Allons-nous vers une société " zéro papier " ? En 2016, l'administration française s'est mise en ordre de marche dans la dématérialisation de ses échanges avec les citoyens, avec en tête de file la feuille d'imposition numérique. De la même manière, les entreprises se sont aperçues des économies et du gain de temps que représente la dématérialisation des documents, en particulier administratifs. Pour maîtriser les enjeux de cet aspect important de la transition numérique, voici un petit guide à l'usage des TPE/PME.

Dématérialisation des documents : un enjeu pour les TPE/PME

Pour les TPE et PME, la dématérialisation des documents reste un défi à relever : en 2020, toutes les entreprises devront avoir dématérialisé leur facturation avec l'administration. Les PME sont attendues au tournant en 2019, et les TPE en 2020. Or, selon une étude menée en 2015 par l'APECA et Mautan, 45,83 % des ETI, PME et TPE n'ont pas mis en place de solutions de dématérialisation de facture. Leurs réticences sont avant tout dues à une méconnaissance des outils et une crainte de la perte de leurs données.

Quels documents faut-il dématérialiser ?

Aujourd'hui, la priorité pour les TPE et PME est d'adopter progressivement la dématérialisation des factures et documents comptables. Dans ce contexte, la dématérialisation et l'archivage électronique représentent un vrai plus en matière de gestion.

Ensuite, la dématérialisation des documents répond à une logique toute simple : c'est la nature du document qui détermine s'il doit être numérisé ou non. Ainsi, après les factures et documents comptables viennent les documents liés aux ressources humaines, aux achats, à la production...

Enfin, n'oublions pas que la dématérialisation est une transition vers le tout numérique. Si nous en sommes encore à transformer le document papier dans sa version numérique, bientôt les entreprises et l'administration se tourneront directement vers un document numérique.

Voici quelques conseils pour numériser ses documents professionnels : http://pro.orange.fr/digital-et-vous/conseils-pros/numeriser-ses-documents-professionnels.html

Les bénéfices de la dématérialisation des documents

Nombreux sont les avantages liés à la dématérialisation des données et à l'archivage électronique :

• Un avantage logistique : les milliers de pages accumulées aux archives sont désormais stockées sur un disque dur ou en ligne, dans un espace sécurisé qui fait office de coffre-fort numérique.

• Un avantage pour le suivi : la dématérialisation des documents facilite leur traçabilité et centralise la gestion. Pour en savoir plus : http://pro.orange.fr/digital-et-vous/conseils-pros/quand-gestion-rime-avec-dematerialisation.html

• Un avantage en matière de sécurité : la Gestion Electronique des Documents (GED) regroupe un ensemble de solutions destinés à sécuriser les documents dématérialisés, avec un système de sauvegarde.

• Un avantage économique : les documents dématérialisés coûtent moins cher et sont plus facile à retrouver sur un disque dur ou un espace Cloud que les documents papier.

Ce qu'il faut savoir pour éviter les risques

La dématérialisation des documents comporte certains risques : les attaques malveillantes, le manque de formation des salariés aux outils, ou encore la défaillance du système informatique. Néanmoins, il faut garder à l'esprit que l'écrasante majorité des pertes de données ne sont pas intentionnelles, et que les logiciels de sécurité sur le marché améliorent leurs performances chaque jour.

Orange a développé un ensemble de logiciels et applications en ligne pour la dématérialisation et la gestion des documents à destination des professionnels afin de les accompagner dans la gestion numérique de leur activité.