Une adresse mail personnalisée est un gage de professionnalisme et un moyen efficace d'accroître la notoriété de votre entreprise à travers de simples conversations par mail.  Les emails que vous envoyez à vos clients et prospects incarnent votre entreprise. Il est déconseillé d'utiliser une adresse générique ou fournie par un fournisseur d'accès à Internet dans le cadre de votre activité. L'adresse mail est le point de contact le plus couramment utilisé en entreprise vis-à-vis de la clientèle. Cet outil de communication ne doit donc pas être négligé.

Etape 1 : Obtenir un nom de domaine

Une adresse mail personnalisée est accessible lorsque vous devenez propriétaire d'un nom de domaine. La procédure est extrêmement simple, il suffit de trouver un nom de domaine libre et de veiller à ce que ce dernier soit, si possible, celui de votre marque. Orange Cloud Pro vous propose un service de réservation de nom de domaine.

Les adresses mail sont alors gérées par votre hébergeur, et vous pouvez ainsi créer différentes boîtes mails et les administrer pour leur accorder l'espace de stockage nécessaire.

Etape 2 : Définir vos adresses mails

Personnaliser son adresse mail est relativement simple. Il suffit de choisir le préfixe au moment de sa création : ce dernier ne pouvant être modifié, il est le plus souvent de type prénom.nom. Notez qu'il n'est pas possible d'intégrer les caractères particuliers de la langue française, les accents ou ponctuation autre que les points ne sont pas admis. Pour le reste, la créativité est tout à fait possible !

Astuce : pour créer une boîte mail générique en entreprise, on utilise le plus souvent le préfixe "contact".

Etape 3 : Synchroniser vos adresses mail avec votre service de messagerie

Si vous utilisez Gmail, Outlook, Thunderbird ou l'un des nombreux outils servant à gérer et synchroniser une ou plusieurs boîtes mail, vous pouvez y intégrer n'importe quel compte e-mail.

Vos adresses e-mail sont en effet gérées depuis votre hébergement. Ce dernier leur attribue des serveurs POP, IMAP et SMTP pour gérer l'envoi et la réception de courriels. Il suffit alors de renseigner les adresses des serveurs demandés (ces adresses sont accessibles depuis votre hébergement), ainsi que votre mot de passe.

Ensuite, vous devez vous rendre dans les paramètres de votre service de messagerie et ajouter une adresse mail. Lorsque celle-ci est synchronisée, vous êtes en mesure de recevoir et envoyer vos mails en utilisant votre adresse personnalisée.