A l'ère du digital, la numérisation et l'archivage numérique sont des enjeux majeurs pour des entreprises confrontées à des changements en termes d'organisation et le Cloud n'y est pas étranger. Si tout cela semble être un travail fastidieux au premier abord, force est de constater que les avantages sont nombreux.

Numérisation et archivage : qu'est-ce que c'est ?

La numérisation est une pratique qui consiste à utiliser un scanner pour passer d'un archivage classique à un archivage numérique. Selon le nombre de documents dont vous disposez, vous avez la possibilité de réaliser cela en interne ou de sous-traiter votre numérisation.
De fait, les entreprises disposant d'archives importantes pourront faire appel à des prestataires disposant de scanners spécifiques capables de numériser un grand nombre de documents. Ensuite, l'archivage numérique peut se faire de différentes manières, notamment via le Cloud.

Les avantages de la numérisation et de l'archivage numérique en termes de travail collaboratif

L'archivage numérique offre de nombreux avantages, notamment une optimisation du travail en équipe. En effet, cela permet de partager de manière simple, efficace et rapide des documents communs et de les consulter de manière simultanée.
Ici, nul besoin de clé USB, d'e-mails avec des pièces jointes impossibles à envoyer car trop lourdes, tout se fait instantanément. C'est un réel atout pour les TPE, PME qui souhaitent assurer une meilleure circulation des documents pour, à terme, une meilleure rentabilité.

Une meilleure traçabilité de vos documents

L'archivage numérique de certains documents ne peut se faire au hasard. Les documents doivent être accessibles et l'on doit pouvoir identifier leur cycle de vie, c'est ce que l'on appelle la traçabilité. Il s'agit de savoir à quel moment ils ont été établis et de pouvoir en garantir l'intégrité.
Avec la numérisation et l'archivage numérique, tout peut être parfaitement certifié, chaque intervention sur un document (modification, signature, etc...) est indiquée. En outre, il devient beaucoup plus facile de retrouver ses documents, cela permet à chacun de gagner un temps précieux. Avec la numérisation, on ne passe plus des heures à chercher un document reçu en pièce jointe ou stocké sur une clé USB introuvable. Tout devient simple et rapide.

Une solution plus économique que le stockage classique

L'archivage numérique est une manière de stocker ses documents dont le coût est inférieur au stockage de documents papier. Cette solution offre ainsi  un gain de place tout à fait intéressant qui permet aux entreprises d'évoluer dans les locaux de taille inférieure et donc moins coûteux. Car si certains ne s'en aperçoivent pas de suite, c'est au bout de quelques années que l'on se rend compte que les archives se cumulent à une vitesse incroyable et que les dossiers prennent une place grandissante. Quand on sait qu'aujourd'hui tout peut être dématérialisé et ne plus prendre aucune place, il est évident que cela fait réfléchir à de nouvelles stratégies.

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