Pour de nombreux dirigeants d'entreprise, l'objectif est de simplifier sa comptabilité, activité souvent perçue comme complexe et contraignante. Alors comment faire sa comptabilité de façon à ce qu'elle ne soit plus un casse-tête ? Après une formation permettant d'apprendre les bases, il est tout à fait possible de tenir tout ou partie de sa comptabilité d'une petite entreprise et ce, surtout avec l'aide de l'informatique. Plusieurs logiciels adaptés aux petites structures sont disponibles et peuvent être choisis en fonction de ses besoins, mais aussi de la comptabilité avec les formats utilisés par l'expert-comptable ou le centre de gestion.

Planifier la saisie comptable

Aussi puissants que soient les logiciels, c'est l'utilisateur qui en assure l'alimentation en données. La mauvaise solution est de s'y mettre « lorsque l'on a le temps », ce qui risque d'une part d'engendrer des retards et d'autre part, d'être source d'erreurs ou d'oublis. Planifier quelques heures de la semaine qui seront consacrées aux tâches comptables représente au final un gain de temps et d'efficacité.

Préparer la saisie comptable

Pour ne pas devenir une véritable « chasse au trésor », la saisie des écritures comptables doit être préparée. Aucun logiciel au monde n'ira en effet chercher la facture de carburant restée dans la boîte à gants de la camionnette. Le chef d'entreprise doit par conséquent s'imposer une forme d'hygiène particulière donnant lieu à une sorte de pré-classement des documents comptables. Ce mode de fonctionnement concerne également les éventuels employés à qui il faudra expliquer cette nécessité.

Achats, ventes et opérations bancaires constituent les écritures figurant dans les trois principaux journaux comptables. Plutôt que de devoir passer sans cesse d'un journal à l'autre en fonction du document à saisir, il est préférable de les classer au fur et à mesure en fonction de leur destination et de leur date.
Pour aider le chef d'entreprise à trier et archiver les documents qu'il reçoit, Orange a développé l'interface Xambox. Cet outil collecte et centralise vos factures, documents papiers et numériques. En plus de pouvoir télécharger manuellement des fichiers depuis votre ordinateur jusqu'à votre Xambox, l'application peut se synchroniser avec un scanner, une boîte mail ou encore un smartphone. Ainsi, chaque document traité par l'un de ces supports sera redirigé vers Xambox, pour une centralisation optimale de vos données et donc gain de temps considérable.

Soigner le suivi manuel de la comptabilité manuelle

La saisie informatique de la comptabilité simplifie certaines tâches tout en offrant de puissants outils d'analyse. Cette facilité ne supprime pas pour autant tous les aspects manuels. Il en est ainsi du coup de tampon « Saisi le » suivi de la date qui évite la saisie en double d'un même document. Idem pour les factures réglées et qui seront tamponnées du « Payé le » suivi de la date

Sauvegarder les données comptables

Si l'édition imprimée des différents journaux est un gage de sécurité, d'autres moyens de sauvegarde existent. Graver un cd à chaque fin de session de saisie permet de restaurer aisément les données en cas de problème matériel. La mode du Cloud s'étend aussi à la gestion d'entreprise en général et à la comptabilité en particulier avec des services dédiés. Ce système peut se révéler intéressant tant pour protéger ses données que pour les exploiter où que l'on se trouve.

L'outil comptabilité iTool by EBP proposé par Orange est une solution simple d'utilisation qui offre un gain de temps considérable, le tout en collaboration avec votre expert-comptable.
iTool est un logiciel flexible, à vous de choisir le mode de saisie adapté à votre organisation. Les différents tableaux de bord garantissent un suivi optimal des performances de votre entreprise ainsi que de vos relations clients.
L'offre Duo vous propose d'aller encore plus loin dans la gestion de votre entreprise avec la possibilité d'ajouter l'option de facturation. La protection de toutes ces données comptables est cruciale pour votre activité, iTool est donc un espace très sécurisé et s'engage à fournir un service des plus performants.

Organisation et bonne foi

Depuis le 1er janvier 2014, l'administration fiscale peut exiger lors d'un contrôle que lui soient fournies les données informatiques relatives à la comptabilité de l'entreprise au lieu du choix autrefois laissé au chef d'entreprise.
Les fichiers comptables doivent donc être tenus à jour de manière régulière tant pour la bonne marche de l'entreprise que pour souligner le respect de ses obligations. Une petite erreur dans une comptabilité bien tenue passera de plus toujours mieux que dans un empilage incohérent.
La qualité de la comptabilité est une garantie de sérieux pour les services fiscaux, mais également pour les banques, par exemple lors d'une demande de prêt d'investissement.