A l’horizon 2020, toutes les entreprises, y compris les TPE-PME, devront dématérialiser les factures qu’elles adressent à l’Administration publique. Présentation de cette obligation légale.

Chez les entreprises de plus de 250 salariés, la dématérialisation des factures est déjà obligatoire dans leurs rapports avec l’Administration. D’ici à 2020, cette obligation sera étendue à toutes les sociétés, quel que soit le nombre de salariés qu’elles emploient. Si les TPE/PME ont donc encore deux ans devant elles pour se mettre au diapason de la facture électronique, elles ont tout intérêt à s’y mettre le plus rapidement possible car elles y retireront un ensemble d’avantages – administratifs, économiques, écologiques…

Le calendrier législatif de la dématérialisation des factures

Depuis le 1er janvier 2017, la loi leur impose progressivement aux entreprises la dématérialisation des factures qu’elles adressent à l’Administration (l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics). Prévue dans le cadre d’une ordonnance de 2014 relative au développement de la facturation électronique, l’obligation légale de dématérialisation des factures clients vis-à-vis des pouvoirs publics entre en vigueur de manière différée et progressive, en fonction de la taille des entreprises. Elle s’applique :

  • Depuis le 1er janvier 2017, aux entreprises de plus de 5 000 salariés et aux personnes publiques ;
  • Depuis le 1er janvier 2018, à celles de 250 à 5 000 salariés ;

La dématérialisation des factures sera bientôt imposée :

  • A partir du 1er janvier 2019, aux PME de 10 à 250 salariés ;

Petit guide de la dématérialisation à l’usage des TPE/PME

  •  Et, enfin, à compter du 1er janvier 2020, aux micro-entreprises de moins de dix salariés.

Aujourd’hui, cette obligation de dématérialisation des factures ne concerne pas les relations inter-entreprises. Cependant, toute société peut émettre des factures électroniques à l’intention d’une autre, si cette dernière l’accepte préalablement, et à la condition que son accord soit formalisé.

Les mentions obligatoires d’une facture dématérialisée

Comme celles qui sont imprimées, les factures dématérialisées doivent être rédigées en français, en deux exemplaires (dont l’original à l’intention du client). Elles doivent faire apparaître les mêmes mentions obligatoires que celles qui sont imprimées, à savoir :

  • La date d’émission de la facture ;
  • La désignation de l’émetteur et du destinataire ;
  • Un numéro de facture ;
  • Un numéro de bon de commande si le contrat le prévoit, ou un numéro « d’engagement » transmis par l’Administration ;
  • Le code d’identification du service en charge du paiement ;
  • La date ou le délai de livraison des produits ou d’exécution des travaux ou services ;
  • Le nombre et la description des produits, travaux ou services facturés ;
  • Leur prix unitaire HT, ou leur prix forfaitaire ;
  • Le montant total HT de la facture et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de TVA ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;
  • Les modalités particulières de règlement et les renseignements sur les déductions (comme une exonération de TVA, par exemple) ou versements complémentaires s’ils existent.

Connaître les essentiels de la facturation

L’intégrité et la transmission des factures dématérialisées

L’authenticité et l’intégrité du contenu d’une facture dématérialisée doivent être garanties :

  • soit au moyen d’une signature électronique ;
  • soit par des contrôles assurant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services ;
  • soit par l’utilisation d’un mode de transmission sécurisé, préalablement déterminé entre les parties (progiciel de gestion intégrée, télécopie reçue en version électronique, courriel avec un fichier PDF en pièce jointe…).

A NOTER : concernant la transmission des factures dématérialisée à l’Administration, la loi impose aux entreprises de les adresser via un portail de facturation dédié, dénommé Chorus Pro. Celui-ci garantit leur réception immédiate, assure l’intégrité des données transmises ainsi que la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des échanges.

Choisissez le bon logiciel pour éditer et gérer vos factures
Vidéo : Yourcegid Solos – Créez et éditez vos devis et factures