Les patrons de TPE ont le dernier mot sur toutes les décisions stratégiques qui concernent l'avenir de leur société. Beaucoup sont aussi confrontés à la gestion quotidienne de nombreuses formalités administratives. Ces responsabilités peuvent vite s'avérer chronophages lorsqu'on n'est pas assez préparé ou équipé. Alors, quelles sont les règles à suivre pour améliorer le pilotage de sa TPE ?

Règle n°1 : établir un business plan

Créer et développer son entreprise commence avec un plan stratégique, assorti de prévisions financières et d'une feuille de route qui précise les objectifs à atteindre, et les moyens pour y parvenir.

Le business plan se conçoit généralement à l'horizon de 3 ans, mais peut aller jusqu'à 5 ans. Le plan marketing pour décrocher de nouveaux contrats et asseoir sa clientèle s'estime quant à lui sur une période de 2 ans, tandis que le budget en lui-même est prévu sur une année.

Ce qu'il faut savoir au sujet du business plan, c'est qu'il est rarement suivi à la lettre. C'est un outil de planification stratégique et financière qui fixe de grandes orientations.

A quoi ressemble un business plan ?

Le business plan d'une TPE se construit de la manière suivante :
- Présentation rapide de l'entreprise, et en particulier de sa mission ;
- Analyse du marché et des opportunités de croissance ;
- Développement du coeur de métier de l'entreprise : savoir-faire et offres ;
- Benchmark de la concurrence, analyse des atouts concurrentiels de l'entreprise ;
- Objectifs prioritaires et secondaires, avec la stratégie commerciale pour y parvenir ;
- Organigramme des équipes ;
- Résumé des étapes du développement de l'entreprise, avec un planning prévisionnel ;
- Budget prévisionnel, et financements requis.

Règle n°2 : piloter son activité à l'aide d'un tableau de bord

Lorsque le business plan est établi, se pose alors la question du suivi des différentes actions et des projections financières. Aujourd'hui, les patrons de TPE disposent de nombreux logiciels de pilotage pour les accompagner dans la gestion de leur entreprise. Le tableau est sans conteste l'outil central pour mener à bien cette tâche. Il intègre des indicateurs communs à toutes les entreprises, ainsi qu'une série de " KPI " (Key Performance Indicators) créés en fonction du secteur d'activité (par exemple : le taux de remplissage, un indice propre au secteur hôtelier).

Un bon tableau de bord comprend :

- Le suivi du budget : il s'effectue à travers les ventes, la marge brute, les charges externes (qui peuvent évoluer), la masse salariale, les charges sociales et fiscales (impôts, taxes), les éventuelles aides (subventions des collectivités), les investissements, etc. A cet égard, le processus budgétaire est un outil collaboratif précieux pour avoir de la visibilité sur les performances de l'entreprise. Il affiche les orientations stratégiques de l'entreprise de manière chiffrée, qu'il traduit ensuite en investissements prioritaires, postes de dépenses, objectifs opérationnels pour les équipes... Le processus budgétaire permet aussi d'associer l'ensemble des collaborateurs aux ambitions de l'entreprise.

- Le suivi comptable : contrairement au budget qui est d'ordre plus macro-économique, le suivi comptable et financier représente l'analyse micro-économique de chaque tâche menée au sein de l'entreprise. Ce travail administratif est hautement nécessaire pour faire vivre et grandir une TPE.

- Le suivi marketing : il s'agit concrètement du suivi de l'évolution des ventes, avec les réajustements commerciaux que cela impose lorsque les chiffres ne sont pas au rendez-vous. Le suivi marketing analyse l'historique du carnet de commandes, évalue le taux de clients actifs et de nouveaux clients, le montant moyen d'achat... Généralement, il est complété d'indicateurs plus précis, comme une enquête de satisfaction client (qui permet de réorienter la stratégie commerciale), ou dans le digital de l'analyse des coûts d'acquisition client, de l'audience du site web de l'entreprise, etc.

Règle n°3 : choisir les bons logiciels de pilotage

Pour accompagner les patrons de TPE dans le pilotage de leur entreprise, Orange a créé une série de produits et services destinés à leur faciliter la tâche.

Devis-Factures Cegid crée des devis et factures personnalisés et cohérents entre eux, en assurant le suivi de la transformation du devis en facture, ainsi que l'archivage des documents. Connecté à la base clients, ce logiciel est accessible même en déplacement et propose un service de statistiques détaillées.

Outil visionnaire, Paiement pro permet de proposer aux clients de payer par carte bancaire via le smartphone. L'outil de veille appels d'offres permet de rester en alerte et de ne rater aucune opportunité de nouveaux contrats, et la monétique d'Orange introduit le paiement sans contact pour les petits achats.