Un déménagement professionnel n'est jamais banal dans une entreprise. Pour y parvenir avec succès il faut nécessairement le préparer sur plusieurs semaines et solliciter l'implication de l'ensemble des salariés et éventuellement l'aide d'experts. Mais comment maintenir un rythme compétitif des activités dans le chamboulement engendré ?

Il faut compter de quelques semaines à plusieurs mois (durée variable en fonction de la taille de l'entreprise, bien sûr) pour réussir un déménagement d'entreprise. Cela commence par la réalisation d'un inventaire des besoins ou d'un cahier de charges établi en fonction de son budget et du nombre de salariés. Pour un déménagement réussi, suivez avec rigueur les étapes importantes du transfert des ressources matérielles et humaines vers d'autres lieux.

Maintenir le contact téléphonique avec la clientèle

L'essentiel reste de maintenir le contact téléphonique avec la clientèle, les fournisseurs et autres collaborateurs pour éviter les désagréments dont les pertes de commandes. Les outils de communication (téléphonie, informatique et accès internet) de l'entreprise doivent demeurer fonctionnels en toutes circonstances, sans interruption y compris pendant les jours du déménagement. Il est possible à cet effet de se faire accompagner, en profitant pleinement des avantages d'Orange pro pour des services de téléphonie optimaux, assurant le maintien de l'ancien numéro ou l'annonce des nouvelles lignes pendant six mois. L'opérateur effectue également le déménagement du haut débit en cas de nécessité.

De la rigueur pour minimiser les coûts

Le déménagement professionnel implique souvent un budget conséquent qu'il est possible de minimiser. L'entreprise qui déménage a tout intérêt à faire établir plusieurs devis pour avoir accès aux déménageurs les plus compétitifs. Il est crucial d'anticiper les travaux éventuels dans les nouveaux locaux. L'engagement dans un contrat de location doit être bien réfléchi pour éviter les mauvaises surprises lors de l'installation : espaces trop exigus, nuisances sonores ou emplacement géographique mal adapté à l'entreprise. Une fois le contrat de location signé, l'état des lieux ne doit pas se faire dans la précipitation, au risque d'alourdir les charges une fois sur place (peinture à refaire, mauvaise isolation thermique, dysfonctionnement d'appareils électriques et sanitaires, etc...). Il est utile d'envisager le transfert du mobilier qui pourrait ne plus être adapté aux nouveaux locaux.

Impliquer tout le personnel dans le déménagement

Une organisation interne rigoureuse avec l'implication de tout le personnel permettra un transfert réussi du siège social, sans gêne ni pour la clientèle ni pour les acteurs de la société. Chaque employé doit s'impliquer dès le départ dans le projet déménagement, pour un changement de cap en toute sérénité.

L'archivage et le tri des dossiers en cours peuvent être placés sous la responsabilité de chaque service, selon leurs domaines de compétences, pour éviter le chaos et les pertes d'énergies. Un plan de communication interne est recommandé afin de susciter l'adhésion de l'ensemble du personnel aux changements prévisibles de l'entreprise. Vous devez éviter que le déménagement se déroule lors d'une période surchargée de travail, permettre aux salariés de poursuivre leurs activités sur de bonnes bases et surtout créer une véritable synergie allant dans l'intérêt de l'entreprise.

Effectuer les démarches administratives

Lorsque les problèmes matériels sont résolus, il faut songer au changement d'adresse et autres obligations administratives impératives dans le cadre d'un déménagement professionnel (Sécurité Sociale, Urssaf, Centre des impôts...). Il est préférable d'effectuer ces démarches dès que l'entreprise est en possession des nouveaux locaux. Pensez à transférer votre courrier vers la nouvelle adresse.