Cahier de rappel Covid-19 : le principe

Parce que les masques ne peuvent être portés en permanence au sein de vos établissements, un protocole sanitaire renforcé est mis en place pour prévenir la propagation de l’épidémie de Covid-19.

Parmi vos obligations, celle de tenir un cahier de rappel à partir du 9 juin 2021 pour tous les clients qui souhaitent accéder à l’intérieur de votre restaurant ou de votre bar, et dans votre salle de sport.

Ce cahier de rappel doit être tenu à la disposition des ARS (Agences Régionales de Santé) et de l’assurance maladie pour leur permettre de retrouver et d’alerter les cas contacts d’une personne testée positive à la Covid-19.

En pratique, vous avez le choix entre 2 formats de cahier de rappel : numérique et/ou papier, selon vos préférences.

Le cahier de rappel numérique, la solution encouragée par les pouvoirs publics

Plusieurs solutions de cahiers de rappel numériques existent, comme par exemple TousAntiCovid Signal, mis en avant par le Gouvernement :
-    Il vous suffit de vous rendre sur le site TousAntiCovid pour générer gratuitement un QR code, à placer à l’entrée de votre établissement, sur les tables ou à tout autre endroit que vous jugerez pertinent.
-    Vos clients scannent ce QR code avec leur smartphone (aucune donnée nominative ni identité du contact ne sont collectées).
-    Une alerte est envoyée aux clients en cas d’exposition à un risque de transmission à la Covid-19.

Pour accéder à la liste complète des solutions de cahiers de rappel numériques, vous pouvez consulter le site francenum.gouv.fr.

Une alternative : le cahier de rappel papier

Le cahier de rappel format papier était l’option la plus souvent retenue par les professionnels lors de sa première mise en place à l’automne 2020, que ce soit dans les restaurants, les bars ou les salles de sport. Il peut être utilisé seul ou en complément d’un cahier de rappel numérique (pour les clients qui ne disposeraient pas d’un smartphone adapté par exemple).

Dans ce cas, vous devez collecter plusieurs informations sur chacun des clients présents :  
-    Leurs nom et prénom ;  
-    Leur numéro de téléphone ;  
-    la date et l’heure d’arrivée.

Pour cela, mettez des formulaires de rappel vierges à disposition dans votre établissement. Un modèle est téléchargeable sur le site TousAntiCovid.

Autre option : remplissez vous-même le cahier de rappel, sous la dictée de vos clients.

Une fois les informations collectées, soyez vigilant : elles ne doivent en aucun cas être laissées à la vue de l’ensemble des salariés et a fortiori, des autres clients.

Cahier de rappel numérique ou papier : attention aux données personnelles collectées

Que votre cahier de rappel soit numérique ou papier, l’enjeu essentiel est la protection des données personnelles.
Pour cela, plusieurs règles doivent être respectées, notamment en matière de RGPD :  
-    Supprimez toutes les données collectées après 15 jours de conservation ;
-    Réservez les informations contenues dans le cahier de rappel aux seules autorités sanitaires qui vous en feraient la demande. Toute autre utilisation est strictement interdite (marketing…) ;
-    Informez vos clients de l’objet de la collecte et des droits dont ils disposent à leur sujet (sous la forme d’une mention visible sur le formulaire papier, sur l’affiche contenant le QR Code…) ;
-    Préservez la confidentialité des données personnelles. Dans sa version papier, le cahier de rappel doit être conservé dans un lieu sécurisé (placard fermé à clé…). Dans sa version numérique, il convient de protéger l’accès à l’outil par un mot de passe fort.