Envoyer des centaines de courriers personnalisés, créer des étiquettes pour une opération marketing ou de prospection commerciale ... Des tâches fastidieuses mais qui ne prennent que quelques minutes à qui sait utiliser Microsoft Word ! Focus sur l'option " Publipostage " du logiciel pour faciliter votre travail au quotidien.

Qu'est-ce que l'option publipostage ?

L'option " Publipostage " permet d'envoyer des messages personnalisés sur différents supports : courrier, mail, enveloppe ou étiquette, en quelques clics. Pour réaliser un publipostage, il vous faudra préparer une base de données de la liste des destinataires. Vous devrez aussi créer votre modèle type à partir duquel vous allez pouvoir envoyer vos campagnes.

Pourquoi utiliser la fonction " Publipostage " ?

Parmi les merveilleuses fonctionnalités de Word, le " Publipostage " représente une option qui vous permet de gagner un temps considérable, en automatisant la réalisation en masse de documents et supports suivants :

  • Courriers et mailings personnalisés de toute sorte (réponse à candidature, offre promotionnelle, prospection, remerciements, reçu de paiement, facture...).

Cas concret n°1 : L'entreprise X souhaite relancer tous ses clients en attente d'un paiement. La fonction " Publipostage " va permettre de personnaliser chaque lettre en fonction du client, et d'intégrer pour chacun le numéro de la facture concernée, ainsi que le montant.

Cas concret n°2 : L'entreprise X met en place une campagne promotionnelle faisant bénéficier de 10% de réduction à ses clients ayant un an d'ancienneté, 20% de réduction à ses clients ayant deux ans d'ancienneté... La fonction " Publipostage " va permettre de personnaliser chaque mail avec le prénom du client, sa date anniversaire, et le % de réduction qui lui est offert.

  • Enveloppes et étiquettes, pour envoyer tout type de documents (courrier, carte de voeux, brochure et autres publicités, invitation...)

Cas concret : L'entreprise X organise une fête pour ses 10 ans et souhaite convier ses clients. La fonction " Publipostage " va permettre d'imprimer les étiquettes d'adresses au format adapté pour l'envoi des cartons d'invitation.

La liste des destinataires

Pour réaliser une fusion ou un publipostage, il faut obligatoirement le support de base tel que précité, mais aussi une liste de destinataires.

Souvent appelée " fichier source ", la liste des destinataires est dans la majorité des cas un fichier d'adresses (comprenant généralement les données civilité, prénom, nom, adresse, CP, ville, téléphone...), qui prend la forme d'une base de données

Access, ou d'un tableau sous Excel ou Word. Il peut également s'agir d'une extraction au format .xls ou .csv si vous utilisez un logiciel spécifique de données propre à l'entreprise.

Ce fichier source est indispensable car il comporte l'ensemble des données qui vont venir incrémenter le document type à personnaliser. Il convient de bien nommer la nature du contenu de chaque colonne, dans la première ligne de votre fichier, pour la suite des opérations.

L'assistant " Fusion et publipostage pas à pas "

Si réaliser un publipostage semble compliqué, il n'en est rien ! Cela prend seulement quelques minutes et Word propose un module très intuitif qui vous guide pas à pas pour le faire. Voici la démarche :

1. Ouvrez l'onglet " Publipostage " de la barre d'outils ;
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2. Dans le module " Démarrer la fusion et le publipostage ", sélectionnez l'option " Assistant Fusion et publipostage pas à pas... " ; un nouveau module apparaît sur la droite de votre écran, vous êtes à l'étape 1 ;
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3. Choisissez le type de document que vous souhaitez créer puis passez à l'étape 2 (en bas du module) ;
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4. Arrivé à l'étape 2, rédigez votre document de base, s'il s'agit d'un courrier ou d'un message électronique et procédez à la mise en page. S'il s'agit d'étiquettes ou d'enveloppes, cliquez sur le module " Option d'étiquettes " ou " Option d'enveloppes " selon votre cas, puis sélectionnez la référence correspondant au format de votre support papier d'étiquettes ou d'enveloppes, et validez. Passez ensuite à l'étape 3 ;

5. Une fois à l'étape 3, vous devez lier votre document type et la liste des destinataires. Pour se faire, cliquez sur le module " Parcourir ". Une nouvelle fenêtre apparaît, allez alors chercher votre fichier source (que vous aurez crée en tout premier) et cliquez sur " Ouvrir ", puis passez à l'étape 4. A noter qu'il est possible de créer votre liste de destinataires directement à partir de cette étape mais que cette opération n'est pas conseillée. Dans le cas des mailings, vous avez la possibilité d'importer ici vos contacts Outlook ;

6. Vous êtes alors à l'étape 4, qui consiste à insérer les champs de fusion, qui correspondent à l'intitulé de chaque colonne de votre fichier source. A titre d'exemple, placez-vous à l'endroit de votre document type où vous souhaitez insérer le nom des destinataires, puis cliquez dans le module droit sur " Autres éléments ". Sélectionnez dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche le champ " Nom " (si c'est ainsi que vous avez nommé les noms dans votre fichier source ; si vous les avez appelé " Nom de famille " par exemple, il vous faudra sélectionner " Nom de famille " dans les " Autres éléments ") et cliquez sur " Insérer ". Le champ apparaît dans votre document type en grisé et avec des guillemets. Procédez ainsi pour chacun des éléments de personnalisation à intégrer et passez à l'étape 5 ;

7. Votre publipostage est sur le point d'être terminé. Les modules de la barre d'outils ont changé. Vous pouvez alors fusionner vos documents individualisés, un à un, en utilisant le module " Aperçu des résultats ", ou en intégralité en cliquant sur " Terminer & fusionner " puis " Modifier des documents individuels ".

Vos documents personnalisés sont finalisés. Il Nne vous reste plus qu'à les imprimer.

A noter que les fusions sont également possible sous Excel...