaitez centraliser toutes vos boîtes de messagerie, certains logiciels le permettent, comme l’application Courriel de Microsoft, Thunderbird ou Mail sur MacOS.

Lisez vos mails uniquement à des heures précises

En structurant votre planning de façon intelligente, vous serez bien plus productif. Il est conseillé de prévoir un temps pour toutes vos tâches, et fixer une heure précise (10h30/10h45 par exemple) vous permettra de répondre à toutes vos sollicitations d’un seul coup sans vous éparpiller.

Utilisez les raccourcis-clavier

Il est possible de gagner énormément de temps en utilisant les raccourcis claviers présents sur votre OS. À titre d’exemple, utiliser la souris pour “Enregistrer un fichier” vous prendra plusieurs clics et secondes, alors qu’un simple Ctrl+S est suffisant pour réaliser l’action. Ce petit lexique à apprendre vous permettra de gagner des minutes précieuses au quotidien. Voici quelques exemples : Ctrl+A (tout sélectionner) , Ctrl+C (Copier), Ctrl+V (Coller), Ctrl+X (couper) et Ctrl+Z (annuler).

Installez Franz

Franz est un superbe logiciel qui vous permettra de regrouper tous vos services de messagerie au même endroit. WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Telegram et bien d’autres seront centralisés, ce qui vous épargnera un temps conséquent.

Analysez votre temps pour mieux le comprendre

C’est une astuce intelligente qui vous permettra de mieux comprendre votre utilisation des logiciels que vous utilisez au quotidien. Avec des utilitaires comme Rescue Time, il est possible d’analyser complètement votre activité sur votre ordinateur, et de voir ce que vous pouvez améliorer ou, au contraire, voir le temps que vous avez “perdu” sur certaines applications.

Supprimez les distractions

Quand vous travaillez sur un outil informatique, il est très facile de se perdre tant les distractions sont nombreuses sur la toile. Consultation de Facebook car on reçoit une alerte, publicité intéressante… Quelques logiciels sont là pour vous permettre de supprimer toutes ces distractions, comme StayFocusd. Vous pouvez y définir une plage horaire et vous couper de tous ces sites ou réseaux sociaux.

Faites-vous des listes

Il a été prouvé que se constituer une liste de tâches à cocher est un moyen efficace d’améliorer sa productivité. Cela vous permet notamment d’avoir une vision claire de vos objectifs, et vous permet de vous concentrer sur une unique tâche. Une meilleure organisation induit une meilleure productivité.

Isolez-vous

Si vous êtes soumis à un bruit constant autour de vous, n’hésitez pas à installer des applications musicales pour vous isoler, sans pour autant vous distraire. Il n’y a rien de pire pour sa productivité que d’être déconcentré.

Gardez à jour vos drivers et applications

Vos composants ont besoin d’obtenir des mises à jour régulières afin de fonctionner correctement. C’est également l’occasion d’obtenir de nouvelles fonctionnalités qui pourraient vous faire de gagner du temps. Que ce soit des logiciels ou des drivers, il est important d’entretenir son ordinateur, sinon il deviendra obsolète avec le temps.

Automatisez vos phrases récurrentes

Si vous utilisez souvent les mêmes phrases ou formules, vous pouvez les automatiser avec KeyText afin de gagner du temps. Faites-vous un vrai petit dictionnaire de phrases clés que vous pourrez directement copier et coller dans vos mails ou discussions. Vous vous épargnerez des minutes précieuses, et certainement des fautes d'inattention.

Protégez vos yeux

Si vous travaillez pendant de longues heures sur un ordinateur, il est possible que vos yeux fatiguent : cela peut vous déconcentrer et même vous provoquer des maux de tête. Il a été prouvé que la lumière bleue est bien plus problématique que les couleurs chaudes pour nos yeux, alors certains ont créé des alternatives pour bénéficier d’une lumière “nocturne”, orangée. Certains systèmes d'exploitations comme Windows 10 ou le dernier MacOS l’ont directement intégré pour la nuit, mais vous pouvez tout à fait l’utiliser en pleine journée. Pour ceux qui n’ont pas accès à ces dernières fonctionnalités, le logiciel f.lux permet d’arriver aux mêmes résultats.

Organiser vos fenêtres pour maximiser votre écran

Avec AquaSnap, vous pouvez minimiser, organiser, optimiser la taille de vos fenêtres afin de tout avoir sous la main dans des bonnes proportions. C’est particulièrement utile lorsque vous êtes sans cesse obligé de changer de fenêtre ou de naviguer entre plusieurs programmes.