La période estivale est enfin arrivée ! Vos salariés ont déjà posé leurs congés d'été et vous ne savez peut être pas encore comment pallier leurs absences. Gérer les appels téléphoniques et les sollicitations par mails, poursuivre le traitement des dossiers en cours, résoudre les éventuels problèmes qui peuvent se poser, assurer une qualité de service…pour cela, vous allez devoir anticiper ! Fermer temporaire votre entreprise ou maintenir l'activité coûte que coûte pendant les vacances ? Voici quelques astuces pour vous aider à vous organiser.

Accorder les congés par roulement

Lorsque l'employeur décide de ne pas fermer l'entreprise, les salariés prennent leurs congés successivement. Dans ce cas, il est important de fixer l'ordre des départs en congés afin de vous permettre d'organiser l'activité en fonction de l'effectif présent.

Réorganiser l'activité en interne

Si l'entreprise ne ferme pas durant l'été et que vous avez choisi de mettre en place un roulement pour les congés, il n'en reste pas moins que l'effectif présent dans l'entreprise pendant la période estivale sera réduit.
Il vous appartient donc de trouver des solutions pour réorganiser l'activité en interne.

Vous pouvez par exemple demander à vos salariés d'avertir leurs contacts professionnels de leur absence et leur date de retour de congés, via leur adresse mail ou leur messagerie vocale.

Vous pouvez aussi organiser un relais en interne des mails ou lignes téléphoniques en précisant les coordonnées des salariés assurant la permanence pendant les congés de leurs collègues.
Par ailleurs, l'activité étant la plupart du temps réduite pendant la période estivale, il est possible d'affecter les tâches des salariés en congés à d'autres salariés ayant des compétences transversales leur permettant d'accomplir leur travail.

Fermer temporairement l'entreprise

Si les congés peuvent être accordés par roulement, vous pouvez aussi décider de les accorder simultanément. Dans ce cas, vous pouvez décider de fermer l'entreprise pendant la période de congés annuels.
Cependant, si vous souhaitez fermer l'entreprise, vous devez au préalable, consulter les délégués du personnel et le Comité d'entreprise si la période de congé n'est pas fixée par convention ou accord collectif. En revanche, si la période de congés n’est pas fixée par convention ou accord collectif, la situation diffère selon la durée de la période pendant laquelle l'entreprise ferme :

  • la fermeture est prévue pour une durée d'au moins 24 jours : les salariés prenant simultanément leurs congés, vous n'avez pas besoin de fixer l'ordre des départs.
  • la fermeture est prévue pour une durée inférieure à 24 jours (les Délégués du Personnel doivent être obligatoirement consultés).

Penser au contrat à durée déterminée

Le CDD de remplacement doit obligatoirement être écrit et contenir plusieurs mentions obligatoires, notamment le motif de recours au CDD, en l'occurrence, le remplacement d'un salarié temporairement absent.
Si vous choisissez de remplacer un salarié absent par un CDD, soyez vigilant à la rédaction de celui-ci car si l'une des mentions obligatoires vient à manquer, le salarié remplaçant peut dans certains cas demander la requalification de son CDD en CDI.
Il est également possible pour pallier  l'absence d'un salarié parti en congé de faire appel aux intérimaires.

Stage ou job été ?

Vous pouvez aussi proposer un stage offrant plus de responsabilités et une connaissance accrue d'un futur métier aux étudiants candidats. Dans le cadre d'un stage, la législation est totalement différente. Vous ne signez pas un contrat de travail et vous ne touchez pas un salaire, mais une indemnité (minimum 1/3 du SMIC soit environ 500 euros net / mois).
Le job d'été est soumis au même droit du travail qu'un autre emploi. Le job d'été correspond à un contrat à durée déterminée (CDD), avec les périodes d'essai, la signature d'un contrat, cotisation retraite, etc... En revanche, contrairement à un CDD classique, le contrat saisonnier n'implique pas une prime de précarité.

Pour les entreprises qui connaissent une hausse d'activité pendant l'été : tourisme, hôtellerie, restauration, clubs de vacances - Mais aussi les autres activités où la main d'œuvre se fait rare avec les vacances : supermarchés, enseignes de distribution (fringues et autre), agriculture ou encore soutien scolaire, télémarketing, recourir à ce type de contrat est une solution adaptée.
 

 

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