La dématérialisation de la gestion d'une entreprise consiste à éliminer le support physique où se trouvent les données relatives au fonctionnement de celle-ci. Ce processus implique que les documents sur papier soient numérisés pour être stockés sur ordinateur. En France, l'article 1316-1 du Code Civil admet sous conditions la validité de cette manière de fonctionner. Cette base légale a ouvert la voie depuis 2000 aux entrepreneurs désireux d'accompagner ce virage technologique qui présente beaucoup d'avantages. Mais peut-on vraiment se passer des paperasses pour tous les aspects de l'entreprise ?

Les avantages de la dématérialisation

La disponibilité des documents, par conséquent la fluidité des informations, est l'avantage incontestable induit par la dématérialisation. Un document sur papier n'existe qu'à un endroit à la fois à moins d'être photocopié, tandis que le document numérisé se trouve potentiellement sur tous les ordinateurs des collaborateurs, du moins sur ceux de vos employés disposant des droits d'accès requis. La réduction des coûts de fonctionnement de l'entreprise demeure également un objectif visé par la dématérialisation de la gestion. Un cabinet de conseil a calculé par exemple que la facturation fondée sur des documents en papier coûtait en moyenne 27€ à chaque processus. Et selon plusieurs études, le recours aux factures dématérialisées permet de diminuer ce coût de moitié, voire de le diviser par 5 dans certains cas. Quand on sait que le traitement des documents sur papier immobilise 2% du CA des entreprises en moyenne, on comprend vite que les enjeux financiers de la dématérialisation sont énormes.

Les petites entreprises peuvent bénéficier aussi de la dématérialisation

Incontournable dans les multinationales, la dématérialisation est aussi un atout pour les TPE et les PME. Bien évidemment, l'ampleur de la solution technique doit être adaptée à la taille de l'entreprise. Une grosse structure peut s'offrir un système automatisé sur mesure mis au point par un éditeur spécialisé ou sa propre équipe d'informaticiens. Mais des entreprises plus modestes privilégieront à raison des logiciels minimalistes, en particulier ceux installés sur des serveurs distants. On parle alors de logiciels en tant que service (SaaS). Le Cloud Pro d'Orange (http://lecloudpro.orange.fr/) ou Microsoft Sharepoint en sont des exemples. Il s'agit de solutions flexibles permettant entre autres l'intégration de l'activité de votre entreprise, sous forme de tableaux de bord, ou la maîtrise de données relatives à l'ensemble de vos collaborateurs. Des besoins plus circonscrits et bien identifiés exigeront des prestataires davantage spécialisés. Citons par exemple les fournisseurs exclusivement chargés de numériser et de distribuer les fiches de paie en tenant compte des cotisations en vigueur.

L'externalisation, une solution pour une dématérialisation presque totale

Même si la gestion administrative de votre entreprise est entièrement dématérialisée, vos clients et fournisseurs n'ont pas forcément les équipements techniques adéquats pour communiquer sur un pied d'égalité avec votre département informatique. Pour que vos documents numérisés à leur intention soient accessibles, il est parfois nécessaire de leur redonner une existence physique. L'externalisation des factures constitue une solution commode à ce problème. Vous éditez alors toujours vos factures par voie électronique, mais vous déléguez à un organisme externe la responsabilité de les envoyer aux destinataires par voie traditionnelle (courriers dûment affranchis). À l'inverse, les très petites entreprises peuvent recourir à l'externalisation pour la numérisation de leurs archives papier si elles manquent des ressources techniques pour la réaliser. Il peut s'agir d'une étape préalable avant une gestion électronique des documents plus avancée.