L’archivage numérique de vos factures et autres documents administratifs comporte de multiples avantages : sécurisation des documents, accès immédiat aux ressources, simplicité de gestion…  Pour profiter au maximum de ces atouts, vous avez tout intérêt à automatiser vos opérations d’archivage.

Quel outil pour l’archivage automatique de vos données ?

Automatiser votre archivage nécessite un outil capable de récupérer automatiquement vos fichiers électroniques : factures, relevés, pièces jointes reçues par email, etc. Il réduira tout encombrement inutile en vous permettant de scanner vos tickets de parking, tickets de caisse, notes de frais, factures professionnelles simplement avec votre smartphone et de les télécharger dans votre espace.

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L'outil d'archivage automatique idéal vous fera également gagner du temps. Un simple glisser-déposer devra suffire pour télécharger tous vos documents vers votre espace. Il doit également autoriser votre imprimante à scanner des documents papiers et à les recevoir sur votre espace.
Le moteur de recherche de votre outil d'archivage des documents doit être suffisamment souple pour effectuer des recherches détaillées. Vous devez ainsi trouver en un clic les éléments suivants :

  • type de document, word, excel, image, etc ;
  • source de données, email, smartphone, imprimante, etc ;
  • contenu du fichier, un élément du document par mot-clé, même pour les images grâce à la reconnaissance optique.

Xambox est l'outil d'archivage automatique de documents disposant parfaitement de toutes ces fonctionnalités. Solution proposée par Orange, une formule découverte vous permet de l'utiliser gratuitement sans engagement de durée. Numérisez et archivez automatiquement tous vos documents grâce à cet outil.


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L’archivage numérique sécurise vos données

Afin d'optimiser l'espace de vos disques durs, identifiez les données statiques que vous possédez sur votre ordinateur. Ce sont les documents qui n'ont pas été modifiés ou consultés depuis un certain temps. Procédez par la suite à l'archivage.
Isoler vos données dans un stockage en cloud contribue à renforcer leur niveau de sécurité. Il n'est pas recommandé de les supprimer de manière définitive pour un suivi ou un besoin ultérieur.

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