Outils collaboratifs, climat de confiance, règles établies, séparation vie pro et privée… Entrepreneurs, comment gérer à distance vos équipes en télétravail ?

D’après une étude de l’INSEE, 1 salarié sur 5 était en télétravail chaque semaine en moyenne au cours de l’année 2022. Force est de constater que le télétravail complet ou hybride - qui mélange le présentiel et le travail à distance - s’est imposé comme une nouvelle norme au sein des entreprises. Plus flexible, il permet de mieux gérer son quotidien : travail, trajet, activité, enfants, etc. Travailler depuis leur appartement ou maison permet à vos salariés de se consacrer à leur famille ou leurs hobbies dès leur journée de travail achevée et leur ordinateur éteint.

En tant que dirigeant, proposer du télétravail est donc important pour remporter l’adhésion de vos collaborateurs à votre projet, et booster en parallèle votre marque employeur. Vous devez toutefois veiller à l’implémenter dans les règles de l’art. Voici nos 5 conseils et bonnes pratiques pour bien intégrer le travail à distance dans la vie de votre entreprise.

1- Instaurer un cadre via une charte de télétravail

Qu’il soit hybride ou complet, le télétravail doit se faire selon un cadre délimité pour que chacun se sente à l’aise avec la souplesse qu’il apporte dans l’organisation de la journée de travail de vos équipes. Ainsi, nous préconisons la création d’une charte avec des règles bien précises qui permettent de maintenir le lien comme :

  • définir le nombre de jours de télétravail qu’il est possible d’avoir : deux ou trois jours par semaine par exemple ;
  • définir des horaires de connexion et/ou des plages de disponibilité ;
  • configurer des créneaux communs pour les réunions ou des moments de convivialité entre collègues.

De même, il est important d’imposer une heure de fin de connexion, ou de joignabilité, pour que la vie professionnelle du salarié en télétravail n’empiète pas sur sa vie personnelle lorsqu’il travaille à distance depuis son domicile. L’hyperconnectivité des employés comme des dirigeants est l’un des nombreux facteurs menaçant leur santé mentale et leur bien-être dans leur emploi, favorisant l’apparition des premiers signes d’un épuisement au travail.

Dirigeants, ces conseils valent pour vous aussi ! En télétravail, n’oubliez pas de prendre a minima une pause pour le déjeuner, et évitez de rester connectés jusque tard dans la soirée. Aménagez-vous un espace dédié à votre travail dans votre domicile, afin de le quitter lorsque vous avez fini votre journée.

2- Définir des objectifs clairs

Autre conseil : vous pouvez, à chaque début de semaine, organiser une courte réunion avec vos employés afin de planifier les prochains jours. Cela permet de réaffirmer les objectifs et de savoir où en est chaque collaborateur dans sa mission. Cette réunion hebdomadaire permet également de définir des échéances précises sans contrôler au jour le jour et à distance le travail de chacun de vos salariés.

3- Implémenter des outils collaboratifs pour maintenir une bonne communication

Les messageries en ligne font partie des outils indispensables pour télétravailler dans les règles de l’art. Ces dernières permettent de communiquer facilement avec les différents collaborateurs ou entre collègues et de créer des groupes de discussion dédiés à certains projets précis. Souvent, les outils de messagerie proposent également un espace en ligne sur lequel toute l’équipe peut se retrouver et échanger, pour organiser des moments conviviaux ou pour partager des informations.

En plus des messageries en ligne, vous pouvez utiliser des outils collaboratifs sur le Cloud (et donc sans téléchargement) pour différents domaines :

  • la gestion de projet
  • la gestion de la relation client (CRM)
  • la gestion des ressources de l’entreprise (ERP)
  • la gestion des ressources humaines (SIRH)
  • et plus encore !

4- Faire confiance à vos collaborateurs

En tant que dirigeant, et donc manager, il est primordial d’instaurer un climat de confiance avec vos employés pour le bien être de vos équipes. Agir comme gendarme, douter de leur implication, ou vérifier que vos salariés sont constamment derrière leur écran pourrait nuire durablement à la culture d’entreprise. Notre conseil : n’hésitez pas à vous former sur le management d’équipe à distance si vous sentez que vous n’avez pas le lâcher-prise nécessaire.

Rappelez-vous également que de nombreuses études montrent que le télétravail booste la productivité des employés : une étude mondiale de Cisco qui date de 2022, basée sur 28 000 salariés dans 27 pays différents, rapporte que 60 % des salariés français interrogés estiment être plus productifs dans leur emploi et capables de fournir un travail de meilleure qualité lorsqu'ils ont la possibilité de travailler à distance.

5- Entretenir l’esprit d’équipe

Si vos salariés ne sont pas physiquement présents dans les bureaux de façon ponctuelle, cela peut réduire leur capacité à se sentir intégré à l’entreprise. Il peut donc être plus périlleux de les fidéliser. Pour conserver du lien social, vous pouvez opter pour plusieurs stratégies :

  • organiser des événements, des repas d’équipe ou des séminaires de façon ponctuelle
  • proposer de courtes réunions informelles (de type “cafés virtuels”) pour que les collaborateurs en télétravail puissent apprendre à se connaître
  • mettre en place des challenges hebdomadaires comme un vote photo de la personne qui a le meilleur bureau de télétravail
  • proposer un cours de sport en ligne : yoga, renforcement musculaire, etc.

Pour tirer encore plus de bénéfices du télétravail, de nombreuses entreprises - aux États-Unis principalement - proposent le télétravail asynchrone, c’est-à-dire pouvoir travailler aux horaires que l’on souhaite. Et d’après une étude OpinionWay pour Slack, les employés français seraient désormais motivés pour tester ce nouveau mode de travail qui leur permettrait d’organiser plus librement une journée de travail à distance et d’aménager leur bureau de télétravail dans des endroits différents (autre pays avec un autre fuseau horaire par exemple). Et vous, seriez-vous prêt à le tester avec vos équipes ?